Тендер-менеджер: кто он и как им стать?

Сегодня все больше и больше людей узнают о такой востребованной профессии, как тендер-менеджер. Специалист, который является связующим звеном между участниками закупок и заказчиками, высоко ценится на рынке тендерных услуг, а за квалифицированные кадры даже идет борьба среди работодателей. Но все равно не хватает подготовленных специалистов в этой области, которые могли бы взять в свои руки участие бизнеса в торгах и привести компанию к эффективным показателям, сформировать престиж и деловую репутацию.

В чем секрет популярности профессии тендер-менеджера, почему ему готовы платить большую зарплату, что должен знать и уметь такой специалист, и как им стать – рассказываем в материале.

1. О профессии тендер-менеджера: кто он такой, какие обязанности выполняет и какими личностными качествами обладает.
2. Какие профессиональные и внутренние качества должен иметь специалист?
3. Где может работать специалист?
4. Должностная инструкция специалиста по тендерам.
5. Как освоить профессию тендер-менеджера?
6. Преимущества профессии и сколько может зарабатывать специалист.
7. Резюме.

О профессии тендер-менеджера: кто он такой, какие обязанности выполняет и какими личностными качествами обладает

Спрос на специалиста по закупкам/тендерам/торгам связан с тем, что сфера госзаказа постоянно развивается и с каждым годом государственные и муниципальные заказчики организуют закупки на триллионы рублей. Согласно отчету официального Портала закупок за 2020 г. за этот год заказчиками было размещено 3 млн. извещений на общую сумму более 20 трлн. руб. Более подробная информация – ниже:

Итоги работы ЕИС в сфере закупок в 2020 году (от 30.12.2020 г.)

• Совершено свыше 65 млрд. транзакций, более 3 млн. активных пользователей;
• Зарегистрировано порядка 490 тыс. участников закупок;
• Опубликовано 3 млн. извещений на сумму более 20 трлн. рублей;
• Размещено 5 млн. контрактов и договоров на сумму свыше 27 трлн. рублей;
• 242 тыс. скачиваний Мобильного приложения ЕИС и 10 тыс. активных пользователей ежедневно.

При этом не все процедуры доходят до заключения контракта с победителем, многие из них так и остаются нереализованными. Это связано с тем, что не поступило ни одной заявки от участников или поданные заявки не соответствовали требованиям.

Именно поэтому сегодня руководители компаний ищут к себе в штат подготовленного специалиста, который бы профессионально разбирался во всех этапах участия, следил за законодательными изменениями, готовил пробивные заявки, которые гарантированно не отклонит закупочная комиссия.

Где может работать специалист?

Чтобы не возникало путаницы, следует понимать, что специалист по тендерам может работать на разных уровнях и от этого могут отличаться его должностные обязанности:

• Во-первых, он может работать в организации заказчика. Небольшим предприятиям достаточно иметь в команде одного контрактного управляющего, который будет отвечать за осуществление закупок от начала и до конца. Крупные организации создают отделы по закупкам, состоящие из 3-5 человек, каждый из которых отвечает за свою область компетенций. Также большие организации при проведении торгов формируют закупочные комиссии, члены которых рассматривают поступающие заявки на соответствие требованиям, готовят итоговые протоколы, проводят экспертизу поставок и результатов работы. Законодательство строго регулирует деятельность заказчиков и предъявляет требования к квалификации их сотрудников. Они должны иметь соответствующую подготовку, о которой расскажем ниже;
• Во-вторых, тендерный менеджер может работать со стороны поставщика. Для поставщиков требования к их сотрудникам более лояльные, и они могут брать к себе в команду специалистов на свое усмотрение, независимо от уровня его квалификации. Особое предпочтение отдается кандидатам с высшим образованием в области юриспруденции, экономики, инженерии, а также специалистам, прошедшим специализированные онлайн-курсы и получившим сертификат/удостоверение об окончании обучения;
• В-третьих, специалист по тендерам может работать в одиночку и оказывать помощь бизнесу по участию в госзакупках. Этот вариант подходит тем, кто не хочет зависеть от графика и быть привязанным к офису. Менеджер сам выстраивает удобный для себя режим дня и количество часов на работу. Минус в том, что нужно самостоятельно заявлять о себе (например, развивать сайт, соцсети, задействовать сарафанное радио). При этом клиенты не будут выстраиваться в очередь, нужно будет проделать огромную работу, прежде чем начнут поступать заказы.

Какие профессиональные и внутренние качества должен иметь специалист?

Формат работы тендер-менеджера формирует не только его профессиональные качества, но и отражается на его характере. Хороший специалист не должен быть развит односторонне в каком-то одном направлении, он должен развиваться в комплексе. Недостаточно уметь только заполнять формы документов, придется выполнять и более широкие задачи: общаться с клиентами/партнерами, взаимодействовать с надзорными структурами, разбираться в большом объеме сведений и законодательстве и многое другое. Поэтому назовем традиционный перечень качеств, которые должен иметь менеджер. Сделаем это в виде словесного портрета специалиста:

Юридически подкован и разбирается в законодательстве

Фундаментальными законами, которые регулируют закупочную деятельность, являются 2 документа:

1. 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (государственные закупки).
2. 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (корпоративные закупки).

Помимо них нужно знать и ориентироваться в Гражданском законодательстве, Бюджетном кодексе, сопутствующей нормативной документации, актах, постановлениях, письмах и т.д. Даже если менеджер работает на стороне поставщика, он все равно должен разбираться в этом информационном поле, чтобы в случае возникновения конфликтов он умел отстоять интересы своего работодателя в ФАС и на равных мог разговаривать с заказчиками. Не секрет, что до сих пор в сфере госзаказа встречаются недобросовестные организаторы, которые используют незаконные схемы для проталкивания «своего» исполнителя. А специалист в процессе анализа должен уметь увидеть в документации «приемчики» заказчиков и предостеречь своего клиента от заведомого проигрыша или составить жалобу в ФАС.

Бесплатным и основным ресурсом, на котором собраны все закупки государственных и муниципальных заказчиков, является сайт Единой информационной системы (ЕИС) – www.zakupki.gov.ru/

Здесь размещаются все процедуры, которые проводятся на 8-ми федеральных электронных торговых площадках (ЭТП) в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ. Специалист должен в полной мере уметь пользоваться инструментами сайта для поиска лотов на заказ (есть параметры быстрого и расширенного поиска), составления аналитических срезов по нише, конкурентам, заказчикам. Кроме того, здесь публикуются новости, методические рекомендации, инструкции и документация по организации и участию в госзакупках.

Имеет богатый опыт

Разностороннее развитие помогает менеджеру стать первоклассным специалистом. Мало знать теорию и иметь в своем багаже 2-3 заявки для клиентов на заказ. Только на практике нарабатывается опыт. Нужно стремиться к победам и иметь в своем портфолио несколько выигранных контрактов. Конечно, поначалу их будет мало, но по мере приобретения уверенности и число побед будет расти.

Личным достижением для специалиста будет, например, не только участие в одних электронных аукционах, но и в других процедурах: конкурсах, котировках, запросах предложений.

На сайтах вакансий работодатели ищут специалистов со стажем от 1 до 3 лет, а на руководящие посты – от 5 лет. Но это не должно отпугивать новичков. Начать свою деятельность можно с простых заказов: оформление электронной подписи (ЭП) для участия в госзакупках, регистрации участника в ЕИС, составления аналитической сводки и др. Постепенно можно перейти к подготовке заявок, которые со временем приведут к первым победам. Так нарабатывается стаж, портфолио, и через год уже можно будет пробовать устроиться в крупную компанию.

Постоянно растет профессионально

Еще несколько лет назад не существовало 44-ФЗ и 223-ФЗ, не было электронных процедур, а сегодня сфера госзаказа жестко регулируется, законодательство постоянно обновляется и дорабатывается, поэтому менеджер должен постоянно повышать свою квалификацию (не только самостоятельное изучение нормативов, но и посещение онлайн-курсов, семинаров, тренингов и др.). Также он должен разбираться в функционале различных сервисов аналитики, агрегаторов по поиску торгов, системах ЭДО, уметь переводить бумажные документы в электронный вид и т.д.

