Как организовать тендерный процесс в компании: от подготовки до результата

Заказчиками в тендерах могут выступать не только крупные госорганизации, но также средний и мелкий бизнес. Что надо знать предпринимателям о выборе поставщиков?

Финансовый контроллинг – важный элемент финансовой системы любого бизнеса вне зависимости от размера. Если вы занимаетесь планированием, анализом, учетом и контролем, то вы уже занимаетесь финансовым контроллингом, даже если в вашей компании нет должности финансового контролера.

В самом широком смысле финансовый контроллинг – это процесс, который делает бизнес эффективным через:

• Формирование бюджетов как точки отсчета, выражения планов, воли и амбиций собственника бизнеса.
• Проверку финансовых операций компании на соответствие интересам собственника.
• Составление регулярной отчетности для чек-апа состояния компании.
• Анализ результатов деятельности и эффективности операций.

Одна из основных задач финансового контроллинга – снижение рисков и профилактика кризисных ситуаций в бизнесе. Для этого существует несколько инструментов: формирование регламентов, установление лимитов и нормативов, порядок принятия решений по ключевым вопросам на разных уровнях управления. Особое место в сфере финансового контроллинга занимают тендерные процедуры.

Что такое тендеры и зачем они нужны

Ошибочно полагать, что тендеры, как инструмент отбора поставщиков и подрядчиков, используют только большие компании или государственные структуры, когда проводят закупки на крупные суммы. Малый и средний бизнес уже берет на вооружение эту основанную на рыночных принципах состязательности, справедливости и эффективности конкурентную форму отбора предложений на оплачиваемую поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям и в оговоренные сроки.

Что могут закупать через тендерные процедуры компании малого и среднего бизнеса? Все, что требуется для обеспечения деятельности и нуждается в оптимизации с точки зрения соотношения цены, качества, условий поставки и сервиса:

• Основные средства: оборудование, техника, автомобили и так далее.
• Товары для собственного потребления или перепродажи, сырье и материалы для производственных нужд.
• Различные услуги: ремонт и строительство, логистика и транспорт, консалтинг и аудит, страхование и так далее.

Тендерные процедуры позволяют снизить себестоимость и увеличить прибыль за счет нескольких факторов или их сочетания:

• Сокращение закупочных цен.
• Минимизация рисков взаимоотношений с поставщиками или подрядчиками.
• Выбор контрагентов с оптимальными условиями поставки и оплаты товаров / услуг.
• Обеспечение поставки товаров и услуг оптимального качества и с требуемым уровнем сервиса.

Как это работает

Компания-заказчик объявляет тендер и приглашает поставщиков или подрядчиков принять в нем участие. Можно использовать различные виды тендеров: запрос котировок, аукцион, конкурс. В зависимости от выбранного заказчиком формата участники в назначенное время предлагают свои цены и условия.

В случае запроса котировок участник может подать заявку только один раз, при этом не располагая информацией о том, какие условия предложили конкуренты. Выигрывает, как правило, тот, кто предложил самую выгодную цену для заказчика.

В случае аукциона торги проводятся на электронных площадках в специальных аукционных «комнатах», где участники в определенный день и час подают свои ценовые предложения. При этом участники видят предложения своих конкурентов и могут снижать первоначально предложенную цену до уровня, который позволит им получить целевую выгоду.

В случае конкурса или запроса предложений заявки подаются один раз в отсутствие информации об условиях конкурентов. В отличие от запроса котировок цена при этой форме тендера не всегда является решающим критерием отбора победителя. Привлекательность предложения оценивается по совокупности разных факторов: наличие лицензий или других разрешительных документов у поставщика или подрядчика, качественные характеристики поставляемого товара, опыт исполнения подобных контрактов ранее и так далее.

Тендеры могут быть открытыми и закрытыми. Открытые тендеры проводятся для неограниченного количества участников, информация о них публикуется в общедоступных источниках, для их проведения, как правило, используются открытые электронные торговые площадки, которых в России насчитывается уже более 400. Закрытые тендеры проводятся с ограниченным количеством участников, которых отбирает сама компания-заказчик по установленным внутренним критериям.

Что учесть при подготовке тендера

Прежде чем объявлять тендер, необходимо разработать внутренние правила и регламенты как минимум в трех направлениях:

• Подготовка тендера.
• Порядок проведения.
• Критерии отбора победителя.

Тендер, как и любой бизнес-процесс, имеет свою стоимость, поэтому важно определить минимальную цену закупки, при которой целесообразно прибегать именно к такой форме отбора поставщиков в зависимости от масштаба компании. При этом на разные категории закупок может устанавливаться различный лимит. Например, на транспортные услуги от 500 тыс. рублей в год, а на поставку сырья для основного производства от 500 тыс. рублей ежемесячно. Стоит учесть, что чем ниже лимит и меньше объем поставки, тем больше предстоит работы, но тем эффективнее контроль; а чем больше лимит и больше объем, тем больше потенциальная выгода.

