Проведение и организация тендеров: как это происходит

Тендер – это конкурс, который помогает заказчику выбрать наиболее предпочтительное для него предложение среди множества вариантов, предложенных от представителей разных компаний. Проведение тендеров осуществляется на основе конкурентного соревнования, победитель которого подписывает с заказчиком контракт.

Тендеры являются основным способом государственных закупок, предоставления услуг или подрядных работ. При этом заранее оговариваются сроки, сумма и другие подробности. Эти нюансы должны быть учтены участником, так как заказчики зачастую выбирают именно те предложения, которые полностью соответствуют их требованиям.

Не только государство, но и частники

Конкурсы проводятся не только по инициативе государственных представителей: они так же распространены среди частных компаний. Так, в настоящее время для участия в подобных торгах, компании (потенциальному участнику) необходимо внести определенную сумму, которая является гарантией серьезных намерений претендента. Так что возможности принимать участие в тендере у некоторых просто нет. Это фирмы, занимающиеся малым и средним бизнесом.

В чем преимущества тендеров?

Существуют определенные виды организации торгов, которые имеют свои плюсы и минусы. Но если рассматривать их с общей точки зрения, можно выделить следующие преимущества:

1. Эффективность. Торги позволяют компании-заказчику рассмотреть множество предложений, выбрав наилучшее, наиболее эффективное из них.
2. Для любой компании-участника – это шанс повысить не только свою финансовую успешность, но и репутацию.
3. Тендерные торги – это очень удобно и экономично, ведь претендентов всегда много.

Классификация способов организации торгов в России

Уже более 50 лет США активно применяют разработанную в прошлом веке ими же тендерную систему. За это время успели появиться ее множественные вариации, некоторые из которых используются в России. Сам же американский термин «тендер» в РФ практически не используется – его успешно заменяют более привычным и устоявшимся словом «конкурс».

Открытые и закрытые

Классификация тендеров зачастую осуществляется по степени доступности для претендентов. Встречаются как закрытые и открытые, так и ограниченные тендеры. В России в настоящее время достаточно большую популярность получили закрытые конкурсы, которые, однако, считаются менее эффективными. Решение провести тендер закрытого типа, как считают эксперты, – это дань советским традициям. В то время как тендеры открытые в России встречаются значительно реже, несмотря на то, что они имеют больше преимуществ. Основное из них – участие большего количества потенциальных поставщиков. В этом случае торги выполняют свои главные функции – открытость и доступность.

С предварительным отбором кандидатов и без него

Классификация также может быть основана на отборе участников, проведенном перед началом мероприятия. Даже в тех случаях, когда конкурс открытый или ограниченный, заказчик может отсеять кандидатов, заявки которых, наименее соответствуют выдвинутым требованиям. Эта процедура актуальна потому, что многие компании, даже будучи наименее подходящими для участия в том или другом конкурсе, все равно подают заявку. А ведь огромное количество участников лишь притормаживает процесс выбора лучшего предложения, в то время как одной из функций конкурса является быстрота.

Два этапа или один

Проведение торгов в один этап не предусматривает изменений или переговоров по ходу конкурса, поэтому во многих случаях он неприемлем. А вот проведение двухэтапного тендера является достаточно эффективным методом, который отличается гибкостью со стороны заказчика. Двухэтапный конкурс, состоящий из нескольких ступеней, дает возможность урегулировать все вопросы, проведя на первом этапе переговоры. Но, несмотря на несомненные преимущества, двухэтапные торги не жалуют не только в РФ, но и за границей из-за слишком затяжного процесса проведения. Лишь в случае, когда заказ достаточно серьезен, проводится двухэтапный аукцион.

Что проведение тендера включает в себя?

Торги имеют определенные этапы организации:

1. Определение предмета торгов.
2. Разработка программы проведения, определение формы торгов (закрытые, ограниченные, открытые).
3. Разработка критериев документации, необходимой для участия в конкурсе.
4. Выбор участников торгов. Данный пункт изменяется в зависимости от вида конкурса: если организатор принял решение провести открытый конкурс, он рассылает приглашения (согласно постановлению об условиях и правилах тендеров при открытых торгах, сообщение обязательно появляется на сайте компании, а также может быть размещено в прессе, разослано по электронной почте). Когда же принято решение провести закрытый конкурс, потенциальным участникам рассылаются приглашения.
5. Отбор кандидатов.
6. Прием предложений от избранных участников торгов.
7. Оценка предложений и выбор одного из них, наиболее выгодного, заказчиком.
8. Подписание соглашения с победителем.

