Госзакупки: пошаговая инструкция для начинающих

Краткая инструкция, как работать с госзакупками, для начинающих:

1. Проверить нишу.
2. Изучить нормативную базу.
3. Проверить требования заказчиков.
4. Оформить ЭЦП.
5. Зарегистрироваться на торговых площадках.
6. Найти подходящий заказ.
7. Собрать пакет документов для участия.
8. Изучить тендерную документацию.
9. Внести обеспечение заявки.
10. Подготовить заявку.
11. Подписать контракт.
12. Выполнить условия соглашения.
13. Получить деньги.

Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной

Потребителями на рынке госзакупок являются государственные, бюджетные и муниципальные организации, госкорпорации и предприятия с различной долей государственной собственности. Основной источник финансирования — бюджеты разных уровней, федеральные целевые программы, средства государственных и муниципальных предприятий, госкорпораций. Объект финансирования — исполнение государственных нужд в товарах, работах и услугах. Все жестко регламентируется 44-ФЗ. В нем прописаны все правила для заказчиков и поставщиков: какую процедуру проводить, какие документы и как заполнять, сколько рассматривать заявки и так далее. Дополнительно есть множество постановлений, разъяснений и официальных писем. Словом, без инструкции, как правильно участвовать в тендерах на госзакупках, новичку не разобраться.

С чего начать работу с госзакупками

Первый вопрос, который возникает у каждого новичка, — с чего начать участие в тендерах, госзакупках и электронных торгах. Рекомендуем начать с проверки ниши. Это делают до изучения инструкций по госзакупкам по 44-ФЗ. Конкуренция в госзакупках достаточно высока. Цена закупки минимальна и участие не всегда выгодно. Инструкция, как новичку начать работать в госзакупках и оценить нишу:

1. Зайдите на сайт ЕИС.
2. Перейдите к расширенному поиску.
3. Найдите завершенные закупки того товара, работы или услуги, которые хотите продать по 44-ФЗ.
4. Изучите несколько закупок: какова была начальная цена (НМЦК), по какой цене заключили госконтракт, каковы требования к товару и условия исполнения. Для этого скачайте документацию. Чтобы это сделать, перейдите в закупку, а оттуда — в раздел «Документы».

Чтобы перейти к расширенному поиску по ЕИС, нажмите на ссылку «Все параметры».

Вот так выглядят условия поиска для анализа ниши. Усложните поиск, указав этап размещения заказа, регион заказчика, ОКПД2 товара, работы или услуги.

В этом разделе находится тендерная документация:

А вот здесь скачиваются документы по госзакупке:

В разделе «Результаты определения поставщика» узнают стоимость контракта и победителя.

Как выглядит протокол:

Если все устраивает, и вы готовы выполнить контракт на таких условиях, то можете искать открытые госзакупки и готовить заявку, а пошаговая инструкция участия в госзакупках и тендерах вам поможет.

Шаг 1. Подготовиться и изучить нормативную базу

В отличие от заказчиков (то есть государственных, муниципальных и бюджетных структур), поставщикам для участия в закупках не понадобятся документы о специальном образовании. Работники учатся госзакупкам с нуля бесплатно на многочисленных онлайн-ресурсах. Например: обучение на youtube как работать с госзакупками для поставщиков. Главное, чтобы информация для слушателей была актуальна на сегодня. Законодатель очень часто вносит изменения в закон 44-ФЗ и постановления о закупках.

Шаг 2. Проверить требования заказчиков

Пошаговая инструкция, как начать участвовать в госзакупках с нуля в качестве поставщика, должна содержать и этот пункт. Дело в том, что ст. 31 № 44-ФЗ от 05.04.2013 разрешает заказчикам устанавливать дополнительные требования к поставщикам некоторых товаров, работ и услуг. Чем сложнее ваш продукт, тем строже будут закупочные условия. Могут понадобиться сертификаты, лицензии, подтверждение профессиональной квалификации, наличие членства в профессиональных СРО. Имеет смысл изучить документацию конкурсных процедур, принципы формирования заявок, требования к поставщикам. Добейтесь, чтобы дополнительным требованиям соответствовали все документы, кредитная история, налоговая дисциплина, документация на товары, работы, услуги и т. д.

Шаг 3. Зарегистрироваться на торговых площадках и оформить ЭЦП

Основная часть государственных закупок проводится на электронных площадках. Их восемь:

Если планируете участвовать в закрытых торгах с гостайной или в рамках гособоронзаказа, то ваша площадка — АСТ ГОЗ. Чтобы не пропустить выгодный контракт и вовремя подготовить заявку, заранее получите доступ к ЭТП, которыми пользуются будущие заказчики. Для этого пройдите регистрацию в ЕИС. Сведения об организации внесут в единый реестр участников закупок. После чего эти данные автоматически попадут на площадки и будут использованы при аккредитации.