К профессиональному росту относится и прокачивание собственных навыков. Например, стремление выиграть многомиллионный контракт, если до этого специалист выигрывал процедуры только в диапазоне до 1 млн. руб.; стать лучшим в своем ремесле; выиграть больше контрактов, чем в предыдущем месяце/году.

Умеет решать нестандартные задачи

Работа в госзакупках – это не выполнение изо дня в день шаблонных действий. Менеджер взаимодействует с людьми, поэтому могут возникать разные ситуации, из которых придется выходить творчески. Где-то придется вывести на чистую воду недобросовестного заказчика, где-то — составить письмо в ФАС, вести переговоры с производителями и др. Отсюда формируются личностные качества специалиста.

Доброжелателен, умеет убеждать

В процессе работы нужно много общаться с различными людьми, поэтому менеджер должен уметь психологически «считывать» собеседника, понимать, что он хочет услышать, обладать даром убеждения, вызывать интерес, формировать доброжелательный фон разговора. Огромное значение будет иметь опрятный вид, грамотная риторика, уверенность в себе, активность, внутренняя харизма.

Устойчив к стрессам

В любой работе бывают не только победы, но и поражения, деятельность тендерного менеджера не исключение. Он должен философски относиться к неудачам, «сложным» клиентам/заказчикам, не принимать близко к сердцу чужую агрессию. Негативные ситуации только закаляют специалиста и делают его сильнее.

Всегда собран и внимателен к деталям

Специалист по тендерам должен быть постоянно сосредоточен, чтобы не упустить из виду никакую мелочь, потому что это может привести, например, к отклонению заявки и скажется на репутации компании. В некоторых организациях сотрудники по подбору персонала устраивают для кандидата тесты на внимательность, которые помогают распознать его профессиональную подготовку.

Должностная инструкция специалиста по тендерам

Компетенции специалиста отличаются в зависимости от того, на чьей стороне он работает.

В компании поставщика он:

• ищет и анализирует потенциально интересные торги, рассчитывает рентабельность участия;
• формирует заявки на участие в процедурах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
• изучает документацию о закупке на факт заточки под «своего» исполнителя, а также ненамеренных ошибок со стороны заказчика;
• направляет запросы на разъяснение непонятных моментов тендерной документации;
• сотрудничает с контролирующими организациями, сдает отчеты, запрашивает необходимые справки;
• следит за сроками исполнения и сроками оплаты по контракту;
• создает/продлевает учетную запись компании в ЕИС;
• аккредитует компанию на коммерческих площадках;
• оформляет/продлевает ЭП;
• формирует различные сводки и отчеты;
• готовит жалобы в ФАС и участвует в судебных разбирательствах;
• выполняет другие функции, которые требует от него работодатель.

В организации заказчика:

• анализирует поставщиков на основании соответствующих реестров;
• готовит извещения, тендерную документацию и размещает в ЕИС;
• следит за исполнением обязательств и своевременным переводом оплаты исполнителю;
• участвует в экспертизе товара и результатов работы;
• составляет итоговые протоколы;
• проводит консультации;
• собирает сведения о кандидатах для проведения закупки у единственного поставщика;
• проводит аттестацию сотрудников и отправляет их на профессиональную переподготовку;
• другие обязанности.

Как освоить профессию тендер-менеджера?

Чтобы стать специалистом высшего разряда и получить необходимые навыки, нужно учиться. На сегодняшний день в нашей стране практически нет учебных заведений, которые бы готовили кадры по этой специальности. Только Московский государственный областной университет не так давно начал обучать специалистов по закупкам.

Преимуществом этой профессии является то, что на нее может обучиться любой желающий с нуля, то есть не требуется какая-то предварительная подготовка. У поставщиков в этом плане руки развязаны больше, чем у заказчиков и проходить обучение они могут на свое усмотрение. Например, можно начать с прохождения бесплатного марафона «Специалист по тендерам».

Заказчиков же обязывает законодательство иметь в штате сотрудников с необходимой квалификацией, а также регулярно проводить их переподготовку. Так, в ч.6 ст.38 44-ФЗ говорится о контрактном управляющем и контрактной службе.

На должность контрактного управляющего может быть оформлен только человек с профессиональным или дополнительным профессиональным образованием по направлению товаров, работ и услуг.

Минтруда РФ разработало Приказы № 625 и № 626, где описаны стандарты для специалистов и экспертов в сфере госзаказа.

Мы собрали сведения об обязанностях специалиста и эксперта в сфере закупок для более комфортного восприятия:

Профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок»

Обобщенные трудовые функции:

1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд.
2. Осуществление Закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд.
3. Экспертиза результатов закупок, приемка контракта.
4. Контроль в сфере закупок.

1. Предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги.
2. Подготовка закупочной документации.
3. Обработка результатов закупки и заключение контракта.
4. Составление планов и обоснование закупок.
5. Осуществление процедур закупок.
6. Проверка соблюдений условий контракта.
7. Проверка качества представленных товаров, работ, услуг.
8. Мониторинг в сфере закупок.
9. Аудит и контроль в сфере закупок.

Профессиональный стандарт «Эксперт в сфере закупок»

Обобщенные трудовые функции:

1. Консультирование в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд.
2. Экспертиза исполнения и результатов исполнения контрактов.
3. Организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд.

1. Мониторинг рынка предмета закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд.
2. Консультирование по закупочным процедурам.
3. Экспертиза в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд.
4. Управление организацией, обеспечивающей консультирование и экспертизу в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд.
5. Проведение аттестации (оценки профессиональной квалификации) и контроль повышения профессионального уровня работников в структурном подразделении или в организации.
6. Исследование теоретических и практических проблем закупочной деятельности.

Экспертом будет являться специалист с высшим или дополнительным профессиональным образованием, с опытом работы в тендерной тематике от 5 лет и более, включая руководящие посты от 3 лет.

Высшее и среднее специальное образование можно получить не только очно, но и заочно. При этом выучиться можно как на платной, так и на бюджетной основе. По итогу обучения выпускнику выдается диплом об окончании.

Дополнительное профессиональное образование в области тендеров можно получить очно, заочно, в онлайн-формате, на семинарах.

А для тех, кому не нужны дипломы и удостоверения, подойдет самостоятельное изучение темы. Нужно будет искать и разбираться в информации самому, структурировать полученные знания, смотреть большое количество роликов и читать много статей. Сейчас существуют учебные программы по подготовке специалистов в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ. Программы для поставщиков состоят из 72 часов обучающих материалов, а для заказчиков – не менее 108 часов (для управленцев разрешается проходить обучение объемом 40 часов).

Преимущества профессии и сколько может зарабатывать специалист

У профессии тендер-менеджера много возможностей и плюсов. Назовем основные преимущества, которые можно рассматривать в качестве причин, чтобы освоить эту деятельность.

• Во-первых, это востребованная вакансия сегодня у работодателей. Бизнес испытывает дефицит в квалифицированных кадрах. Очень мало специалистов, которые могут взять на себя не какой-то отдельный этап, а полноценное сопровождение по участию в торгах и привести компанию к победе;
• Во-вторых, можно обучиться с нуля, не имея базовых навыков. Все необходимые знания закладываются в процессе обучения. Освоить профессию можно дистанционно, имея хотя бы в наличии смартфон. Для дальнейшей работы после обучения понадобится компьютер или ноутбук и интернет;
• В-третьих, есть возможность расти профессионально. Начать можно с выполнения простых заказов и постепенно дойти до сопровождения участия компаний в торгах «под ключ», то есть от начала и до конца. Работая, например, в организации заказчика можно вырасти из рядового сотрудника до руководителя отдела по закупкам;
• В-четвертых, искать клиентов и выполнять заказы можно дистанционно. Для этого нужно будет иметь в своем арсенале сервисы, инструменты и агрегаторы по аналитике, поиску госзакупок и другие дополнительные ресурсы. При таком формате значительно экономится время и силы специалиста.
• В-пятых, в процессе работы вы постоянно общаетесь с руководителями компаний, производителями, коллегами из крупных организаций. Таким образом, вы формируете круг полезных знакомств, о вас узнают в специализированных сообществах, начинает работать сарафанное радио, растет поток клиентов.
• В-шестых, это выведение бизнеса на новый уровень. Госзакупки – это дополнительный источник продаж для бизнеса. Вы расширяете географию своей деятельности, начинаете работать не только с местными партнерами, но и крупными заказчиками по всей стране;
• В-седьмых, получаете стабильный доход. На зарплату тендерного специалиста влияет множество факторов: местонахождение работодателя, щедрость клиента, количество заказов, личное желание работать не 2 часа в день, а 5-6. В регионах зарплата тендер-менеджера начинается от 20 тыс. руб., в мегаполисах доход составляет от 150 тысяч и выше. Специалист по закупкам может сидеть на окладе (это свойственно для новичков) или получать процент от выигранных контрактов.