В рамках подготовки тендера компания-заказчик формирует подробное техническое задание, указывая требуемые основные и дополнительные параметры, по которым будет проводиться отбор поставщика: ассортимент, качество, количество, сроки, требования к исполнителю контракте и так далее. Эти данные, в зависимости от выбранного формата тендера, доводятся до потенциальных участников, которые на их основе подготовят необходимую документацию и свои коммерческие предложения.

Перед проведением тендера формируется Тендерный комитет, в который, как правило, входят: руководитель компании, финансовый директор (финансовый менеджер), руководитель или менеджер отдела закупок или снабжения, юрист. Основная задача Тендерного комитета – тщательный анализ поступивших предложений и отбор поставщика, который готов предоставить максимально выгодные условия поставки товаров или услуг.

Финансовая служба компании-заказчика в лице финансового директора или менеджера принимает активное участие на всех этапах организации и проведении тендеров:

• Разрабатывает регламенты проведения тендерных процедур.
• Проверяет, что выносимые на тендер закупки соответствуют по объемам и сумме тем, что предусмотрены в бюджете. .
• Проводит предварительную проверку договора с победителем тендера на предмет соответствия бюджету, техническому заданию и порядку отбора победителя.

Как оценивать результаты тендера

Отбор победителя тендера осуществляется по различным критериям, сочетание которых компания-заказчик определяет самостоятельно в зависимости от целей и особенностей своей деятельности. Целесообразно использовать метод ранжирования и балльную оценку. Каждому критерию в зависимости от его важности присваивается вес в долях от единицы, при этом сумма весов всех критериев должна составить 1. Для каждого критерия описывается механизм оценки в баллах по пяти- или десятибалльной шкале. Присвоенные баллы умножаются на вес критерия, выводится комплексная итоговая оценка по каждому участнику тендера. Победителем становится обладатель максимального результата.

К самым распространенным критериям относятся:

1. Цена. Часто именно она бывает решающим фактором, но необходимо учитывать сопоставимость предложений участников и сопутствующие расходы: например, если речь идет о закупке оборудования или товаров, то потенциальные поставщики должны указывать цену без учета стоимости доставки, а доставку указывать отдельно.
2. Качество. Этот критерий подразумевает как объективные, например, сертификаты соответствия, документы о технических испытаниях, гарантия; так и субъективные характеристики, например, профессиональное суждение эксперта.
3. Сроки поставки. Иногда слишком долгая доставка полностью перечеркивает выгоду от минимальной цены товара, и может обернуться катастрофой, нарушением обязательств перед собственными заказчиками и покупателями, срывами сроков по уже заключенным контрактам, поэтому показателю сроков поставки надо уделять особое внимание.
4. Условия оплаты. Самые выгодные условия оплаты для компании-заказчика – платеж после поставки с максимальной отсрочкой. Самые невыгодные – предоплата. Условия расчетов должны быть выгодными как для заказчика, так и для поставщика, поэтому этому пункту следует уделять особое внимание.
5. Деловая репутация контрагента. Данный критерий по большей части относится к субъективным, но может быть подтвержден как данными из открытых источников (например, информация на ресурсах ФНС и ФССП о наличии просроченной задолженности, судебных исках, наложенных арестах как в отношении потенциального поставщика, так и в отношении его руководителя и собственников), так и рекомендации, отзывы контрагентов, опыт исполнения подобных контрактов.
6. Возможность поставки требуемого объема или внеплановых поставок. Этот критерий особенно актуален, если у компании-заказчика есть выраженные сезонные всплески или планируется рост объемов производства или продаж. Есть ли у потенциального поставщика возможность решить эту задачу, располагает ли он необходимыми для этого ресурсами, складскими помещениями, транспортом и так далее.
7. Финансовое положение контрагента. Проверка по этому критерию необходима для минимизации юридических и финансовых рисков, поэтому необходимо ознакомиться как с бухгалтерской и финансовой отчетностью потенциального поставщика, так и с учредительными и уставными документами.
8. Наличие сервисной поддержки. Если оборудование или транспортные средства требуют сервисного обслуживания, то срок или условия такого обслуживания могут быть важными при принятии итогового решения.
9. Наличие сотрудников нужной квалификации. Этот критерий может быть особенно важен при закупке сложных услуг – консалтинг, аудит, реклама, проектирование, ремонт. Имеет смысл заранее ознакомиться с резюме сотрудников, которые будут работать с проектом заказчика.
10. Готовность заключить типовой договор. Иногда согласование условий договора затягивается надолго, поэтому готовность потенциального поставщика заключить типовой договор, форма которого прилагается к конкурсной документации, может быть важной. При этом имеет смысл предусмотреть в договоре штрафные санкции за срыв поставок или нарушение сроков, а также за несвоевременное предоставление документов.

