Миссия выполнима: 8 советов от успешных людей как планировать свой день

«Человек действия не сидит сложа руки и не ждет, пока чудеса случатся с ним. Он сам случается с чудесами», — Леонардо да Винчи.

Очень успешные люди не склонны надеяться на слепую удачу и быстрый исход дел. Для них достижения никогда не являются результатом случайного стечения обстоятельств. В фундамент успеха закладывают серьезную подготовку, стратегическое обоснование и оптимизацию трудовой деятельности. Благодаря комплексному подходу удается сократить время, затрачиваемое на реализацию планов. Предлагаю вашему вниманию 8 способов, позволяющих успешным людям организовать свой день и повысить продуктивность.

1. Упростить быт

«Простота — суть любого хорошего плана», — Александр Дюма

Барак Обама всегда носит серые или синие костюмы одной и той же фирмы, Марк Цукерберг одевается в серые свитера и джинсы. Стив Джобс неизменно появлялся на публике в синих джинсах и черной водолазке. Вы понимаете, к чему я веду?

Успешные люди максимально упрощают свой гардероб. Они сводят к минимуму усилия, затрачиваемые на выбор и покупку одежды. Я не говорю, чтобы вы безответственно относились к своему внешнему виду, вполне достаточно найти несколько идеальных повседневных комплектов, которые не нужно гладить и стирать после каждого выхода на работу.

Бизнесмены давно усвоили, что лишь немногие жизненные решения на самом деле важны. Они не заморачиваются в чем идти в спортзал, что есть на завтрак и не стоят часами у стеллажей с шампунями в супермаркетах, скрупулезно вычитывая этикетки. Отбросив бытовые мелочи, вы освободите уйму времени на полезные занятия.

2. Ввести ежедневный утренний ритуал

«Каждое утро — это время начать жизнь снова», — Пауло Коэльо

Наличие утренних ритуалов, отточенных до автоматизма, — характерная особенность успешных людей. К числу ежедневных процедур, которые можно возвести в ранг привычки, относятся: медитация, чтение деловой литературы и журналов, физические упражнения, составление приоритетного плана, визуализацию целей и, конечно же, питательный завтрак.

К примеру, мотивационный спикер Тони Роббинс принимает холодный душ, чтобы взбодриться и активизировать деятельность мозга. Также он выполняет специальную дыхательную гимнастику из йоги. Как заявляет оратор, данный комплекс расширяет его сознание и вдохновляет на новые свершения.

Точного объяснения эффективности утренних ритуалов не существует. Некоторые ученые выдвигают теорию, что повторяющиеся действия позволяют преодолеть страх перед неизвестностью нового дня. Но, то, что они работают – факт бесспорный.

3. Готовиться с вечера

«Подготовка – ключ к успеху», — Александр Белл

Бизнесмены не дожидаются утра, чтобы распланировать свой день. Они привыкли опережать события, как минимум на 8 часов. По вечерам успешные люди отключают свои мобильные девайсы, размышляют, читают и составляют перечень задач на будущее.

Стив Джобс записывал в ежедневник малейшие свои действия, заблаговременно делал важные звонки, договаривался о встречах, описывал в нескольких словах новые идеи. На следующее утро он просыпался с четким осознанием оптимальной последовательности действий.

4. Мыслить стратегически

«Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево и 4 из них я потрачу на заточку топора», — Авраам Линкольн.

Одним из основных различий между успешным человеком и среднестатистическим обывателем является навык стратегического мышления. Львиную долю времени бизнесмены и творческие личности проводят за осмыслением идей. Они разбивают большой путь, ведущий к цели, на маленькие шажки, анализируют свои действия и пытаются предугадать, к чему приведет то или иное решение.

Не обязательно вычитывать внушительные тома по тайм-менеджменту, тратьте всего 30 минут в день на поэтапное планирование. Постепенно такой подход войдет в привычку, вы начнете находить верную дорогу на интуитивном уровне.

5. Разработать персональную систему

«Лучшие работники больше других работают и больше других отдыхают», — Томас Хопкинс.