Резюме

Несмотря на то, что конкуренция на рынке вакансий пока небольшая, работодатели отдают предпочтение в первую очередь кандидатам, у которых за плечами пройденные онлайн-курсы и документ об окончании, а также опыт работы от 1 до 3 лет. Однако на сайтах по поиску сотрудников можно найти объявления от компаний, где опыт не требуется. Это может стать стартовой точкой для начинающего специалиста, который только прошел обучение и ищет клиентов/работу.

На собеседовании важно выгодно себя презентовать, показать свои профессиональные и личностные качества, не отказываться от выполнения тестовых заданий.

Нужно быть готовым постоянно развиваться и повышать свою экспертность, следить за изменениями в законодательстве, пользоваться сервисами и агрегаторами (бесплатными и платными), подписываться на бизнес-сообщества, отвечать на вопросы на специализированных форумах, чтобы всегда быть в теме государственных закупок.

Специалист по тендерам: что входит в его обязанности, где пройти обучение по тендерам и найти работу?

На первый взгляд кажется, что обязанности менеджера по закупкам очевидны — снабжение организации нужными товарами и продукцией для собственного функционирования или для перепродажи. Действительно, ни одну торговую компанию нельзя представить без специалистов, работающих над поиском поставщиков. Сотрудник, умеющий определять, какие товары будут пользоваться максимальным спросом в ближайшее время и умеющий найти лучшего из поставщика, незаменим и востребован в бизнесе. Рассказываем, чем занимаются менеджеры по закупкам на рабочем месте, какие требования предъявляют к ним работодатели, а также предлагаем скачать типовую должностную инструкцию.

Кто такой специалист по тендерам?

Чтобы принять участие в закупках, нужно много в чем разбираться, владеть определенными знаниями и навыками. В крупных организациях управляет всем процессом специальный человек – тендерный специалист. Эта должность может быть в штате заказчика, поставщика и сторонней организации Руководители ценят хорошего сотрудника, который умеет выигрывать прибыльные контракты.

Профессия специалиста по тендерам вошла в обиход не так давно, но успела приобрести популярность. Резюме человека с опытом будет пользоваться большим спросом, и его охотно возьмут на работу в серьезную организацию. Более того, без сотрудника, обладающего определенными профессиональными знаниями, компания обойтись не может. Вся деятельность организации держится на работе тендерного специалиста, не застаивается на одном месте, а движется вперед.

Специалист по тендерам должен уметь найти закупку, подготовить весь пакет документов и выиграть контракт (для организации поставщика); или организовать и провести торги с целью выбора исполнителя (для организации заказчика); или оказывать комплексную/локальную поддержку по тендерному сопровождению (для сторонней организации)

Необходимость в данной профессии появилась на рынке относительно недавно. Законодатели сначала приняли 94-ФЗ в 2005 году, затем – 44-ФЗ, спустя 7 лет. Эти нормативы упорядочили проведение государственных закупок, постепенно переведя их в электронный формат. Тогда руководители организаций и пришли к пониманию, что для контроля всего хода закупочных процедур нужен специальный человек.

Тендерный специалист должен разбираться в огромном количестве информации. Только 44-ФЗ дает отсылки к более ста пятидесяти положениям и постановлениям. А 223-ФЗ предполагает знания закона «О защите конкуренции», гражданского законодательства, административного кодекса. Поэтому при трудоустройстве в организацию преимущества будут у человека с юридическим образованием, хотя хороший специалист не обязательно должен иметь юридическое образование.

Чем закупки отличаются от снабжения

В этих двух понятиях обычно заключается путаница — какие функции есть у отдела снабжения, а какие у управления закупок. Фактически это одно и то же, какой-то профессиональной классификации нет. Но есть условное разделение, которое можно заметить в крупных компаниях:

• Закупки — это процесс получения материала, необходимого для производства конечной продукции, которая будет реализована.
• Снабжение — это обеспечение запаса, которое нужно для функционирования всего предприятия.

Исходя из этих объяснений, можно предположить, что закупки это скорее коммерческая, а снабжение — административная функция. Но деление формальное, поэтому нужно рассматривать каждый конкретный случай, учитывая внутренние документы и должностные инструкции в компании.

Обязанности тендерного специалиста: что нужно знать и уметь?

Специалист в штате, отвечающий за закупки, несет и определенную ответственность. От его грамотных и профессиональных действий будет зависеть заработок и развитие организации. Итак, функционал тендерного специалиста:

• следить за информацией и обновлениями на электронных площадках, в Единой информационной системе, СМИ;
• подбирать закупки, исходя из деятельности для своей компании, определять целесообразность участия;
• организовывать и контролировать все этапы участия в закупках;
• работать с заявками на соответствие требованиям, чтобы их не отклоняли;
• консультировать по оформлению всех бумаг для участия в торгах;
• уметь зарегистрировать компанию в ЕИС для дальнейшей аккредитации на электронных торговых площадках;
• следить за нововведениями и изменениями в области контрактного законодательства;
• контролировать ход торгов;
• вести переговоры со второй стороной не только устно и письменно, но и дистанционно в интернете.

Мы перечислили не весь перечень обязанностей специалиста по тендерам. Но уже по этому списку понятно, что на сотрудника возложена вся работа по сопровождению тендера от начала и до конца. От поиска закупок до полного контроля всего процесса.

Специалист по тендерам действует в рамках своей должностной инструкции, которую ему выдает руководство при приеме на работу, а также согласно распоряжениям руководства. Все свои действия сотрудник должен согласовывать с начальством до полного их одобрения.

Если же человек отвечает за работу тендерного отдела организации поставщика, то к вышеназванным обязанностям добавляются еще несколько:

• оформление необходимых для участия документов;
• формирование предложения согласно требованиям заказчика;
• расчет минимального порога допустимой цены для торгов;
• соблюдение условий и сроков участия в закупке.

Тендерный специалист – это многогранный человек, он должен обладать навыками юриста, экономиста, бухгалтера, делопроизводителя, менеджера. Если человек совмещает в себе все эти умения, то руководитель будет держаться за него всеми силами, ведь от него зависит финансовое благополучие компании.

Функции и обязанности директора по снабжению

В должностных функциях топа-снабженца часто встречаются несколько пунктов:

1. Нужно понимать, какие ресурсы нужны компании сейчас, а какие в будущем.
2. Разобраться, как они будут храниться и как будут поступать в нужные подразделения.
3. Контролировать их расходование, определить должные лица, которые будут нести материальную ответственность.
4. Оптимизировать процессы и затраты на снабжение.

Проще говоря, в обязанности директора по снабжению входит изучение потребностей компании и их обеспечение. Соответственно, в зависимости от размера бизнеса, руководитель будет управлять или несколькими сотрудниками, или сразу несколькими отделами, занимаясь только стратегическим менеджментом.

Структура сегмента снабжения

Чтобы понять, как обстоят дела в компании с точки зрения снабжения, нужно учесть сразу несколько факторов:

• Тип производства компании.
• Сфера ее деятельности.
• Объем ресурсов, которые задействованы в обороте организации.
• Количество сотрудников.
• Географическое расположение точек получения сырья, его переработки и зоны конечной реализации.
• Ассортимент и географию поставок.

Если вы только планируете реализовать себя в роли директора по снабжению, уточняйте, входит в ли в зону ответственности управление всеми складскими мощностями, как реализовано взаимодействие с системой логистики, есть ли иностранные закупки и контакты с таможенными оформлением — все это может стать сюрпризом на будущей должности.