Таким образом, использование тендерных процедур позволяет компании-заказчику закупить необходимые ресурсы (товары, услуги) на максимально выгодных для бизнеса условиях. И если вы еще не проводили тендеры, то имеет смысл начать с закрытого конкурса: разработать первые регламенты, составить техническое задание, собрать заявки от участников, выбрать победителя и обязательно оценить результаты с точки зрения соотношения затрат и полученной выгоды, чтобы скорректировать подход в будущем.

Также читайте:

1. Авторизоваться или зарегистрироваться на сайте

Статья очень хорошая, исчерпывающая.

Цитата: «Тендерные процедуры позволяют снизить себестоимость и увеличить прибыль за счет нескольких факторов или их сочетания:»

Снижение планируемых затрат не повышает прибыль по определению. Прибыль понятие условное, зависящее от учётной политики. Прибыль может быть показана максимальная, а может быть сведена к нулю по разным резонам. Так, например, прибыль искусственно минимизируют для оптимизации налогообложения. Пи необходимости можно искусственно увеличить прибыль сокращая затратную часть.

Тендерные процедуры лишь инструмент позволяющий снизить планируемые расходы или, если нет задачи экономии, повысить эффективность закупок. Тендер не может рассматриваться отдельно от закупочной операции, которая состоит из трёх обязательных этапов: исследование свойств предмета закупки, собственно тендера или процедуры отбора Поставщика и контроля исполнения. Выпадение из поля зрения одного из этапов приведёт к неэффективным закупкам.

Цитата: «Компания-заказчик объявляет тендер и приглашает поставщиков или подрядчиков принять в нем участие.»

Стоп, стоп, стоп, Наталья. а что Вам уже известны характеристики предмета закупки? А разве не важно показать кто и как определяет критерии? Сразу тендер? Ну тогда с уверенностью я могу сказать, что тендер будет неэффективен.

Цитата: «В случае запроса котировок участник может подать заявку только один раз, при этом не располагая информацией о том, какие условия предложили конкуренты.»

Таким способом можно можно покупать товары качество которых определяется маркой, ГОСТ-ом, техническим регламентом. Любой сложный предмет закупки или не обладающий определёнными свойствами эффективно закупать не получится.

Цитата: «В случае аукциона торги проводятся на электронных площадках в специальных аукционных «комнатах», где участники в определенный день и час подают свои ценовые предложения.»

Аукционы могут и должны проводиться очно, с использованием современных средств связи. Чтобы эффективно снизить стоимость закупки, необходима обратная связь с Поставщиками, их пояснения и предложения. Иначе Заказчик потеряет деньги на неоптимальном результате. Более того, общение с Поставщиками позволяет откорректировать свойства предмета закупки в интересах Заказчика. Выявление более оптимальных свойств показанных специалистами Поставщиков гораздо более высокого уровня чем есть у Заказчика по определению, может привести к необходимости переторжки. И этим можно и нужно пользоваться.

Цитата: «Тендер, как и любой бизнес-процесс, имеет свою стоимость, поэтому важно определить минимальную цену закупки, при которой целесообразно прибегать именно к такой форме отбора поставщиков в зависимости от масштаба компании. При этом на разные категории закупок может устанавливаться различный лимит.»

Форма процедуры отбора не зависит от масштаба предприятия. Пусть даже это будет физическое лицо в единственном лице. Вы приводите логику закупки карандашей для бухгалтерии. Но понятие закупки Вы расширяете до услуг и работ. Тогда Ваша логика не работает. Например, я решил построить коттедж. Вот я такой маленький ни разу не предприятие, но мне нужен, просто необходим, например, аукцион на понижение. В то же время совершенно ничего такого не надо, если Вы закупаете сырьё на основное производство с качеством соответствующим марке. Покупайте хоть на миллиард. Простой сбор котировок с весьма ограниченного круга поставщиков не будет дорого стоить.

Нет, форма отбора Поставщика зависит прежде всего от сложности свойств самого предмета закупки и от сложности решаемой при этом производственной задачи. Открою страшную тайну — закупки бывают простыми и сложными. Но по ФЗ 44 мы понимаем закупки в широком смысле, а процесс как если бы покупали карандаши определённой твёрдости. И не важно, что карандаш и модернизация технологической линии, суть разные по сложности закупки. А нам удобна логика простой закупки. Вот мы её везде и предполагаем, включая выделенную цитату.

Цитата: «В рамках подготовки тендера компания-заказчик формирует подробное техническое задание, указывая требуемые основные и дополнительные параметры, по которым будет проводиться отбор поставщика: ассортимент, качество, количество, сроки, требования к исполнителю контракте и так далее.»

Обращаю внимание всех, опять мы имеем ввиду только простой предмет закупки. А где процесс для работ и услуг? Да даже если и простой предмет поставки, Поставщик всегда более профессионален, чем Заказчик по предмету поставки. Может его спросить?