Во времена, когда Билл Гейтс занимал пост председателя правления компании Microsoft, два раза в год он уединялся на так называемую «неделю размышлений». В течение этого периода бизнесмен ограничивал контакты с коллегами, не появлялся на общественных мероприятиях и всячески избегал внимания прессы. Отпуск Гейтс посвящал прочтению статей и книг, написанных на тему Microsoft, мониторил новости, касающиеся инновационных технологий и научных достижений в этой области. Биснесмен отстранялся, дабы взглянуть со стороны на политику компании и обозначить ориентиры на дальнейшее развитие.

Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм. Путь к простоте», ратует за проведение ежеквартальной личностной ревизии для определения наиболее важных целей, рассчитанных на последующие 3 месяца.

Кто-то когда-то сказал, что все, что не было запланировано, не будет сделано. И я полностью согласна с этим мудрым изречением. Успешные люди порой останавливаются, переводят дыхание, пересматривают собственные приоритеты на основании полученного опыта. Выделяйте время для планирования.

6. Осознать собственную значимость

«И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять, что для тебя в данный момент самое главное», — Роберт Хайнлайн

Бизнесмены в большинстве случаев эгоисты. Они осознали собственную значимость и приоритетность своих проектов. Вы когда-нибудь слышали, что кто-то помыкал главой концерна (сейчас я не говорю о его жене)? Успешный человек в редких случаях идет на поводу у других, для него первостепенно донести свое мнение. Здравая доля эгоизма позволяет абстрагироваться от любителей «посидеть на шее».

Яркий пример целеустремленной личности – Дональд Трамп. Благодаря бескомпромиссности и напористости он из младшего сына превратился в обладателя многомиллионного состояния. Его революционные идеи часто поднимали на смех, вспомнить хотя бы решение отказаться от государственного финансирования строительства в пользу получения средств от частных компаний, что для конца 60-х было беспрецедентно. Еще магнат сумел обойти конкурентов и выиграть тендер на восстановление отеля Commodore, попутно отхватив лакомый кусок Манхэттена.

Дональд Трамп никогда не ставил чужие интересы превыше своих. Если бы первым делом он выполнял поручения окружающих, то до конца дней остался на побегушках.

7. Сосредотачиваться на важном

«Большинство из нас тратит слишком много времени на то, что актуально и забывает о том, что действительно важно», — Стивен Р. Кови

• срочные и важные дела;
• важные, но несрочные задачи;
• срочные, но неважные цели;
• несрочные и неважные дела.

Большинство людей делает упор на срочных делах, но это не совсем верный подход. Вместо того чтобы распыляться на актуальные пустяки лучше обратить внимание на важные, но несрочные задачи. Результат не будет мгновенным, но в долгосрочной перспективе такая тактика окажется плодотворнее.

8. Наиболее сложное делать в первую очередь

«Высшим отличием человека является упорство в преодолении самых жестоких препятствий», — Людвиг ван Бетховен.

Многозадачность истощает ваши физические и эмоциональные ресурсы. Хватаясь за одновременное выполнение нескольких проектов, вы рискуете к концу дня не закончить ни одного или наделать множество ошибок. Успешные люди всегда берутся за самые сложные задачи с утра, направляя на решение возникнувших вопросов все силы.

Хаим Сабан, генеральный директор инвестиционной компании Saban Capital Group просыпается в 5.45, выпивает чашечку кофе и сразу же приступает к делу. Он заостряет внимание на актуальных и важных моментах. Бизнесмен построил оптимальный график – 1 час работы и 15 минут отдыха.

Поразмыслите на досуге о стиле жизни успешных людей и практикуемом ими подходе к оптимизации времени. Поверьте, сильные мира сего точно знают, что делают.

Как осуществить планирование рабочего времени?

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности.

В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников.

Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел. Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

1. Личные качества начальника.
2. Действия руководителя.
3. Независимые причины.