Вот условная структура сегмента снабжения в средней компании. Вам придется руководить:

• Отделом закупок — менеджерами, которые заключают договора, участвуют в тендерах, анализируют рынок и ищут лучшие предложения.
• Отделом транспорта — в зависимости от структуры компании, снабжение может управлять передвижениям только тех ресурсов, которые нужны для административного обеспечения предприятия. Или же вовсе замещать службу логистики.
• Административным отделом — «диспетчерские», которые отвечают за микро-менеджмент в снабжении.
• Таможенным отделом — если есть такая нужда. Причем отдел может быть как в подчинении у директора по снабжению, так и в правовом департаменте.
• Складским отделом — управление запасами, контроль за неснижаемыми остатками, перераспределение ресурсов и их учет.

Чем придется заниматься директору лично

В списке прямых обязанностях руководителя сферы снабжения есть как привычные любому менеджеру строчки, так и уникальные. Вот универсальный список:

• Разработать систему мотивации и KPI для подчиненных. Эффективный руководитель также создаст матрицу персонала с распределением по компетенциям и прогнозом по росту.
• Проанализировать и утвердить план расходов на содержание и перераспределение ресурсов.
• Анализировать ситуацию в компании, прогнозировать спрос.
• Разобраться с остатками запаса, понять, что считать неликвидом и что с ним делать.
• Создать страховой запас, настроить систему его распределение и пополнения.
• Построить полную структуру закупочного цикла и снабжения.
• Оптимизировать время исполнения заказов, внедрить современные информационные технологии для взаимодействия с другими управлениями компании.

Основные проблемы у современных директоров по снабжению возникают в двух случаях — когда необходимо взаимодействовать с другими отделами и построить единую систему анализа запасов. На нашем курсе «Директор по снабжению» мы рассказываем про три модели службы снабжения — функциональную, операционную и объектную. Сравниваем преимущества и недостатки, находим ключевые отличия — выбор верной модели в сочетании с ABC и XYZ анализами решает проблему с запасами.

Для отработки взаимодействия проводим специальный практикум по матрицам. Тренируемся в общении с основными поздравлениями компании — маркетингом, логистикой, продажами и финансами.

Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?

В отношении своих сотрудников заказчики должны руководствоваться утвержденными профстандартами:

• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2015 г. № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»;
• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».

Заказчик должен иметь в своей команде полностью подготовленного специалиста. На организации поставщиков данное требование не распространяется. Сотрудник поставщика не имеет никакого отношения к планированию, нормированию, составлению отчетности, но читать необходимые нормативы он обязан, чтобы иметь представление о нормировании закупок у конкретного заказчика, как заказчик готовит план-график.

Специалист по тендерам может повышать уровень своего профессионализма на рабочем месте, нарабатывая опыт. Но существуют и специальные курсы по повышению квалификации очные и дистанционные. Например, наш бесплатный марафон «Менеджер по тендерам 2020», на котором вы можете освоить данную профессию и найти себе работу. Записаться на марафон можно по этой ссылке.

Виды и формы обучения участия в госзакупках

Высшее и среднее специальное образование в сфере закупок, его формы:

• очная;
• заочная.

Обучение возможно на платной (коммерческой) основе и бесплатной (бюджетной). По итогу курсов учащемуся выдадут диплом о высшем или среднем специальном образовании.

Дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. К нему относятся курсы повышения квалификации:

• очная форма;
• заочная форма;
• дистанционная форма;
• семинары.

Дистанционный формат обучения наиболее популярен в настоящее время, потому что требуется только компьютер и свободное время для выполнения домашних заданий. В конце «удаленки» учащийся получает удостоверение о повышении квалификации.

Дополнительное образование в области закупок, чаще всего, платное.

Самостоятельное обучение участию в госзакупках подойдет лицам которые не нуждаются в дипломах и удостоверениях об окончании. К формам самостоятельного обучения относятся семинары, вебинары, тренинги, коучинги, консультации по Skype, Online школы по госзакупкам. При таком обучении будущему тендерному специалисту нужно будет самому вникнуть в законодательную базу и изучить Федеральные законы, нормативные правовые акты, книги, форумы и т.д.

В настоящее время учебных заведений, предлагающих курсы обучения госзакупкам, вполне предостаточно. Помимо 44-ФЗ готовятся специалисты и по 223-ФЗ. Есть программы для поставщиков (72 часа) и заказчиков (не менее 108 часов, для руководителей – не менее 40 часов).

Кстати, пройдя обучение в нашей онлайн школе «Азбука тендеров» вы также можете получить документы установленного образца:

• Удостоверение о повышении квалификации. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ. Специалист по тендерам (96 учебных часов);
• Диплом о профессиональной переподготовке. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ и корпоративных закупок по 223-ФЗ. Эксперт по тендерам (256 учебных часов).

Пример составления должностной инструкции

Структура документа обычно включает несколько разделов:

1. Общие положения (порядок назначения на должность, подчинение и требуемый опыт).
2. Функциональные должностные обязанности специалиста по закупкам (должны быть прописаны в соответствии с законом № 44-ФЗ).
3. Права работника (требования Трудового кодекса).
4. Ответственность работника.
5. Условия работы (режим и порядок проведения спецоценки условий труда).

Разработанная должностная инструкция по закупкам должна быть подписана начальником структурного подразделения, куда трудоустроен сотрудник. Содержание документа должно быть согласовано с юридической службой. Сам работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Один экземпляр он обязательно должен получить на руки.

Сверху документа должны быть указаны данные организации (в левом углу) и стоять виза руководителя (в правом углу). Ниже располагается название.

Далее, в разделе «Общие положения», нужно указать:

• порядок назначения на должность специалиста по госзакупкам и освобождения от нее;
• подчинение работника;
• требования к стажу;
• требования к знаниям.

Следующий раздел «Функциональные обязанности» может быть объемным, поскольку в нем нужно перечислить абсолютно все, что входит в обязанности сотрудника. Но можно сделать его и лаконичным, как в приведенном примере. Главное, чтобы он соответствовал требованиям 44-ФЗ.

В разделе «Права» не забываем указать на право повышения квалификации и доступа к необходимой информации из других отделов организации.

Раздел «Ответственность» содержит сведения о том, какие нарушения караются по нормам трудового законодательства, а какие — по нормам гражданского или внутренних нормативных актов.

Далее нужно написать об условиях труда, указать, на основании чего утвержден документ. В самом конце идут подписи непосредственного начальника, виза юридического отдела и подпись самого работника с датой ознакомления.

Работа тендерным специалистом: где искать вакансии и размещать резюме?

С развитием сети интернет найти работу стало проще простого. Вакансия тендерного специалиста – не исключение. Руководители организаций, нуждающиеся в опытном работнике, размещают свой запрос на различных сайтах. Этих сайтов много, но назовем только ТОП-5 самых популярных, по нашему мнению.

1. www.avito.ru
2. www.youla.ru
3. hh.ru
4. job.ru
5. rabota.ru

Эти сайты по поиску работы бесплатные, но есть и платные.

Если вы желаете трудоустроиться специалистом в тендерный отдел, то не только мониторьте существующие вакансии, но и размещайте там же свои резюме. Это повысит ваши шансы найти работу. Руководители компаний не только размещают вакансии, но и сами просматривают предложения людей.

Переговоры как отдельная функция руководителя

Эффективный директор по снабжению — это не просто администратор производства. Это топ-менеджер, который оптимизирует систему снабжения и сокращает расходы, в том числе с помощью поиска новых поставщиков.

Чтобы решать такие задачи, нужно быть мастером переговоров. Как минимум, разбираться в переговорных стилях, знать, когда использовать принуждение и убеждение, а когда ориентироваться на восприятие и эмоции.

Нужно понимать, что подготовка — это большая часть успеха переговоров. Если директор знает сильные и слабые стороны поставщика, нужно уметь воспользоваться этим знанием. При этом не сводить все к цене — чуть более дорогой, но при этом ответственный поставщик для компании часто ценнее, чем дешевый, но проблемный.

На нашем курсе для директоров по снабжению переговорам посвящен целый модуль. Вы узнаете все тонкости деловых коммуникаций, разберетесь в стилях «уличной драки» и «Гарвардского подхода», отработаете основные ситуации, с которыми сталкиваются директора в средних и крупных компаниях.

Главный плюс такого курса — преподаватели-практики. Так, на занятиях вы узнаете не просто теорию, но и негласные правила, которых сейчас придерживаются закупщики и поставщики на встречах. Если вы знаете такие нюансы, получить желаемую должность и полностью раскрыть на ней свой потенциал будет легче.
Автор: Дмитрий Кузьмин

Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.