В начале статьи мелькал такой термин, как «контроллинг». И вот здесь не лишне было бы вспомнить такой неотъемлемый его элемент как «лоцман» который выпоняет функцию поставщика информации для процесса закупок для оптимизации затрат. К сожалению его функционал в существующей литературе раскрыт крайне недостаточно. Его функции ущербны, ну хоть так.

Цитата: «Перед проведением тендера формируется Тендерный комитет, в который, как правило, входят: руководитель компании, финансовый директор (финансовый менеджер), руководитель или менеджер отдела закупок или снабжения, юрист.»

Оп, стоп. Мы как бы не замечаем, что закупка не просто затрата. Предмет закупки нужен не финансовому директору, не юристу, и не менеджеру отдела закупок. На предприятии есть конкретный потребитель. Например, если это материал, сырьё, комплектующие на «конвейер», то это начальник производства или участка. Это внутренний заказчик. Он должен разбираться что ему нужно больше прочих. И он не в составе тендерного комитета или комиссии?

Очень по нашему. Мы привыкли мыслить категориями — как бы чего не вышло. отсюда и однобокий учёт рисков — юридических, финансовых. Но производственные риски не учтены. К закупке не подпускаем лицо представляющее внутреннего заказчика. Такая практика повсеместна. Нужно менять отношение к закупкам на более конструктивное. Привлечение к тендерам руководителя предприятия вообще недопустимо. Но это отдельная тема.

Цитата: «К самым распространенным критериям относятся:»

И далее 10 очень правильных критериев. Но так как мы исключили из поля зрения первый и самый важный этап, все перечисленные критерии окажутся бесполезны. Давайте опять на примере. Первый этап закупочной операции — определение свойств предмета закупки. Если мы не спрашиваем внутреннего потребителя о свойствах нужного ему предмета закупки, если мы не используем лоцмана, как принято в контроллинге, если мы не спрашиваем у поставщиков почему они лучшие, то с большой долей вероятности мы купим не совсем то что нужно.

приведу один очень интересный пример. В своё время, когда мы заглядывали в рот западным специалистам группа ГАЗ повелась на аналитику от Джи Эм и закупились на производство клона Шевроле — Волгу-Сайбер. Устаревшая машина не могла стать популярной. И разговоры о долгом разворачивании производства лишь оправдание провально проведённой сложной закупки, где не спрашивали своих внутренних потребителей, своих консультантов, где были проигнорированы тенденции развития рынка. Дахоть как экономьте на ненужном продукте. Ненужная закупка — чистый убыток.

Тендерный процесс начинается с обоснования закупки написания техзадания. Не обоснованная покупка или нетправильно написанное техническое задание может сделать бессмысленным закупку.
Исходя из статьи кто то посторонний пишет ТЗ и подразумевается что этот кто то не накосячит. Без методической помощи точно накосячат в описании, не учтут важных моментов и в последствии все это будет тайно исправляться за счет средств предприятия.
Помимо самой процедуры отбора заявок, необходимо проверять соответствие результатов. В залоге который описан в статье: дайте нам ТЗ, мы отбирем кандидатов, а результаты и достигнута ли цель закупки нас не интересуют. Точно будут проблемы у предприятия.
Еще один важный момент, ТЗ можно прописать не особенно внятно что дает возможность подписывающему АКТы выполненых работ манипулировать подрядчиком или заказчиком тендера и получать коррупционную ренту. Ломая бизнес заказчика или подрядчика.

Алексей, в точку. Любой поставщик работ и услуг закладывает примерно 10% на административную ренту — ту сумму, которую Постащик готов отдать ключевому менеджеру по закупкам. Такова действительность. Не люблю определение коррупция, так как оно довольно политизировано. Административная рента, более нейтральное понятие. Не всегда коррупция имеет негативную окраску. Иногда вполне оправданно заплатить ренту и получить конструктивную поддержку.

Алексей, в точку. Любой поставщик работ и услуг закладывает примерно 10% на административную ренту — ту сумму, которую Постащик готов отдать ключевому менеджеру по закупкам. Такова действительность. Не люблю определение коррупция, так как оно довольно политизировано. Административная рента, более нейтральное понятие. Не всегда коррупция имеет негативную окраску. Иногда вполне оправданно заплатить ренту и получить конструктивную поддержку.

Я имел и положительный и отрицательный опыт. В одном случае нашей компании действительно помогали, в другом с нас тянули деньги и ломали бизнес мешая работать.

Полностью согласен. Вообще хз, что там генеральный забыл — товарищ, мы тут работаем по утвержденному тобой же регламенту, так и так всё в отчёте получишь — не для красоты мы же его пишем.