Личные качества начальника, которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
2. Систематическая спешка.
3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

1. Отсутствие мотивации у персонала.
2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.
В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

• С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
• С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
• Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
• С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
• К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
• Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
• При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

• Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
• Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
• Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
• Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
• Руководитель не должен быть импульсивным.
• Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
• Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
• Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
• Умейте пользоваться временными промежутками.
• В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
• Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

• К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
• Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
• После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

• 20 % потребителей (продукции) приносят 80 % дохода;
• 80 % потребителей (продукции) дают 20 % дохода;
• 20 % просчетов приводят к 80 % убытка;
• 80 % просчетов приводят к 20 % убытка.

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата.

Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок. Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое.

К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн.

Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным.

На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма.

Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

• Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.
• Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.
• Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.
• Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем. Помните, что все это общие советы.

Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним. Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата.

Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Не секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня.

Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

Существует три типа ошибок в планировании:

• Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
• Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
• Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное.

Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного.

Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

4. Задача чрезмерно сложна.

Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.

Внешние факторы

1. Вы взяли на себя слишком много.

Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.

2. Вы устали или заболели.

Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни.

Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

3. Внимание – перемены!

У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д.

Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

4. Непредсказуемость.

Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?

Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.

Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента.

Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.

3. Вы боитесь бездействия.

Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени.

Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».

И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

5. Вы боитесь неудачи.

Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать.

В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей.

Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.

8. Вы боитесь завершения.

Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

9. Вы – перфекционист.

Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам.

Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Планирование рабочего времени: почему это важно

Распорядок дня играет одну из ключевых ролей в достижении поставленных целей. Это касается как работы в офисе, так и заработка на дому в свободное время.

Во втором случае планирование дня особенно важно, ведь рядом нет начальника, контролирующего процесс выполнения поставленных задач, а значит, есть вероятность расслабиться, откладывать работу на вечное «потом».

В результате это приводит к тому, что работа выполняется в горящие сроки, от чего страдает ее качество, количество, а значит, и конечный доход. Чтобы этого не произошло, нужно иметь жесткий распорядок дня, а также уметь мотивировать себя на работу.

Это два главных правила, которых нужно строго придерживаться, если вы хотите получать стабильный высокий доход.

Что включают в себя принципы планирования рабочего времени

Планирование ежедневного графика работы включает умение эффективно управлять временем и максимально рационально его использовать. На современном языке это звучит тайм-менеджмент.

Но как бы не называли данную процедуру, ее алгоритм довольно прост: нужно создать жесткий график, и работать без каких-либо отклонений во времени.

Также вам следует научиться:

• не отвлекаться на посторонние дела;
• вести ежедневник с записями о выполненных и невыполненных делах;
• соблюдать порядок на рабочем месте (подсознательно человек отвлекается на бардак и посторонние предметы);
• завершив рабочий процесс, сверьтесь с ежедневником. Отметьте выполненные пункты и составьте примерный план на следующий день.

Кто должен планировать рабочий день

Свой день должны планировать абсолютно все: от простого работника до управляющего крупной компанией. Это главный залог успеха и высокой прибыли. Правильно спланировав график, возможно выполнить абсолютно все поставленные задачи.

Также планирование дня обязательно должно стать систематической привычкой людей, зарабатывающих дома:

• Фрилансеры;
• Копирайтеры;
• Менеджеры интернет-магазинов и многие другие.

Методы планирования рабочего времени

Помните, что только так можно получить прибыль в интернете – работая по собственному, но строгому графику. В противном случае вы потратите уйму времени, заработав просто смешные деньги.

Существует несколько популярных методов эффективного планирования рабочего времени:

1. является одним из наиболее популярных методов. Суть заключается в распределении имеющихся задач на 3 группы, в зависимости от их значимости. В первой (группа А) самые важные и срочные задания. На них необходимо выделить 65% времени. Вторая (группа В) – просто важные задания. Их решение можно ненадолго отложить. Им отводится 20% времени. Третья (группа С) – менее важные вопросы, на решение которых отводится 15% дня.
2. также научит вас правильно расставлять приоритеты. Необходимо рассортировать дела на 4 группы.

• Первая – срочные дела. Их решение не может ждать и полминуты.
• Вторая – неотложные, но не настолько важные дела. Их решение можно отложить на небольшой срок или перепоручить коллегам.
• Третья – значимые, но не сложные. С ними можно разбираться после решения сложных заданий.
• Четвертая – второстепенные, объемные и затратные по времени задачи. Но их также обязательно нужно выполнить.