Если заказчик проводит торги самостоятельно, не обращаясь к услугам специализированных компаний, то первое, что он должен сделать, – это организовать команду, которая будет заниматься проведением мероприятия. Основная функция этой группы – составить положение о тендере и правила его проведения. Руководитель должен ознакомиться с этими документами и утвердить их. Также назначается состав тендерной комиссии.

Тендерная комиссия: функции и обязанности

Главная задача тендерной комиссии – ведение торгов. Тендерная комиссия должна подготовить сообщение о проведении мероприятия (его еще называют брифом), разослать его определенным лицам или разместить в СМИ (когда планируется проведение открытого типа конкурса). В сообщении содержится полная информация о требованиях, которые предъявляет своим исполнителям заказчик: требования к предложениям, критерии оценки этих предложений, принципы отбора победителя и т.д.

Данная комиссия также регистрирует участников, которые прошли предварительный квалификационный отбор (такой отбор осуществляется, если имеет место проведение открытых тендеров). Отбор позволяет заказчику, который знакомится с заявками потенциальных участников, выбрать наиболее подходящих под его требования претендентов. Процедура необходима в первую очередь потому, что если заявок поступило достаточно много (в среднем больше 10), то расходы времени и сил увеличиваются, что не выгодно заказчику.

К тому же, очень важен уровень квалификации претендента. Так, если квалифицированность поставщика низкая, он, даже сделав формально лучшее предложение, не в состоянии выполнить все свои обязательства по договору на должном уровне. Для потенциальных кандидатов предварительный квалификационный отбор также является плюсом – им не придется тратить финансовые средства и силы для участия в тендере. Однако, стоит учесть, что поставщики обычно крайне недовольны тем, что не прошли данный отбор, потому заказчику нужно найти весомые аргументы.

C момента регистрации участников компания-участник официально становится конкурентом других участвующих в конкурсе компаний. Порой компании-участники подают заявку, сообщая всю необходимую информацию о себе, подтверждают свое согласие с правилами тендера и дают соглашение о неразглашении полученной информации от организатора. Также компания обязуется подписать договор с заказчиком, если выиграет конкурс.

Члены тендерной комиссии регистрируют полученные от участников предложения и решают, в какой очередности будут представлены работы на презентации.

Тендерная комиссия оценивает предложения потенциальных победителей в течение нескольких рабочих дней после того, как был завершен прием предложений или после проведения всех презентаций. Зачастую, все предложения, которые поступили на конкурс, остаются известными лишь их создателям. Не разглашаются и оценки, полученные в ходе проверки предложений. Победителем становится участник, который предоставил максимально выгодное предложение, соответствующее всем требованиям брифа.

Участники, чьи предложения были рассмотрены (если хотя бы одно предложение не было рассмотрено, тендер считается несостоявшимся), но не были приняты, получают свои предложения обратно – они и дальше остаются их собственностью.

Проведение открытого тендера государственного типа

Так как чаще всего тендеры проводятся по инициативе государственных предприятий, а не частных предпринимателей, целесообразно более подробно рассмотреть проведение открытого государственного тендера.

Участники обычно находят сообщение о проведении открытого тендера в СМИ, на специальных сайтах и т.д. Организовывает конкурс или сам заказчик, или группа его сотрудников, которых он назначает ответственными за организацию и проведение.

Первое, что делает заказчик, – это составляет и распространяет тендерную документацию, в которой содержится вся информация, нужная для участия. Такая документация абсолютно бесплатна. Когда срок приема заявок от потенциальных кандидатов истекает, созывается тендерная комиссия, вскрывающая пакеты с заявками. Затем оглашается список участников тендера. Иногда для того, чтобы проверить заявки на соответствие всем требованиям, приглашаются эксперты.

