Тендерная документация и документы участника

Тендерная документация — это пакет документов, содержащий извещение о закупке, информацию об объекте, предмете и условиях торгов, инструкцию участникам, условия заказчика передачи победителю заказа на выполнение работ, указанных в предмете закупки.

Участие в тендерах и аукционах подразумевает под собой выполнение определенных условий, предоставление информации и документов, указанных в документации закупки. Сюда входят требования к компаниям-участникам, качеству и количеству необходимых товаров, работ или услуг.

Подготовка документов для тендера

Чтобы заказчик оценил предложение потенциального исполнителя и получил информацию о нем, участник должен собрать определенный пакет документов. Корректное их оформление и правильный состав — важнейшее условие участия в закупке.

Необходимый перечень документов для участия в закупке регулируется Федеральными законами:

государственные торги — ФЗ №44;

Закупки частных компаний не регламентируются, и поэтому перечень документов для участия в аукционах может быть любым.

Документы для участия в открытом конкурсе в электронной форме

Конкурсная документация регламентируется ст. 54.3 ФЗ №44. В этой статье описано какую информацию должен предоставлять заказчик при публикации закупки.

Документы и информация, которые должна содержать заявка участника, описаны в ст. 54.4 44-ФЗ.

Сверх этого заказчик требовать не в праве .

Информация и документы об участнике закупки, которые необходимо предоставить в составе заявки на участие в открытом конкурсе:

— для юридических лиц — название и фирменное наименование, фактический и юридический адрес с индексом, ИНН учредителей, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа (обычно, это Генеральный директор); для физических лиц — фамилия, имя и отчество, паспортные данные, места жительства и номер телефона;

— выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) или нотариально заверенная ее копия; для физических лиц — документы, удостоверяющие личность;

— документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника открытого конкурса: решение или протокол о назначении или избрании на должность, а также при необходимости — доверенность на осуществление действий от имени участника открытого конкурса;

— документы, подтверждающие соответствие компании-участника требованиям установленным в конкурсной документации (лицензии, сертификаты, декларации и т.д.);

— копии учредительных документов;

— решение об одобрении или о совершении крупной сделки;

— документы, подтверждающие отнесение участника к учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы или к организациям инвалидов;

— в случае применения национального режима: документы, подтверждающие соответствие такому режиму;

— документы, подтверждающие принадлежность участника к субъектам малого предпринимательства или социально ориентированным некоммерческим организациям в случае, если такое ограничение установлено Заказчиком в извещении и документации о проведении открытого конкурса.

Все документы должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью компании и подтверждены подписью уполномоченного лица. Это значит, что участник несет ответственность за подлинность предоставленных документов.

Документы для участия в электронном аукционе

Основные правила оговорены в ст. 66 ФЗ №44.

Электронный аукцион происходит на электронных торговых площадках, все документы, необходимые для участия, прикладываются при подаче заявки или подтягиваются автоматически из ЕИС. Из единой информационной системы могут подтянуться только те документы, которые были необходимы для регистрации в ней, и участник уже загружал их. Остальную документацию необходимо прикладывать на площадке или непосредственно в самой заявке на участие в электронном аукционе.

Заявка состоит из 2 частей:

Содержание первой части зависит от того, какого рода закупка проводится (поставка товара, выполнение работ или услуг). Должно быть указано наименование страны происхождения товара. Если в аукционной документации есть конкретные требования относительно любых качеств товара (размеры, внешний вид, функциональные характеристики и т.д.), участник должен согласиться на поставку или использование для выполнения работ именно такого продукта, а также указать конкретные характеристики требуемого товара в соответствии с требованиями, установленными Заказчиком и нормативно-технической документацией. Также 1 часть заявки может содержать рисунок или чертеж поставляемой продукции.

Вторая часть – информация об участнике (адрес, ИНН и т.д.). Во второй части заявки декларируется соответствие установленным Заказчиком требованиям, а также подтверждается это необходимыми документами (решение или протокол о назначении, решение или протокол об одобрении крупной сделки, лицензии, свидетельства допуска к различным видам работ и пр.). Прикладываются документа, подтверждающий соответствие ТРУ, если такое требование есть, а также декларация о принадлежности участника в СМП, СОНО, если заказчик установил такое ограничение на закупку.