Как планировать рабочий день: главные правила

Планирование распорядка дня необходимо начать с расстановки приоритетов. Определите задания, требующие от вас первоначального внимания. Тщательно продумайте все возможные способы выполнения срочной работы, выберите наиболее эффективные.

Определите сроки выполнения, включая перерывы (да, свободным временем и отдыхом тоже нужно уметь управлять). Вы должны научиться укладываться в установленные временные рамки. В ежедневнике прописывайте график каждого дня. Также обязательно делать записи о планах на месяц и на год. Помните, что вы должны строго контролировать выполнение всех намеченных целей.

Старайтесь также следовать таким несложным правилам:

• Начинайте утро с позитивного настроя. В основном, от этого зависит успешная (или провальная) работа на протяжении целого дня
• Разучитесь «раскачиваться». Часто человеку, чтобы полностью струсить сон и начать работать, нужно как минимум 30-40 минут, даже после душа и чашки бодрящего кофе. Отучитесь от данной привычки, и вы заметите, как сутки становятся длиннее
• Завтракая, уже «прокручивайте» в голове сегодняшний распорядок
• Желательно, чтобы в установленном графике, не было отклонений. Если изменения все-таки возникли, зафиксируйте их в ежедневнике

Помните: правильно спланировав свой день, вы успеете сделать большой объем работы за относительно короткий промежуток времени. Таким образом, у вас останется больше времени на отдых и любимые дела.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Современные успешные управленцы выделяют три основных ошибки при планировании распорядка дня, каждая из которых состоит из определенных факторов:

Технические ошибки

• нет определенных временных рамок. Часто люди планируют решение проблемы «с понедельника»;
• для выполнения задачи выбрано неправильное время. Данный фактор зависит от особенностей человека. Так, если продуктивность труда выше ночью, необходимо все возможные вопросы решать в темное время суток;
• очередная сложная ситуация. Человек обычно испытывает страх и начинает затягивать процесс решения проблемы. Но, вместо этого, нужно собраться с мыслями и действовать, пока не будет достигнут положительный результат;
• человек забывает, что собирался сделать. Такое часто случается с людьми на выходных. Задумав какое-либо дело и отложив его на начало рабочей недели, вы обязательно забудете о нем. Поэтому нужно не лениться и сразу записывать все мысли в блокнот;
• поставленная задача просто не подходит вам. Случается, что человек просто не в состоянии справиться с определенной проблемой.

Внешнее влияние

• слишком большой объем. Люди могут просто не рассчитать свои силы. Поэтому необходимо объективно подходить к выполнению какой-либо задачи;
• болезнь. Даже если вы грамотно продумали план своих действий, болезнь может внести крайне негативные изменения в график. Но, к сожалению, предугадать это практически невозможно;
• безответственные коллеги. В любой большой компании результат работы тем или иным образом зависит не только от вас, но и от коллег. Но бывают ситуации, когда сотрудники организации не выполняют возложенных на них обязательств, и в итоге страдает общее дело.

Психологические факторы

• вы не определились со своими целями в жизни. Подобное состояние заставит вас «метаться» от решения одной задачи к другой. Вы не будете видеть конкретики впереди, и это будет сильно тормозить ваши действия;
• вам нравится работать на пределе своих возможностей. Вы затягиваете решение основных проблем, и только потом начинаете усердно работать и решать их. Все нужно делать вовремя;
• вы боитесь потерпеть неудачи. Это останавливает многих талантливых людей. Если вы столкнулись с данным психологическим явлением, необходимо рассматривать неудачу или поражение как дополнительную возможность начать что-то новое.

Итак, правильно распланировав время и избегая указанных ошибок, вы сможете сделать свой день долгим и продуктивным. Это поможет вам добиться высоких результатов и всех поставленных целей.

Источник https://miridei.com/sucess-ideas/success-secrets/missiya_vypolnima_8_sovetov_ot_uspeshnyh_lyudej_kak_planirovat_svoj_den/

Источник https://upravlenie1.ru/prochee/planirovanie-rabochego-vremeni.html

Источник