Во-первых, человек, претендующий на должность тендерного специалиста, должен хорошо разбираться в законодательстве в сфере государственных закупок (44-ФЗ) и закупок для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ);

Во-вторых, обязателен опыт работы с тендерам. Работодатели охотно берут к себе сотрудника с опытом от 1-3-х лет. А на должность контрактного управляющего можно рассчитывать, когда профессиональный стаж идет от 5-ти лет (если вы планируете работать со стороны Заказчика);

В-третьих, это умение пользоваться современными технологиями. Поскольку на сегодня все закупки проводятся в электронном виде, то человек должен разбираться в работе необходимых порталов и площадок. Сюда входит умение пользоваться электронной подписью, знание специальных компьютерных программ, как работать на электронных торговых площадках и в ЕИС. Нужно знать, как регистрироваться в ЕИС, какие прикладывать для этого документы. Уметь участвовать в электронных торгах;

В-четвертых, нужно обладать навыками планирования, аналитики, быть коммуникабельным, придерживаться поставленных требований руководства и другими личностными качествами;

В-пятых, знать, как отстаивать интересы своей компании. Например, если незаконно отклонили вашу заявку или грозит внесение в реестр недобросовестных поставщиков. Руководство хочет видеть в своем штате сотрудника, который может снизить все возможные риски и не будет допускать досадных ошибок, влекущих срыв контракта.

В-шестых, постоянно совершенствоваться, повышать уровень своей квалификации, посещая семинары, вебинары, курсы и т.д. Тем более, что сегодня проблем с этим нет.

Что должен знать руководитель снабженцев

В требованиях к директору по снабжению обычно есть такие пункты:

1. Знание методов разработки прогнозных планов материально-технического обеспечения.
2. Норм расходования сырья в сферах функционирования компании.
3. Постановлений и других нормативных актов, имеющих влияние на деятельность отдела снабжения в данной конкретной сфере деятельности бизнеса.
4. Экономики производства.
5. Стандартов перевозки и хранения сырья, которое используется на предприятии.
6. Норм документооборота, принятых в сфере.
7. Также понимание, как функционирует система логистики и хранения.
8. Знание основных информационных технологий, оптимизирующих деятельность отдела снабжения.
9. Правил и норм, необходимых для деятельности на руководящей должности.

Кроме того, в требованиях часто значится и опыт работы — общий в снабжении не менее пяти лет и профильный в сфере деятельности компании на уровне руководителя или заместителя не менее трех лет.

Требования к менеджеру по закупкам

К сотруднику выдвигаются такие основные требования:

аналитический склад ума;

В некоторых организациях предъявляемым требованием является знание иностранного языка (в случае работы с компаниями других стран).

Пожалуй, самое важное требование к менеджеру – это умение находить общий язык с разными людьми. Данное качество необходимо ввиду постоянных переговоров с поставщиками, дегустаций и оценивания товаров.

Для работы менеджеру по снабжению необходимо знать программу 1С. От знаний и умений работать в ней зависит правильность составления и ведения отчетности.

Кто такой специалист по тендерам

Должностная инструкция специалиста отдела заказчика

• Главная
• Аутсорсинг закупок
• Статьи
• Обучение
• Аудит

• Главная
• Аутсорсинг закупок
• Статьи
• Обучение
• Аудит

• Направления аутсорсинга закупок
• Аутсорсинг закупок
• Договор-оферта
• Прайс-лист
• Порядок оказания услуги
• Отчет по заявке на закупку
• Отчет проверки багонадежности контрагента

• Обучение и деловые игры
• Деловая игра «Beer distribution game»
• Прогнозирование спроса и управление запасами
• Азбука профессионального закупщика
• Базовый курс по логистике и SCM
• Лучшие практики складской логистики
• Деловая игра «Orange»
• KPI в цепях поставок
• Особенности перевозок железнодорожным транспортом
• Тактика ведения ВЭД в условиях кризиса

• Логистический аудит склада
• Аудит системы управления закупками
• Аудит системы управления запасами
• Аудит поставщиков
• Аудит системы продаж и операций S&OP

1. Общие положения

1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению Директора по закупкам.
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно Директору по закупкам.
1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— основы гражданского и коммерческого права;
— типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— принципы организации закупок;
— действующие формы учета и отчетности.
1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.
2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.
2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.
2.5. Составляет заказы поставщикам.
2.6. Отслеживает выполнение заказа.
2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.
2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.
2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.
2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.
2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.
2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.
2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.
3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.
3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

1. Общие положения

1. Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
2. Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
3. Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
4. На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.

Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:

• законченное высшее образование по экономическому профилю;
• хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
• стаж работы в сфере закупок от двух лет.

Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:

• нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
• составление документальной отчетности по закупкам;
• деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
• особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
• отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
• составление и оформление договоров;
• отслеживание качества закупаемых товаров;
• сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
• нахождение альтернативных поставщиков;
• использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Специалист по закупкам руководствуется:

• нормативно-правовыми актами РФ;
• внутренними документами компании;
• разделами данной инструкции.

2. Функции

К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:

1. Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
2. Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
3. Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
4. Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
5. Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
6. Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
7. Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
8. Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
9. Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
10. Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
11. Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
12. Мониторинг своевременной оплаты закупок.
13. Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
14. Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
15. Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
16. Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.

3. Ответственность

За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:

1. В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
2. В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
3. За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
4. За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.

4. Права

Специалист по закупкам располагает правами:

1. Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
2. Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
3. Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
4. Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
5. Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
6. Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
7. Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
8. Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.

5. Должностные связи

Специалист по закупкам взаимодействует:

1. С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
2. С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
3. С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
4. С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.

GLX Консалт

Должностная инструкция менеджера по работе с клиентами

(название учреждения, организации)

«___» ______________ 202_ г.

Должностная инструкция менеджера по работе с клиентами

1. Общие положения

1.1. Менеджер по работе с клиентами (далее Менеджер) непосредственно подчиняется Начальнику отдела.

1.2.Менеджер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. По представлению начальника отдела.

1.3. менеджер является непосредственным участником организации и полноценного функционирования транспортных, перевозочных и коммерческих процессов Компании.

1.4. Менеджер является организатором работ связанных с перевозками грузов клиентов с которыми заключены договоры на обслуживание, взаимоотношений между компанией и клиентом, разрабатывает взаимосвязи с потребителями транспортных услуг, контролирует своевременность оплаты услуг клиентами, ведёт претензионную работу с клиентами, повышает уровень продаж клиентов и стремится к тому что бы повышался уровень использования клиентом различных услуг предлагаемых и оказываемых компанией.

1.5. Менеджер является сотрудником Отдела _______________. Находится в подчинении _________________________________________________________________________________

1.6. В работе руководствуется:

-действующим законодательством РФ;
-Уставом ООО «-»;
-действующими в Компании нормативными документами:
-приказами и распоряжениями Генерального директора;
-внутренними рабочими инструкциями, руководствами и описаниями процедур;
-распоряжениями непосредственного руководителя;
-правилами и нормами охраны труда и техники безопасности;
-правилами внутреннего трудового распорядка;
-настоящей должностной инструкцией.

1.7. Менеджер должен знать:
— Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации перевозочной деятельности.
-Конъюнктуру рынка.
-Профиль, специализацию, особенности структуры предприятия.
-Производственные мощности предприятия.
-Основы маркетинга.
-Закономерности развития рынка и спроса на товары.
-Порядок разработки коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов.
-Психологию и принципы продаж.
-Этику делового общения.
-Нормы гражданского законодательства.
-Устав автомобильного транспорта.
-Правила перевозки грузов.
-Нормы простоя транспортных средств и контейнеров под грузовыми операциями.
-Стандарты на условия транспортирования и упаковку грузов.
-Правила эксплуатации вычислительной техники.
-Правила дорожного движения.
-Законодательство о труде.
-Правила внутреннего трудового распорядка организации.
-Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
-Порядок разработки перспективных и годовых планов производства и реализации продукции.
-Перспективы развития рынков логистики.
-Цены перевозчиков на выполняемые рейсы.
-Порядок определения общего объема поставок, потребности в транспортных средствах.
-Порядок оформления документации используемой в перевозках и внутреннюю документацию компании.
-Условия поставки продукции (товаров) Инкотермс.
-Порядок оформления материалов для заключения договоров.
-Порядок подготовки ответов на претензии клиентов; претензий к поставщикам.
-Методы учета и порядок составления отчетности.
-Технологии перевозок различными видами транспорта.
-Возможности применения вычислительной техники для осуществления расчетов и учета операций, правила ее эксплуатации.
-Устройство, назначение, конструктивные особенности, технико-эксплуатационные данные подвижного состава.
-Правила технической эксплуатации подвижного состава автотранспортных средств.
-Технические условия погрузки и крепления грузов.
-Правила оформления (в т. ч. таможенных) грузов.
-Основы экономики, прогрессивной организации производства и труда.
-Порядок ведения учета и отчетности по подвижному составу и эксплуатационным материалам.
-Основы организации труда.