Представляю случай. Наблюдая нелепую статистику отказов двигателей, и понимая в чем основная причина, предлагаю провести тендер по закупке поршней, шатунов и всех сопутствующих деталей к приближающему по расписанию ремонту на парк 10 машин, чтобы заодно выяснить насколько более качественные детали улучшат ситуацию в условиях нашей работы. Ведь исходные данные ни какими симуляциями и расчётами не получить, только эмпирическим опытом и выводами из него.

Вот-вот они начинают проводить отбор, и вдруг узнаю, что главного инженера на мероприятие не впускают. Значит священную фигуру генерального, финансового каким-то боком (нет, они издеваються что ли? Все имеющиеся лица как минимум разбираются в экономике), и договаривайся только каким-то нелепым образом с менеджерами отдела снабжения, когда за него мог бы разрешить все возникшие вопросы, и как бы в твоих интересах, и не забываем юриста в качестве консультанта, куда же без него.

Представляю сидит такой генеральный, аж засыпает от скуки и думает: «А что я вообще тут делаю?», и на задворках сознания только всплывает: «Ну так же сам утвердил такой порядок».

Ну не цирк ли? Сами понимаете, каким результатом окончится такой тендер, так ещё представьте в какое положение они поставили главного инженера, кто вынужден выбирать подходящие детали, не зная толком каких производителей привлекают к тендеру, так ещё и выбрать смежные подходящие он не сможет, либо генеральный потребует только «основные характеристики».

Не знаю как вы, но я после такого кейса как минимум подал бы на увольнение. Как минимум разрезившись всеми премудростями великого и могучего на голову генерального с тем, что основное действующее лицо он к процессу не подпустил, посчитав что машины он знает лучше того, кто каждый день с ними работает.

Что такое тендер, виды тендеров

Большинство фирм сегодня регулярно участвуют в тендерах. Данное мероприятие заключает в себе определенную пользу, как для исполнителя, так и для заказчика. Посредством проведения тендера организация-заказчик может подыскать максимально выгодное соотношение качества и стоимости товара либо услугу, в то время как исполнитель, может повысить уровень своей репутации, получив прибыльный, крупный заказ. Но, не смотря на все преимущества и повсеместную распространенность тендеров, доля бизнесменов все же не решается бороться с конкурентными организациями, не осознавая всю суть и пользу процесса.

История тендеров

Система тендеров была создана американцами после завершения Второй Мировой Войны. Предпосылками к ее разработке послужили большие денежные суммы, которые на постоянной основе попадали в карманы крупных чиновников, вместо того, чтобы становиться инвестициями в восстановление пострадавших в ходе военных действий городов.

На территории России термин «тендер» применяется достаточно давно. Первое упоминание о подобном методе заключения сделок датируется XVII веком. Позднее аналогичные мероприятия получают широкое распространение, поскольку позволяют в разы повысить эффективность. Однако во времена перестройки данное понятие утрачивает свой смысл, ведь почти все действующие предприятия становятся национализированными.

Что подразумевает под собой тендер и кто может принять участие

В переводе с английского языка понятие «тендер» подразумевает под собой торг, конкурс. То есть данная техника продажи услуги либо товара базируется на конкурсном отборе: ряд поставщиков рекламирует и предлагает свою продукцию, а заказчик определяет наиболее подходящий ему вариант. Современное мнение о том, что большинство тендеров куплены, что их при таком уровне конкуренции выиграть невозможно, в корне ошибочно, особенно, если речь идет о крупных торгах. Проведение любого тендера находится под строгим наблюдением российского законодательства. За каждое нарушение предусмотрена своя мера наказания.

Стать основателем тендера имеет право частная организация или государственное предприятие. В любом из случаев причина предельно ясна: поиск максимально выгодного предложения. Документ 94-ФЗ регулирует проведение государственных тендеров. Норматив делится на три части: аукцион, конкурс и запрос котировок. На государственном уровне мероприятие проводится на средства, взятые из бюджета, в то время как коммерческий тендер существует за средства, выделенные частной компанией.

В качестве исполнителя могут пробоваться не только юридические, но и физические лица. Главное условие – полное соответствие требованиям заказывающей стороны. Единственным отличием между индивидуальными предприятиями и юрлицами становится форма обложения налогом, которая указывается при подаче документов.

Виды тендеров

Современные тендеры бывают:

1. тендер открытого типа доступен всем желающим. В данном случае заказчик находится в поиске надежного поставщика, с которым бы он мог сотрудничать на протяжении долгого времени. Государственные тендеры в подавляющем большинстве случаев связаны со сферой строительства. Главными отличиями торгов можно назвать:

• здоровую конкуренцию;
• прозрачность условий;
• открытость

Узнать о конкурсе можно из источников СМИ и сети Интернет. Чтобы стать участником требуется подготовить пакет необходимых документов и направить его в комиссию;