Важный момент: все документы для участия в торгах должны быть подписаны электронной цифровой подписью ответственного лица.

Чтобы подготовить всю необходимые документы для участия тендере в срок и быть уверенным в правильности ее оформления, обратитесь к профессионалам. Специалисты «РусТендер» всегда Вам помогут.

Как правильно участвовать в тендерах: виды тендеров, как к ним подготовиться, оформление пакета документов

Тендер (конкурсные торги) — эффективный, а потому широко используемый, метод закупок. Покупатель объявляет конкурс среди поставщиков с описанием желаемых ценовых, технических и прочих характеристик товаров (услуг, работ). С победившим участником подписывается контракт на поставку (во внешнеэкономической деятельности такая форма называется прокьюремент).

Этот способ предложения своих услуг даёт возможность получить нового бизнес-партнёра (конечно же, если Вы выдержите конкуренцию).

Иногда данный путь может быть не только самым коротким, но и единственно возможным для выхода на сотрудничество с новыми иностранными покупателями.

Как правильно участвовать в тендерах

В схеме проведения тендеров есть три основные роли, отражающие связь интересов субъектов сделки.

• Покупатель (заказчик) — предприятие, цель которого — заключить контракт на приобретение товаров/услуг/работ с наиболее выгодными условиями.
• Участник (претендент, оферент) — поставщик, желающий получить заказ на реализацию товаров/услуг/работ
• Организатор — юридическое лицо, функционально подготавливающее и проводящее тендеры. Обычно — сам заказчик или его специализированное подразделение.

Остальные участники (нотариусы, площадки торгов пр.) принимают косвенное участие, выполняя посреднические и обслуживающие функции.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

Виды тендеров

1. По составу претендентов.
   • Открытый: информация о тендерных торгах публикуется открыто (в СМИ), подать заявку на участие может любая фирма. Международные торги и госзакупки проводятся чаще всего именно так.
   • Закрытый: участники приглашаются организатором торгов персонально (4-5 предприятий).
   • Специализированный: накладываются ограничения на претендентов.
2. По конфиденциальности итогов.
   • Гласный: и количество участников торгов, и результат тендера становятся известны.
   • Негласный: компания-победитель получает письмо, извещающее её о победе. Остальные участники остаются в неизвестности, кто участвовал и кто победил в тендере.
3. По принципу оценки предложений.
   • Тендер цены: пожелания Заказчика чётко описаны, победителя определяют по лучшей стоимости, коротким срокам, пакету дополнительных услуг и т.п.
   • Тендер открытых предложений: условия даются Заказчиком только рамочно, оставляя участникам простор проявить креативность решений и творческий подход. Используется для нестандартных проектов, стартапов.
4. По процедуре проведения.
   • В 1 этап: переговоры не проводятся. Как заявка на участие, так и конкретные предложения подаются сразу, в одном пакете документов.
   • В 2 этапа: вариант более затратный по времени. В России довольно редок, в международных же сделках успешно практикуется. Сначала на основании «черновых» пожеланий организатора отбираются несколько претендентов, с которыми затем и ведут переговоры — до определения окончательного победителя.

В каком бы виде Тендера ни принимала участие Ваша компания, есть ряд правил, единых для любых торгов:

1. Принять участие можно только, подав Заявку на участие (с пакетом документов) в оговоренные сроки. После этого срока заявки и изменения в них не принимаются.
2. Подав Заявку, Вы берёте на себя обязательство соблюсти предложенные условия Контракта (в случае победы в торгах).
3. Если конечный срок подачи документации ещё не истёк, заявка может быть отозвана претендентом.
4. Документация готовится и подаётся в тех объёмах и по тем правилам, которые определены Заказчиком.
5. Участвуя в международном тендере, Вам нужно будет готовить пакет документов на официальном языке страны Заказчика (если иное не оговорено условиями).
6. Поданные тендерные заявки недоступны другим участникам торгов (во избежание недобросовестной конкуренции).

С чего начать подготовку к участию в тендере

В подготовке к тендеру можно выделить несколько этапов.