Шаг 4. Собрать пакет документов для участия

Перечислим копии документов, которые готовят для участия в государственных закупках:

• уставные документы и изменения к ним;
• лицензии и приложения к ним, если ваш вид деятельности подлежит лицензированию;
• сертификаты и допуски на продукцию, работы и услуги;
• свидетельства о членстве в СРО, если оно для выполнения работ и услуг обязательно;
• документы, подтверждающие полномочия руководителя (приказ о назначении или доверенность).

Перечень не является закрытым. Это значит, что госзаказчик иногда требует дополнительные документы.

Шаг 5. Найти подходящий госзаказ

ЭЦП получена, требования к документам понятны — организация готова к участию в госзакупках для начинающих. Ежедневная проверка обновлений сайта www.zakupki.gov.ru позволит иметь свежую информацию о размещенных торгах. Для начала деятельности имеет смысл определить для себя критерии желаемого тендера:

• вид конкурсной процедуры;
• регион поставки товара, работы, услуги;
• название потенциального заказчика;
• ключевые слова для поиска на сайте.

Сайт закупок содержит возможность расширенного поиска по заданным вами критериям. Интересные тендеры ищут и просматривая все закупки, размещенные на сайте заказчиками региона. Имеет смысл просматривать и сайты крупных государственных заказчиков. Они имеют раздел закупок и размещают не только объявления о них, но и план предстоящих конкурсных процедур. Если ваша организация относится к МСП, не имеет опыта работы с госзаказом и лишних оборотных средств, самый правильный вариант — начать с электронных аукционов по госзакупкам для новичков и запросов котировок.

В этих процедурах потребуется минимальный набор документов, поставщик определяется предложенной минимальной ценой контракта и не придется резервировать денежные средства в качестве обеспечения заявки, если НМЦК закупки — менее 1 млн рублей. Крупные организации содержат отделы по работе с госзаказом, платят специальным агентствам за мониторинг информации об объявленных конкурсах в нескольких регионах, имеют открытые кредитные линии для получения банковских гарантий в качестве обеспечения исполнения контрактов.

Шаг 6. Изучить закупочную документацию

Это важный этап участия. Чтобы не попасть под отклонение, тщательно изучите документы. Вот как начать заниматься госзакупками без ошибок:

• проанализируйте ключевые сроки конкурсных процедур и исполнения госконтракта;
• просмотрите условия денежного обеспечения;
• оцените требования, предъявляемые к исполнителю госконтракта и его квалификации;
• изучите ответственность сторон.

Шаг 7. Внести обеспечение заявки

Если конкурсные условия оговаривают предоставление финансового обеспечения со стороны участника, ФЗ № 44 требует открыть спецсчет в банке для его резервирования. До этого деньги перечислялись на торговый счет электронной площадки. Со спецсчетами работают не все банки. Их перечень утвержден распоряжением правительства № 1451-р от 13.07.2018. В него входят банки:

1. Сбербанк России.
2. Банк ВТБ.
3. Газпромбанк.
4. Российский Сельскохозяйственный банк.
5. Альфа-Банк.
6. Московский кредитный банк.
7. Банк «Финансовая Корпорация Открытие».
8. Райффайзенбанк.
9. Росбанк.
10. Всероссийский банк развития регионов.
11. Промсвязьбанк.
12. Акционерный Банк «РОССИЯ».
13. Банк «Санкт-Петербург».
14. Совкомбанк.
15. Российский национальный коммерческий банк.
16. ОТП Банк.
17. ЮниКредит Банк.
18. Акционерное общество «Тинькофф Банк».
19. Акционерный коммерческий банк «АК БАРС» (публичное акционерное общество).
20. Акционерное общество Банк «Северный морской путь».
21. Акционерный коммерческий банк «НОВИКОМБАНК» (акционерное общество).
22. Общество с ограниченной ответственностью «Хоум Кредит энд Финанс Банк».
23. Акционерное общество «Российский Банк поддержки малого и среднего предпринимательства».
24. Акционерное общество «Банк ДОМ.РФ».
25. Акционерный коммерческий банк «ПЕРЕСВЕТ»
26. Государственный специализированный Российский экспортно-импортный банк.

Если вашего банка нет в этом списке, то спецсчет придется открывать в другом. Внимательно изучите предлагаемые условия. Некоторые банки предлагают бесплатное обслуживание спецсчета, а некоторые берут плату за каждую операцию.

Шаг 8. Подготовить заявку участника

Подготовка документов заявки — самый важный этап пошаговой инструкции по участию в госзакупках и тендерах для поставщиков. Даже незначительные ошибки и недочеты повлекут недопуск к торгам и обесценят потраченные на подготовку усилия. Например, самая популярная процедура — электронный аукцион. Чтобы поучаствовать в нем, подготовьте заявку, которая состоит из двух частей:

1. Первая часть содержит информацию о товаре, услуге или работах.
2. Вторая часть отражает, насколько компания-поставщик соответствует требованиям.