1. тендер закрытого типа имеет место, когда речь идет о поиске исполнителей для выполнения специфических услуг или поставки нераспространенных товаров, например, госзакупка продукции на нужды обороны. Особенностью является момент, что в торгах может участвовать четко ограниченный круг участников, обладающих определенной лицензией;
2. двухуровневый тендер существует для поиска поставщиков сложных услуг и продукции. К примеру, товаров для технологической, конструкторской, научно-исследовательской сферы. Проведение конкурса в два этапа позволяет точно понять ценовую политику и рынок предложения, а также своевременно внести корректировки в документацию, предоставляемую конкурсантами;
3. запрос ценовых котировок используются, когда сумма итогового заказа не выходит за рамки 250 000 рублей. В данном случае закупка проводится без использования услуг посредников, но имеет не меньше трех поставщиков;
4. проведение закупки у единственного поставщика может быть только тогда, когда товар либо услуга редко встречаются на рынке. Например, авторские права, произведения искусства.

Подготовка к тендеру

Потенциальный исполнитель, который планирует вступить в борьбу за прибыльный проект, для начала должен теоретически подготовиться к конкурсу, изучив весь имеющийся материал. Список документов, предоставляемых независимой комиссии, напрямую зависит от требований заказчика, однако есть и несколько общих рекомендаций:

1. До того момента, когда будет начат сбор личной документации, необходимо тщательно изучить список тендерных документов, в том числе информацию, касательно цен, условий, а также способов оплаты. Технические ошибки в документации могут свидетельствовать о не профессиональности заказчика. Возможно, сотрудничество с ним станет проигрышным и невыгодным. Исполнитель также может заметить недочеты или неточности в перечне документов, предоставляемых комиссии. Тогда необходимо обратиться к заказчику за разъяснением.
2. В конечную стоимость должны быть включены затраты, связанные с подготовкой и сопровождением товара, а также с оплатой услуг специалистов со стороны. Только в таком случае заказчик сможет отчетливо представить общую картину и сможет дать оплату выше.
3. Потенциальный исполнитель, чтобы про него не забыли в рабочей суете, должен проследить, чтобы его заявка попала в реестр данных об организации. Предварительно также следует уточнить длительность временного промежутка, на протяжении которого будет рассматриваться заявка, сроки, когда еще возможна корректировка и дополнение пакета документов, порядок вынесения вердиктов.
4. Оформление пакета документов не должно перечить требованиям заказчика, которые в свою очередь должны быть ясными и точными. Если существуют какие-либо недомолвки, лучше заранее уточнить все недопонятые моменты. Заказчик также вправе корректировать список необходимых документов.

Как проводится тендер

Организация такого мероприятия, как тендер, достаточно проста. Компания-заказчик собирает независимую комиссию, наделенную необходимыми знаниями о предмете, участвующем в конкурсе.

В дальнейшем тендер на каждом из этапов контролируется членами комиссии.

Информация о предстоящем тендере появляется на страницах Интернета в источниках СМИ.

Будут оглашены даты начала приема заявлений, дата оглашения результатов, а также перечень необходимой документации. Каждая поступившая заявка в обязательном порядке должна регистрироваться в журнале, который в итоге подшивается и нумеруется комиссией. На плечи участников ложится оплата услуг по изготовлению пакета документации. Выдача документов завершается за пять дней до оглашения итогов. Прием заявок завершается за один день до огласки результатов.

Затем члены комиссии начинают рассматривать предложения и в письменном виде отвечать каждому заявителю. После этого заявки в 3-х экземплярах опускаются в конверт и запечатываются, комиссия оглашает результаты в присутствии всех компаний, заявивших о желании участвовать. Итоги также публикуются в источниках СМИ.

Перечень требуемых документов для принятия участия в тендере

Несмотря на то, что содержимое пакета документов может варьироваться в зависимости от требований заказчика, существует установленный список необходимого:

1. Заявка о желании принять участие в тендере;
2. Анкета, содержащая в себе основные данные компании, которая является потенциальным участником;
3. Условия коммерческого предложения;
4. Пояснительная записка, содержащая в себе основные финансовые обоснованные расчеты. Данная составляющая списка считается наиболее важной. Без нее компания-заявитель вряд ли сможет попасть в списки участников;
5. Список субподрядчиков, которые будут работать с заявителем во время реализации проекта.

Электронные торги или тендер на просторах Интернета

Сегодня существенно возросла популярность на электронные торги, проводимые на интернет площадках. Деятельность таких площадок находится под пристальным контролем правительственных органов РФ. Основным плюсом электронных торгов можно назвать эффективность и высокую скорость принятия решений. На веб-страницах регистрация разрешена всем компаниям. Сегодня можно воспользоваться услугами следующих пяти площадок:

1. ОАО «РТС»;
2. «Московская межбанковская валютная биржа»;
3. «Сбербанк-АСТ»;
4. «Единая электронная торговая площадка»;
5. «Агентство по госзаказу республики Татарстан».