1. Выбрать подходящий тендер.
   Для их поиска существуют специализированные системы с базой торгов (например, ru.dgmarket.com, synapsenet.ru, regionzakaz.ru и др.). Кстати крупные площадки часто позволяют участвовать в тендерах бесплатно.
2. Изучить правила и условия участия.
   Этап требует внимания к себе уже потому, что, не заметив каких-то незначительных, на первый взгляд, условий заключения контракта, Участник тендера может потерять заказ даже после победы в торгах.

Далее следует подготовка и подача документации для участия в тендерных торгах.

После принятия решения об участии в торгах, приступают к основному этапу — подготовке и подаче пакета документов.

Подготовить тендерную документацию.
Заявка (со всей затребованной заказчиком документацией) может предоставляться претендентами двумя способами: в бумажной и в электронной форме.

• Первый способ — привычный и известный давно, когда документы формируются на бумажном носителе, заверяются «живой» подписью уполномоченного лица и печатью предприятия. Пакет документов упаковывается в конверт и опечатывается, вскрываются тендерные.
• Второй способ более современен. Он предполагает, что пакет документов формируется в электронной форме: сканируется, защищается соответствующими шифровальными алгоритмами (в т. ч., электронно-цифровой подписью). Так как большинство торгов сейчас проходи в электронном виде (тем более — на международном уровне), скорее всего Вам придётся использовать именно этот путь.
  Для этого нужно аккредитоваться на Электронной торговой площадке (ЭТП). ЭТП — это сайт, на котором размещена база электронных аукционов. Там же и происходит участие в них. Самых крупных негосударственных площадок на сегодняшний день 5. В первую очередь желательно аккредитоваться на них.
  Для совершения юридически значимых действий на ЭТП будет нужна Электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП — это способ обезопасить документы, существующие в электронном виде. Она имеет ту же юридическую силу, что и подписанный «вживую» документ с печатью. Учитывая то, что в международных отношениях удобнее и надёжнее вести документооборот в электронном виде, получение ЭЦП — немаловажная часть нормальной работы с электронными торгами.

В тендерную документацию обычно входит:

• описание предлагаемых товаров/работ/услуг;
• ценовое предложение;
• юридическая документация компании-претендента (уставные документы, свидетельства и лицензии);
• подтверждение опыта выполнения аналогичных проектов, наличия ресурсов, достаточной квалификации работников;
• другие документы — по требованию Организатора торгов.

Как найти зарубежного партнёра? Оферта — это один способов поиска контрагентов для заключения выгодных сделок для вашей компании.
Читайте о том, как взять машину в лизинг вот тут. Из этой статьи вы узнаете почему многие фирмы предпочитают покупать производственное оборудование, авто и даже недвижимость в лизинг.

Передача права представлять интересы компании в Тендере третьему лицу

Ключевые моменты, которые должны быть учтены в Доверенности:

1. Организатором торгов может устанавливаться чётко определённая форма Доверенности. В таких случаях она включается в тендерную документацию.
2. На различные тендеры составляются отдельные Доверенности с ограниченным сроком действия (максимум — 36 мес.), причём обычно требуется их нотариальное заверение. Причём зарубежный партнёр обязательно оговорит, по нормам какого законодательства должно происходить наделение представителя правами.
3. Право подавать Заявку на участие в конкурсных торгах как таковую.
4. Право получения и подписания нужной для участия в Тендере документации.

Видео о том, почему компании отказываются участвовать в тендерах

Прочие нюансы

1. Выиграть тендер поможет правильно определённый ключевой, наиболее важный для Заказчика параметр предложения. Не обязательно всё решает стоимость — это может быть и скорость исполнения, и инновационность технологий, и дополнительные сервисы.
2. Все связанные с подготовкой и подачей Тендерного предложения расходы несёт Претендент. Они не возмещаются, даже если Вы победите в торгах.
3. При возникновении вопросов, требующих уточнений, рекомендуется направлять письменный запрос Организатору торгов. Обычно, в условиях тендера есть ссылка на его обязательство ответить в течение нескольких дней.

На первых же этапах стоит воспользоваться услугами профессиональной команды, даже оплатив услуги которой Вы, в конечном итоге, всё равно немало сэкономите.

Источник https://tender-rus.ru/vopros-otvet/tender-stati/dokumenty-neobhodimye-dlya-uchastiya-v-tendere

Источник https://vedinform.com/business/contraparty/kak-uchastvovat-v-tendere.html

Источник