На основе голосования определяют победителя, с которым заключается государственный контракт.

Проведение закрытого государственного тендера

Закрытые тендеры проводят для того, чтобы сделать закупки специального характера или небольшого объема. В этом случае заказчик сам выбирает поставщиков, которые примут участие. Обычно эти аукционы согласовываются с органами государственной власти.

Заказчик рассылает приглашения на участие выбранным лицам. Претенденты, в свою очередь, должны запросить конкурсную документацию и подготовить ее согласно требованиям заказчика вместе с заявкой на участие. Также, он может изменить условия тендерной документации, но в этом случае он обязан уведомить об изменениях участников конкурса. Если у них возникли вопросы, заказчик обязан на них ответить.

Заказчик регистрирует заявки, присланные приглашенными, и поставщики получают подписи о регистрации заявок. Далее в присутствии подрядчиков каждую заявку проверяют на соответствие их требованиям, после чего путем оценки предложений выбирают наиболее выгодное. С этим участником и подписывается контракт.

Кто проводит тендеры?

Торги может организовывать заказчик и самостоятельно. Однако, если тендер проводит частная компания, лучше всего обратиться в специализированные фирмы, которые берут все хлопоты по проведению тендера на себя, при этом освобождая заказчика от массы забот. Такие компании обычно проводят все вышеописанные виды торгов.

Компании-организаторы должны проделать следующую работу:

1. Организовать тендерную процедуру.
2. Проконсультировать заказчика касательно тендерных процедур.
3. Разработать тендерную документацию.
4. Оценить предложения.
5. Организовать закупки.
6. Составить юридические заключения и провести анализ конкурсной документации.
7. Заключить договор о закупке.
8. Обеспечить сопровождение закупок юридически.

Таким образом, доверить организацию и проведение торгов лучше специалистам, если вы в этом деле новичок. А вот более опытным заказчикам можно обойтись и собственными силами.

Тендер — что это такое, виды тендеров

Большинство людей, говоря о тендерах, имеют в виду аукционы по Федеральному закону 44-ФЗ. В лучшем случае они понимают, что, кроме аукционов по 44-ФЗ, есть ещё котировки и конкурсы, а также корпоративные закупки по 223-ФЗ – таковы стандартные представления человека, более или менее знакомого с ситуацией.

На самом деле эта область шире, чем вот эти несколько перечисленных отраслей, которые объединяются словом «тендеры».

Малые закупки

Кроме стандартных аукционов по 44-ФЗ, куда идут многие, а потом жалуются на демпинг и большую конкуренцию, есть и ещё такое направление тендерного бизнеса, как малые закупки. Суммы там маленькие, соответственно, и чеки не очень большие. Это отдельная категория тендеров, в ЕИС вы её не найдёте. Ещё одна её особенность — далеко не все программы, которые работают по поиску тендеров, работают с этими малыми закупками. Поэтому на текущий момент конкуренция там не очень велика.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

Особенно это направление может быть интересно тем, кто вполне нормально относится и к маленьким чекам, и к большому количеству закупок. В крупных организация, которые работают с «большими» тендерами, есть специально назначенный сотрудник, который работает с малыми закупками. Есть и начинающие предприниматели, которые целенаправленно пошли именно в малые закупки, потому что там чеки меньше, зато оборачиваемость быстрее, а также немного проще с точки зрения подачи заявок.

Работа с поставщиками

Некоторые компании, которые планировали сами участвовать в тендерах, позже пришли к решению работать с теми, кто уже выиграл тендер как субподрядчик. Это тоже перспективный вариант.

Работу с базами поставщиков можно организовать по-разному: отслеживать нужные закупки и обращаться напрямую к организациям-победителям, либо методом холодного обзвона.

Победитель не всегда может самостоятельно выполнить все работы по контракту. Например, при работах требуется сложное оборудование или квалифицированные специалисты, которых нет у победителя или их количество недостаточно. В этом случае привлечение субподрядчиков (или как их ласково называют «субчики») поможет генподрядчику исполнить контракт в срок, без штрафов и неустоек.