1.8. Использует в работе технические средства — каналы связи, компьютерную технику, телефоны, факсы, прочее офисное оборудование.

1.9. В период временного отсутствия Менеджера (по причинам отпуска, болезни, командировок), его обязанности возлагаются на руководителя отдела, который в праве назначить ответственного на время отсутствия Менеджера

2. Задачи и должностные обязанности

2.1.Получает и обрабатывает от клиентов заявки на перевозки, вносит данные о требуемом подвижном составе, датах погрузки и выгрузки, адреса и другую информацию, требуемую для осуществления перевозки в информационную систему для дальнейшей работы с данными потребностями сотрудниками транспортных отделов.

2.2.При недостаточности информации по перевозке, заказу уточняет у клиента дополнительную информацию способствующую выполнению перевозки.

2.3.Планирует работу с заказами клиентов с учётом срочности и важности полученных заявок на перевозки.
— определяет срочность выполнения заявок на перевозки;
— осуществляет оформление заказов на оказание транспортных услуг внутри компании, путем внесения информации в утвержденные в компании формы и программы;

2.4.Контролирует своевременность и сроки направления подтверждения заявки (поручения экспедитору) клиентам Менеджерами по перевозкам.

2.4.1.Контролирует точность заполнения формы подтверждающую перевозку (заявку) сроки и своевременность исполнения перевозки.

2.5.Собирает и архивирует подтверждённые клиентам заявки на перевозку, с последующей передачей заявок в бухгалтерию (финансовый отдел) по требованию сотрудников бухгалтерии и/или согласованные внутренними распорядками сроки.

2.6.Изучает поступающие претензии, рекламации, коммерческие акты на качество предоставляемых транспортных услуг, принимает меры по предупреждению их возникновения, согласовывает внутри компании и даёт ответ клиенту.

2.7.Контролирует выполнение перевозок закреплённых за менеджером клиентов осуществляемых компанией, запрашивая необходимую информацию у Менеджеров по перевозкам. При невозможности выяснить данную информацию у сотрудников соответствующих отделов, связывается с перевозчиком (представителем перевозчика) самостоятельно.

2.8.Изучает тарифы и спрос на предоставляемые транспортные услуги с учетом изменений в налоговой, ценовой и таможенной политике.

2.9.Участвует в проведении рекламных кампаний.

2.10.Определяет меры, подготавливает предложения и разрабатывает рекомендации по повышению качества предоставляемых транспортных услуг.

2.11.Проводит работу с клиентами направленную на развитие сотрудничества:

-подготовка и проведение встреч с текущими клиентами;
-подготовка и проведение презентаций услуг компании;
-проведение переговоров, подготовка проектов договоров;
-перезаключение договоров, заключение договоров на дополнительные услуги, дополнительных соглашений с клиентами и изменение тарифов.

2.12.Обеспечивает рост продаж услуг от закреплённых за менеджером клиентов:

— увеличение количества перевозок;
— предоставление клиентам новых услуг оказываемых компанией;
— анализ сезонности перевозок Клиентов и связанный с этим рост перевозок.

2.13.Ведет установленную документацию и подготавливает отчетность в установленные сроки.

2.14.Принимает участие в подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров с учетом требований рыночной экономики, участвует в самоподготовке.

2.16.Организует сбор информации от клиентов об удовлетворенности качеством предоставляемых услуг, претензиях и жалобах; определяет формы и способы устранения недостатков в поступающих от потребителей претензиях и жалобах.

2.17.Разрабатывает и принимает меры по стимулированию (как активному через систему скидок, поощрений и т.д., так и пассивному через качество предоставляемых услуг, имиджевую политику) продаж.

2.18. Выявляет у текущих клиентов потенциальных пользователей услугами, перспективные направления перевозок, дополнительные возможности использования услуг для повышения уровня продаж компании.
2.19. Устанавливает деловые контакты с клиентами посредством телефонии, электронных средств связи, проведения встреч с клиентами.

2.20. Проводит переговоры по продажам с клиентами по следующим направлениям:

— предоставление общих сведений о компании и предоставляемых услугах;
— выявление потенциальных потребностей клиентов;
-информирование о цене и условиях перевозки.

2.21. Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, разрабатывает схемы скидок в зависимости от различных факторов.

2.22. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
подготавливает проекты коммерческих и тендерных предложений для базовых (уже работающих с компанией клиентов) клиентов.Организует преддоговорную работу, разрабатывает преддоговорную документацию и заключает (перезаключает, пролонгирует) договоры.

2.23.Обеспечивает постоянное обновление информационных баз о клиентах (новые условия и требования, адреса, реквизиты, номера телефонов и контактных лиц, контактные лица, руководителях компаний).

2.24. По поручению Руководителя отдела замещает других менеджеров отдела во время их отсутствия.

2.25. Информирует клиентов о месте нахождения грузов и согласовывает условия перевозки по форс-мажорным обстоятельствам.

2.26. Информирует ответственных сотрудников Компании о стоимости транспортировки грузов в рамках своей компетенции;

2.27.При необходимости отслеживает соответствие предъявляемых сумм к оплате с согласованной ставкой и качеством полученной услуги;

2.28. Ведет установленную документацию и подготавливает отчетность в установленные сроки.

2.29. Обеспечивает сохранность коммерческой тайны клиентов и компании.

2.30.Обеспечивает своевременное предоставление документов в бухгалтерию

2.29.Обеспечивает своевременное предоставление необходимой отчетности:

— ведение действующих в компании отчетов;
— подготовка других видов отчетности по требованию вышестоящего руководителя.

2.31. Своевременно отвечать на запросы других сотрудников, предоставлять требуемую информацию в полном объёме.

2.32.Менеджер принимает участие:

2.32.1. В определении потребности и произведении расчетов на необходимые организации транспортные средства.
2.32.2. В разработке и внедрении стандартов предприятия по организации транспортировки продукции, инструкций о скидках, сроках и условиях платежа, а также мероприятий по соблюдению режима экономии.
2.32.3. В изучении потребительского рынка, формировании и расширении коммерческих связей с потребителями, в проведении анализа спроса на перевозки и наличие транспорта, степени удовлетворения требований и запросов клиентов, уровня конкурентоспособности компании на рынке.

2.33. Основными показателями эффективности работы являются:

2.33.1. постоянное увеличение продаж;
2.33.2. расширение использования одним клиентом комплекса услуг предоставляемых компанией;
2.33.3. увеличение полученных от клиентов запросов и заявок;
2.33.4.увеличение рентабельности продаваемых услуг
2.33.5.исполнение своих обязанностей;
2.33.6.оперативное оформление и предоставление необходимых документов связанных с перевозкой и выполнением работы.

2.34.Сообщает о нештатных ситуациях, возникающих проблемах при выполнении работы своему непосредственному руководителю в разумные сроки.

2.35.Соблюдать используемые в общепринятой деловой практике обычаи взаимоотношений с коллегами по работе, контрагентами и соответствующие деловому обороту нормы поведения.

2.36. При выполнении текущей (оперативной) работы и/или заключении договора проводить проверку документов требуемых при заключении договора, при их отсутствии собрать у клиента требуемый пакет документов.

2.37.Согласовывает с отделами Компании подготавливаемые для заключения договора и контракты

2.38.При приходе на работу и при уходе с работы, ежедневно отмечает в журнале время, пишет свою фамилию и ставит личную подпись.