Что делать после победы в тендере

Победа в проведенном тендере не является гарантией того, что с заявителем будет мгновенно заключен контракт. Она лишь дает участнику право на заключение сделки, поэтому в случае победы расслабляться нельзя. Иногда случается, что победитель по своей невнимательности нарушает какой-либо из пунктов регламента, что влечет за собой отказ заказчика от контракта. Победивший участник должен проконсультироваться со знающим юристом, который поможет, соблюсти все пункты договора и нормы закона.

Чтобы обезопасить себя, победитель должен предоставить обеспечение контракта, которое представляет собой перечисление на счет компании-заказчика до тридцати процентов от НМЦК после огласки протокола. Данный документ является гарантией того, что участник-победитель в полном объеме выполнит обязательства, прописанные в контракте. Победивший участник может перечислить материальные средства либо же предоставить гарантию банка. После выполнения всех условий контракта обеспечение возвращается на счет исполнителя.

В ходе исполнения условий договора между сторонами может возникнуть спорная ситуация. Это, как правило, форс-мажоры регулируются дополнительными соглашениями, при подписании которых поставщик должен быть предельно внимательным. Недобросовестные заказчики часто пытаются вынудить исполнителя сотрудничать с ними на невыгодных условиях.

В заключении необходимо отметить, что каждый шаг победителя должен быть тщательно продуманным и выполняться с особой осторожностью. Любое неправильно принятое решение может быть причиной занесения в Реестр недобросовестных поставщиков. В худших вариациях исполнитель даже может оказаться на скамье подсудимых.

Проведение тендеров: правила и порядок участия в электронных торгах

В кризисные времена перед руководителями компаний стоит вопрос не только удержания наработанных баз клиентов, но и привлечение новых. Самый лучший способ – участие в тендерах и различных электронных аукционах и торгах. Разобраться новичку в этом вопросе поможет пошаговая подробная инструкция. В рамках статьи также будут даны ответы на такие часто возникающие вопросы, как что такое ЭЦП, как проводятся госзакупки, а также какие документы необходимо собрать, чтобы участвовать в проводимых конкурсах и тендерах.

Что необходимо знать о тендерах

Основы правового регулирования проведения тендеров закреплены в гражданском законодательстве, а также ФЗ № 44 от 05.04.2013 г. в случаях, когда в роли заказчика выступают государственные и муниципальные органы.

Несмотря на то что термин тендер прямо не закреплен в законодательстве, он успешно используется в бизнес-кругах. Под тендерами понимаются все возможные виды торгов, проводимые с целью закупки различных товаров, оказания определенного рода услуг и работ. В качестве заказчика выступает организация, осуществляющая закупки. К участникам тендеров относятся юридические лица любой организационной формы, а также физические лица и ИП, надлежащим образом зарегистрированные для участия в тендерах.

Для торгов, которые проводятся государственными органами, все требования, предъявляемые к участникам, сформулированы в законе. Если в качестве заказчика выступают коммерческие организации, то все требования формулируются в самом заказе.

Все действия, связанные с проведением тендера и исполнением в дальнейшем условий контракта, объединены единым термином – закупка. Независимо от объектов, в качестве которых могут товары, работы (например, ремонт дорог) или услуги (например, проведение детских утренников), она начинается с момента заключения и заканчивается лишь исполнением всех обязательств по контракту.

Виды тендеров и их отличия

В зависимости от категории заказчика все проводимые в России тендеры можно разделить на 2 основных вида:

• государственные – закупка товаров и услуг осуществляется для удовлетворения государственных нужд (заказчик — государственные органы), при этом её проведение основано исключительно на ФЗ 44;
• коммерческие – в роли основного заказчика выступают организации, которые производят закупку для собственных нужд. Такие тендеры проводятся по правилам, разработанным заказчиком самостоятельно. При этом, как показывает практика, в большинстве своем они также проводятся, основываясь на принципах и правилах, сформулированных в ФЗ 44 (хотя для них он необязателен).

В зависимости от способа определения поставщиков (исполнителей) законодатель выделяет:

1. Единственный исполнитель, как правило, при действующей монополии (например, перевозка ж/д транспортом).
2. Конкурентные – основанные на выборе поставщика среди 2-х и более. Данный способ включает:

• конкурсы – победитель выбирается среди исполнителей по лучшим предложениям и условиям;
• аукцион – победитель избирается исходя из меньшей цены, предложенной за контракт;
• запрос предложений;
• запрос котировок.

Конкурсы могут быть закрытыми или открытыми, с ограниченным участием либо в обязательном порядке состоять из 2-х этапов, а аукционы могут проводиться как в электронном виде (онлайн), как и закрытым способом.

Каждый из рассмотренных видов тендеров имеет свои цели и правила проведения. Выбор способа определения исполнителя зависит от волеизъявления заказчика, также учитывается объект и сумма закупки.