Субподряд поможет малому бизнесу узнать кухню госзаказа и в некоторых случаях зарекомендовать себя перед крупным заказчиком. Либо целью субподряда является заключение субдоговора с подрядчиками, которые готовы выполнить часть работы по более низкой цене, чем цена контракта.

Закрытые закупки

Следующий по сложности вариант — это закрытые закупки.

Это доступная многим область, хотя у неё есть своя специфика — необходимо пройти предварительный отбор. Но там и конкуренция ниже, чем на более популярных торгах, потому что порог вхождения в торги выше.

Рекомендуется посмотреть для примера площадку АСТ ГОЗ: зайти и узнать, как проходит регистрация. Сами тендеры на закрытой площадке проходят так же, как и на открытой. Все законы работают так же, как и в открытых процедурах. Важная деталь в этом деле — следует разобраться с казначейством, с нюансами вывода финансов.

Однако, дополнительные сложности — не повод бездействовать. Если вы понимаете, что закрытые закупки вам интересны, туда можно и нужно идти.

Международные тендеры

Ещё один особый вид тендеров — международные тендеры. Они требуют определённой подготовки и наличия определённых ресурсов, как финансовых, так и производственных. Но это тоже возможное направление поиска, если вы давно на рынке и понимаете свою силу.

Международные тендеры — широко распространённый в мировой практике метод размещения крупных заказов на товары и услуги. Чаще всего размещаются заказы на крупные поставки машин и оборудования, в том числе комплексного, выполнение научно-исследовательских, изыскательских и проектно-конструкторских работ.

Следует иметь в виду, что законодательства ряда стран предусматривают предоставление определённых льгот и преференций для местных поставщиков и подрядчиков. Но в соответствии с правилами Всемирного банка преференции отечественным поставщикам (подрядчикам) не могут превышать 15% предполагаемой цены контракта на поставку товаров и 7,5% на производство работ. Однако, прежде чем участвовать в тендерах чужой страны, советуем ознакомиться с национальным законодательством или подзаконными актами.

По мнению экспертов, данный вид тендеров – самый трудный, но на самом деле степень трудности – вещь индивидуальная. Кому-то, например, малые закупки покажутся проще электронных аукционов, хотя последние более широко распространены.

Прочие возможности

Ещё одна доступная альтернатива – это 223-ФЗ, о котором многие думают, что он сложнее 44-ФЗ. Но там конкуренция значительно меньше, чем на торгах по популярному 44-ФЗ. Поэтому настоятельно рекомендуем освоить и его.

Есть также коммерческие тендеры. Организаций, которые работают с коммерческими торгами, не так много. И, как правило, это те фирмы, которые начинают работать не с нуля. У коммерческих торгов есть свои риски и свои особенности, но это ещё одна возможность, на которую стоит обратить внимание.

Как видите, если аукционы по 44-ФЗ отпугнули вас высокой конкуренцией, не стоит отчаиваться, можно пойти дальше, изучать малые закупки, 223-ФЗ и коммерческие торги, пробовать работать с базами поставщиков.

Учитесь новому!

Итак, если вы столкнулись с демпингом, идите в какое-то другое место. Рынок развивается, конкуренция растёт — это нормально для любой отрасли. Так развивались и Яндекс.Директ, и таргетированная реклама, и интернет-магазины: сначала не было ничего, потом кто-то нашёл перспективную идею и снял сливки. Не секрет, что развитие всех рынков идёт таким путём. Так в своё время было с малыми закупками. Сейчас на начальном этапе находятся закрытые закупки, использование баз поставщиков и международные тендеры.

Смотрите туда, куда не смотрят другие. Ведь если идти той же дорогой, что и основная масса конкурентов, вы эту массу на ней и встретите, и в результате пострадаете от демпинга. Однако, хоть какая-то конкуренция всё равно существует если не во всех отраслях, то в очень многих. Поэтому искать «золотые» ниши, где совсем нет конкуренции и большая маржинальность — это тоже тупиковый путь.

Источник https://otendere.com/organizaciya/provedenie-tenderov/provedenie-i-organizaciya-tenderov.html

Источник https://zakupki-kontur.ru/news/tender-chto-takoe/

Источник