2.39.В случае необходимости местных командировок, Менеджер обязан сделать отметку в журнале «местные командировки» (куда, на сколько и с какой целью), а также обязательно указать свой контактный телефон и телефон организации или человека к которому он отправился.

2.40.В случае опоздания на работу или отсутствия на работе заблаговременно или в разумные сроки информирует своего непосредственного руководителя об это

2.41.Заранее планирует свой отпуск, при необходимости дополнительного отпуска за свой счёт, изменении графика запланированных отпусков, готовит служебную записку на Генерального директора.

3. Права

Менеджер вправе:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными должностной инструкцией обязанностями.

3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.4. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в производственной
деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

3.5. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.6. Привлекать сотрудников всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководства).

3.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.8. На оснащение рабочего места в соответствии с требованиями должности и в соответствие с правилами техники безопасности.

4. Ответственность

4.1.Несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей; за разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер; за несоблюдение трудовой и производственной дисциплины в соответствии с внутренними документами Компании и действующим законодательством РФ, за несоблюдение правил, норм, инструкций по охране труда.

4.2.Контроль выполнения обязанностей, возложенных данной инструкцией на Менеджера, осуществляет руководитель отдела.

4.3.Наложение дисциплинарных взысканий на Менеджера за неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих обязанностей проводится на основании приказа Генерального директора.

4.4. Несёт ответственность за исполнение законодательных норм РФ, внутреннего трудового распорядка компании и настоящей должностной инструкции.

4.5.В случае изменения условий выполнения работ Руководитель отдела готовит предложения об изменении настоящей должностной инструкции, которые оформляются в виде служебной записки на имя Генерального директора и утверждаются генеральным директором.

5. Взаимоотношения

5.1.С руководством своего отдела, руководителями и сотрудниками других подразделений Компании — по вопросам в сфере своей компетенции.

5.2. Со всеми структурными подразделениями Компании — по вопросам, связанным с взаимодействием с клиентами, перевозчиками и организацией продаж.

6. Квалификационные требования

6.1.Должен обладать компьютерной грамотностью (уверенный пользователь: навыки работы с программами Word, Excel, PowerPoint), аналитическим складом ума, навыками телефонной коммуникации.

6.2.Для успешного выполнения своих обязанностей должен уметь анализировать и планировать свою работу, уметь работать независимо и принимать решения, быть коммуникабельным, обладать следующими качествами: пунктуальностью, аккуратностью, стрессоустойчивостью.

7. Режим работы

7.1. Режим работы Менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

7.2. По дополнительному соглашению, отражённому в трудовом договоре или на основании утверждённой служебной записки на имя генерального директора, режим работы Менеджера может быть изменён и отличаться от установленного в Правилах внутреннего распорядка.

7.3. Для решения вопросов связанных с производственной необходимостью Менеджер может выезжать в служебные командировки.

Специалист по закупкам

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист в сфере закупок

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.

1.2. Специалист по закупкам должен знать:

1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;

2) основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;

3) основы антимонопольного законодательства;

4) основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;

5) особенности ценообразования на рынке (по направлениям);

6) методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;

7) особенности составления закупочной документации;

8) основы информатики в части применения к закупкам;

9) этику делового общения и правила ведения переговоров;

10) дисциплину труда;

11) Правила внутреннего трудового распорядка;

12) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.3. Специалист по закупкам должен уметь:

1) использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;

2) создавать и вести информационную базу данных;

3) изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию;

4) обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы;

5) обосновывать начальную (максимальную) цену закупки;

6) описывать объект закупки;

7) разрабатывать закупочную документацию;

8) анализировать поступившие заявки;

9) оценивать результаты и подводить итоги закупочной процедуры;

10) формировать и согласовывать протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;

11) работать в единой информационной системе;

12) проверять необходимую документацию для заключения контрактов;

13) осуществлять процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);

14) взаимодействовать с закупочными комиссиями и технически обеспечивать деятельность закупочных комиссий;

15) составлять и оформлять отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, об изменении контракта или о расторжении контракта;

16) осуществлять организацию оплаты/возврата денежных средств;

17) организовывать уплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;

18) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:

1) Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», Федеральным законом от 02.12.1994 N 53-ФЗ «О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд»;

2) ……… (наименование учредительного документа)

3) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

4) настоящей должностной инструкцией;

5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих

трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:

1) предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;

2) подготовка закупочной документации;

3) обработка результатов закупки и заключение контракта.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по закупкам исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 1 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги;

2) осуществляет подготовку и направление приглашений к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;

3) обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 2 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:

— начальную (максимальную) цену закупки;

— описание объекта закупки;

— требования, предъявляемые к участнику закупки;

— порядок оценки участников;

2) составляет закупочную документацию;

3) осуществляет подготовку и публичное размещение извещения об осуществлении закупки, документации о закупках, проектов контрактов;

4) осуществляет проверку необходимой документации для проведения закупочной процедуры;

5) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;

6) осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 3 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет сбор и анализ поступивших заявок;

2) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок;

3) выполняет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов и подводит итоги закупочной процедуры;

4) подготавливает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;

5) осуществляет публичное размещение полученных результатов;

6) направляет приглашения для заключения контрактов;

7) осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов;

8) проводит процедуры подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);

9) осуществляет публичное размещение отчетов, информации о неисполнении контракта, о санкциях, об изменении или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;

10) подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта;

— осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;

— осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;

— возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. При исполнении своих должностных обязанностей специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:

1) соблюдать конфиденциальность информации;

2) соблюдать этику делового общения;

3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;

4) не разглашать материалы рабочих исследований;

5) не создавать конфликтные ситуации на рабочем месте;

6) не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;

7) не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.

3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по закупкам имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по закупкам привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от от 10.09.2015 N 625н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Специалист по тендерам: что входит в его обязанности, где пройти обучение по тендерам и найти работу?

Специалист по тендерам — это профессия, требующая разносторонней подготовки в области юриспруденции, экономики, делопроизводства и менеджмента.

Существует три варианта трудоустройства тендерным специалистом:

• на стороне заказчика: необходимо будет организовывать и проводить торги с целью определения поставщика для исполнения контракта;
• в компании поставщика: потребуется искать закупки в конкретной нише, готовить весь пакет документов, заключать контракт от имени руководителя;
• в сторонней организации – оказывать комплексную («под ключ») или локальную (на отдельно взятом этапе) поддержку клиентов, участвующих в закупках.

В сегодняшней статье расскажем, кто такой тендерный специалист, что должен знать и уметь, кто может им стать и многое другое.

1. Кто такой специалист по тендерам?
2. Обязанности тендерного специалиста: что нужно знать и уметь?
3. Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?
4. Виды и формы обучения участия в госзакупках
5. Работа тендерным специалистом: где искать вакансии и размещать резюме?
6. Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.
7. Как работать без тендерного специалиста?

Кто такой специалист по тендерам?

Чтобы принять участие в закупках, нужно много в чем разбираться, владеть определенными знаниями и навыками. В крупных организациях управляет всем процессом специальный человек – тендерный специалист. Эта должность может быть в штате заказчика, поставщика и сторонней организации Руководители ценят хорошего сотрудника, который умеет выигрывать прибыльные контракты.

Профессия специалиста по тендерам вошла в обиход не так давно, но успела приобрести популярность. Резюме человека с опытом будет пользоваться большим спросом, и его охотно возьмут на работу в серьезную организацию. Более того, без сотрудника, обладающего определенными профессиональными знаниями, компания обойтись не может. Вся деятельность организации держится на работе тендерного специалиста, не застаивается на одном месте, а движется вперед.

Специалист по тендерам должен уметь найти закупку, подготовить весь пакет документов и выиграть контракт (для организации поставщика); или организовать и провести торги с целью выбора исполнителя (для организации заказчика); или оказывать комплексную/локальную поддержку по тендерному сопровождению (для сторонней организации)

Необходимость в данной профессии появилась на рынке относительно недавно. Законодатели сначала приняли 94-ФЗ в 2005 году, затем – 44-ФЗ, спустя 7 лет. Эти нормативы упорядочили проведение государственных закупок, постепенно переведя их в электронный формат. Тогда руководители организаций и пришли к пониманию, что для контроля всего хода закупочных процедур нужен специальный человек.