Совет. Участие в торгах лучше всего начинать с котировок, поскольку поставщик определяется исходя из предложенной цены. Данный способ предполагает минимум затрат и достаточно прост в освоении новичками.

Инструкция по участию в тендерах для новичков

Любая компания, постоянно участвующая в различных тендерах или торгах, как правило, в своем штате имеет отдельного сотрудника, специализирующегося на данном направлении. Это связано с тем, что сбор полного пакета документов, подготовка котировки и непосредственно поиск подходящего тендера занимает значительную часть времени. Помимо этого, существуют организации, деятельность которых связана только с подготовкой конкурсной документации для своих клиентов.

Анализ законодательства позволил определить порядок и принципы участия в тендерах и торгах как в случаях с государственным заказчиком, так и с заказчиком в лице коммерческой организации. Новичку в этом направлении удобнее будет использовать следующую пошаговую инструкцию:

1. Начать, как и в любом деле, следует с изучения нормативной базы, основу которой составляет ФЗ 44. Особое внимание следует уделить к нормам, содержащим требования для участников (ст. 31), а также порядок подачи заявки и её рассмотрения (например, ст. 66-67 для аукционов). Найти ФЗ-44 от 05.04.2013 г. можно в любой справочно-правовой системе (Консультант или Гарант) в свободном доступе. Использовать следует проверенные источники, которые постоянно обновляют свои нормативные базы.
2. Проверить отсутствие задолженности по различным сборам и иным обязательным платежам, отсутствие судимости у учредителей и бухгалтеров, отсутствие административных санкций непосредственно в отношении организации.
3. Выбрать площадки, на которых осуществляются электронные торги, и зарегистрироваться на них в качестве исполнителя. Участие предполагает владение электронной подписью (ЭЦП), для оформления которой необходимо собрать пакет организационных документов и предоставить его в центр регистрации ЭЦП в своем регионе (можно воспользоваться также услугами организаций, занимающихся данным вопросом профессионально).
4. Подача заявки на участие в любом тендере предполагает предоставление копий учредительных и организационных документов, поэтому следует обзавестись несколькими их экземплярами, заверенными надлежащим образом (для участия в электронных торгах документы следует отсканировать).
5. Некоторые заказчики среди требований указывают предоставление банковской гарантии, поэтому следует заранее узнать в кредитных организациях, предоставляющих данного рода услуги, и их стоимость (как правило, фиксированный процент от суммы гарантии).
6. Можно приступить к поиску подходящего тендера (для этого существуют специализированные сайты и площадки) и участия в нем.

Участие в торгах подразумевает не только знание законодательства о тендерах, но и умение защищать свои интересы. Поскольку решение заказчика в пользу определенного поставщика не является окончательным и может быть обжаловано в ФАС. В случае удовлетворения жалобы поставщик, занявший по итогам проведенных торгов, может быть признан нарушившим антимонопольное законодательство и в итоге победителем признается участник, занявший второе место.

Документы для участия в торгах и требования к ним

Сбор и надлежащее оформление документов не только позволяет заказчику изучить предложение потенциального контрагента и информацию о нем, но и поставщику увеличить шансы на заключение желанного контракта. Выбор поставщика осуществляется именно на основании предоставленных документов, поэтому их корректное заполнение – залог положительного решения по итогам тендера.

Законодатель для каждого из способов определения поставщиков предусматривает представление определенного пакета документов. Участие в открытом конкурсе возможно при предоставлении поставщиков следующих документов:

• содержащих информацию об исполнителе – это полный пакет учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ и ЕГРИП соответственно, полученная не позднее 1 месяца и документы, подтверждающие право конкретного сотрудника на их подачу;
• коммерческое предложение, содержащее сведения об объекте закупки и предлагаемых потенциальным поставщиком условиях;
• подтверждение качества поставляемых товаров, а также оказываемых услуг и работ, подтвержденное соответствующими сертификатами и иными документами (предоставляется по требованию заказчика);
• обеспечительные меры, которые могут быть выражены в перечислении определенной суммы на счет заказчика либо предоставлении банковской гарантии.

Участие в электронных торгах предполагает немного иной порядок для подачи сведений и обусловлен он общими правилами проведения онлайн-аукционов. Все документы оформляются в электронном виде, а контракты подлежат заключению на специализированных онлайн площадках. Сама заявка состоит из 2 частей (ст. 66 ФЗ):

• содержит согласие исполнителя на поставку конкретного товара, оказание определенного вида услуги и может содержать рисунок или чертеж;
• содержит сведения об исполнителе, о поставляемых товарах либо оказываемых услугах.

Как принять участие в тендере: видео

Источник https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1994252-kak-organizovat-tendernyi-protsess-v-kompanii-ot-podgotovki-do-rezultata

Источник https://interbablo.ru/chto-takoe-tender-vidy-podgotovka-k-tenderu.html

Источник https://socgramota.ru/business/uchastiye-v-elektronnyx-torgax.html