Тендерный специалист должен разбираться в огромном количестве информации. Только 44-ФЗ дает отсылки к более ста пятидесяти положениям и постановлениям. А 223-ФЗ предполагает знания закона «О защите конкуренции», гражданского законодательства, административного кодекса. Поэтому при трудоустройстве в организацию преимущества будут у человека с юридическим образованием, хотя хороший специалист не обязательно должен иметь юридическое образование.

Обязанности тендерного специалиста: что нужно знать и уметь?

Специалист в штате, отвечающий за закупки, несет и определенную ответственность. От его грамотных и профессиональных действий будет зависеть заработок и развитие организации. Итак, функционал тендерного специалиста:

• следить за информацией и обновлениями на электронных площадках, в Единой информационной системе, СМИ;
• подбирать закупки, исходя из деятельности для своей компании, определять целесообразность участия;
• организовывать и контролировать все этапы участия в закупках;
• работать с заявками на соответствие требованиям, чтобы их не отклоняли;
• консультировать по оформлению всех бумаг для участия в торгах;
• уметь зарегистрировать компанию в ЕИС для дальнейшей аккредитации на электронных торговых площадках;
• следить за нововведениями и изменениями в области контрактного законодательства;
• контролировать ход торгов;
• вести переговоры со второй стороной не только устно и письменно, но и дистанционно в интернете.

Мы перечислили не весь перечень обязанностей специалиста по тендерам. Но уже по этому списку понятно, что на сотрудника возложена вся работа по сопровождению тендера от начала и до конца. От поиска закупок до полного контроля всего процесса.

Специалист по тендерам действует в рамках своей должностной инструкции, которую ему выдает руководство при приеме на работу, а также согласно распоряжениям руководства. Все свои действия сотрудник должен согласовывать с начальством до полного их одобрения.

Если же человек отвечает за работу тендерного отдела организации поставщика, то к вышеназванным обязанностям добавляются еще несколько:

• оформление необходимых для участия документов;
• формирование предложения согласно требованиям заказчика;
• расчет минимального порога допустимой цены для торгов;
• соблюдение условий и сроков участия в закупке.

Тендерный специалист – это многогранный человек, он должен обладать навыками юриста, экономиста, бухгалтера, делопроизводителя, менеджера. Если человек совмещает в себе все эти умения, то руководитель будет держаться за него всеми силами, ведь от него зависит финансовое благополучие компании.

Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?

В отношении своих сотрудников заказчики должны руководствоваться утвержденными профстандартами:

• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2015 г. № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»;
• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».

Заказчик должен иметь в своей команде полностью подготовленного специалиста. На организации поставщиков данное требование не распространяется. Сотрудник поставщика не имеет никакого отношения к планированию, нормированию, составлению отчетности, но читать необходимые нормативы он обязан, чтобы иметь представление о нормировании закупок у конкретного заказчика, как заказчик готовит план-график.

Специалист по тендерам может повышать уровень своего профессионализма на рабочем месте, нарабатывая опыт. Но существуют и специальные курсы по повышению квалификации очные и дистанционные. Например, наш бесплатный марафон «Менеджер по тендерам 2020», на котором вы можете освоить данную профессию и найти себе работу. Записаться на марафон можно по этой ссылке.

Виды и формы обучения участия в госзакупках

Высшее и среднее специальное образование в сфере закупок, его формы:

• очная;
• заочная.

Обучение возможно на платной (коммерческой) основе и бесплатной (бюджетной). По итогу курсов учащемуся выдадут диплом о высшем или среднем специальном образовании.

Дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. К нему относятся курсы повышения квалификации:

• очная форма;
• заочная форма;
• дистанционная форма;
• семинары.

Дистанционный формат обучения наиболее популярен в настоящее время, потому что требуется только компьютер и свободное время для выполнения домашних заданий. В конце «удаленки» учащийся получает удостоверение о повышении квалификации.

Дополнительное образование в области закупок, чаще всего, платное.

Самостоятельное обучение участию в госзакупках подойдет лицам которые не нуждаются в дипломах и удостоверениях об окончании. К формам самостоятельного обучения относятся семинары, вебинары, тренинги, коучинги, консультации по Skype, Online школы по госзакупкам. При таком обучении будущему тендерному специалисту нужно будет самому вникнуть в законодательную базу и изучить Федеральные законы, нормативные правовые акты, книги, форумы и т.д.

В настоящее время учебных заведений, предлагающих курсы обучения госзакупкам, вполне предостаточно. Помимо 44-ФЗ готовятся специалисты и по 223-ФЗ. Есть программы для поставщиков (72 часа) и заказчиков (не менее 108 часов, для руководителей – не менее 40 часов).

Кстати, пройдя обучение в нашей онлайн школе «Азбука тендеров» вы также можете получить документы установленного образца:

• Удостоверение о повышении квалификации. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ. Специалист по тендерам (96 учебных часов);
• Диплом о профессиональной переподготовке. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ и корпоративных закупок по 223-ФЗ. Эксперт по тендерам (256 учебных часов).

Работа тендерным специалистом: где искать вакансии и размещать резюме?

С развитием сети интернет найти работу стало проще простого. Вакансия тендерного специалиста – не исключение. Руководители организаций, нуждающиеся в опытном работнике, размещают свой запрос на различных сайтах. Этих сайтов много, но назовем только ТОП-5 самых популярных, по нашему мнению.

Эти сайты по поиску работы бесплатные, но есть и платные.

Если вы желаете трудоустроиться специалистом в тендерный отдел, то не только мониторьте существующие вакансии, но и размещайте там же свои резюме. Это повысит ваши шансы найти работу. Руководители компаний не только размещают вакансии, но и сами просматривают предложения людей.

Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.

Во-первых, человек, претендующий на должность тендерного специалиста, должен хорошо разбираться в законодательстве в сфере государственных закупок (44-ФЗ) и закупок для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ);

Во-вторых, обязателен опыт работы с тендерам. Работодатели охотно берут к себе сотрудника с опытом от 1-3-х лет. А на должность контрактного управляющего можно рассчитывать, когда профессиональный стаж идет от 5-ти лет (если вы планируете работать со стороны Заказчика);

В-третьих, это умение пользоваться современными технологиями. Поскольку на сегодня все закупки проводятся в электронном виде, то человек должен разбираться в работе необходимых порталов и площадок. Сюда входит умение пользоваться электронной подписью, знание специальных компьютерных программ, как работать на электронных торговых площадках и в ЕИС. Нужно знать, как регистрироваться в ЕИС, какие прикладывать для этого документы. Уметь участвовать в электронных торгах;

В-четвертых, нужно обладать навыками планирования, аналитики, быть коммуникабельным, придерживаться поставленных требований руководства и другими личностными качествами;

В-пятых, знать, как отстаивать интересы своей компании. Например, если незаконно отклонили вашу заявку или грозит внесение в реестр недобросовестных поставщиков. Руководство хочет видеть в своем штате сотрудника, который может снизить все возможные риски и не будет допускать досадных ошибок, влекущих срыв контракта.

В-шестых, постоянно совершенствоваться, повышать уровень своей квалификации, посещая семинары, вебинары, курсы и т.д. Тем более, что сегодня проблем с этим нет.

Как работать без тендерного специалиста?

Не всегда у организации есть возможность взять на работу сотрудника по тендерам. Это связано с тем, что нужно ежемесячно платить ему зарплату, постоянно обеспечивать его работой. Чаще всего к этому не готовы компании-новички, которые еще не наработали опыта, но горят желанием участвовать в закупках.

На этот случай существуют сторонние организации, которым можно делегировать часть задач (отдельный этап закупки) или отдать на исполнение полноценное участие от начала и до конца («под ключ»).

В нашем коллективе работают опытные специалисты, которые окажут как комплексную, так и локальную поддержку. Проконсультируют по любым вопросам, вызывающим у Вас трудности, обучат участию в торгах.

Вы сэкономите значительное количество времени, которое потратите на иные задачи, повысите эффективность участия в торгах и увеличите процент своих побед.

Источник https://finaxe.ru/article/tender-menedzer-kto-on-i-kak-im-stat

Источник https://liga-lift.ru/yurisprudenciya-drugoe/menedzher-po-zakupkam-obyazannosti.html

Источник https://benams.ru/kto-takoy-spetsialist-po-tenderam/