Сначала заказчик проверяет сведения о товаре, который предлагает участник. После этого проверяет информацию о компаниях, которые снижали цену, и выявляет победителя. После перехода на электронные торги ЭТП внедрили формы, которые во время закупки подают участники. В число унифицированных форм вошли:

• согласие участника на поставку товара, выполнение работы или оказание услуги;
• документы, подтверждающие опыт, наличие ресурсов, правоспособность;
• декларация о соответствии единым требованиям;
• декларация о принадлежности к СМП и СОНО.

Шаг 9. Подписать контракт

Проект контракта публикуется заказчиком не позднее 5 дней после проведения закупки. Контракт включает цену победителя, его реквизиты и описание объекта закупки. Дается 5 дней на оформление протокола разногласий, если у исполнителя есть вопросы к содержанию. Победитель может отправить заказчику 1 протокол разногласий, чтобы исправить неточности в госконтракте. Исполнитель вносит обеспечение на спецсчет непосредственно перед подписанием контракта. Подписанный исполнителем контракт размещается в течение 5 дней. В течение 3 дней его удостоверяют подписью и печатью заказчика.

Шаг 10. Исполнить контракт и получить деньги

Заключительный шаг — выполнение принятых на себя обязательств. Чтобы заказчик принял товары, работы или услуги и подписал акты, следите, чтобы все соответствовало контракту. Нельзя просто взять и поменять количество или производителя товара. После подписания приемочных документов заказчик рассчитывается в срок, не превышающий 30 дней. Что касается госзакупок, которые разыгрывались среди субъектов малого бизнеса, то для них максимальный срок оплаты — 15 рабочих дней.

Инструкция участия в тендерах — с чего начать

Один из главных вопросов, на которые хотели бы найти ответ компании, впервые принимающие участие в государственном заказе это, конечно, с чего начать участие в тендере?

Для новичков поиск ответа на этот вопрос может занять немало времени, а лишние временные затраты в бизнесе — это зачастую непозволительная роскошь. Поэтому мы решили помочь Вам сэкономить ваши ресурсы.

Участие в тендерах пошаговая инструкция

Начало участия в электронных торгах начинается прежде всего с получения электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Процесс этот достаточно прост и не занимает много времени (при условии, что Вы оперативно подготовите все необходимые документы).

Для получения ЭЦП необходимо обратиться в лицензированный удостоверяющий центр. Здесь Вас проконсультируют и проинформируют о том, какие бумаги потребуются. Электронная цифровая подпись будет готова на следующий день с момента подачи всех необходимых документов и оплаты.

Сопровождение участия в тендерах «под ключ»

от получения ЭЦП и поиска закупок до подписания контракта, с гарантией результата

Следующий этап — регистрация в ЕИС и аккредитация на ЭТП

Так же как и получение ЭЦП, этот процесс нельзя назвать трудоёмким. Вам следует прикрепить все необходимые документы при регистрации в ЕИС. На площадки эта информация попадет автоматически. После успешного занесения участников ЕРУЗ в течение одного рабочего дня проходит аккредитация на электронных торговых площадках.

Обращаем внимание на то, что на первом этапе регистрации в ЕИС необходимо пройти аутентификацию в ЕСИА (Портал Госуслуг). Только после этого будет возможно пройти на следующий этап регистрации.

Начало работы с тендерами

Успешно пройдя предыдущие два этапа, Вы можете приступать к выбору тендера. Для этого зайдите либо на официальный сайт государственных закупок , либо настройте поиск подходящих Вам закупок в поисковой системе Рустендер.

Поиск торгов по вашей тематике

Настройте поиск тендеров с помощью широкого набора фильтров

Выбирать тендер Вы можете в соответствии с различными критериями: регион, сумма контракта, тип товара и т.п. Сегодня крупные электронные торговые площадки (и, конечно, официальный сайт государственных закупок) снабжены удобными фильтрами, облегчающими поиск.

Если Вы заинтересованы в эффективном участии в торгах, можете воспользоваться нашей услугой тендерного сопровождения. Для поиска торгов можете использовать нашу поисковую систему.

Весь процесс подготовки к участию в государственных закупках довольно прост и по времени занимает приблизительно неделю. Обязательно учитывайте это при выборе торгов.

Чтобы начальный этап не затянулся, обратите внимание на наиболее распространённые ошибки поставщиков:

прикрепление отсканированных копий (а не оригиналов) документов;

попытки прикрепить файлы «весом» более 12 Мб (на площадке ЗАО «Сбербанк-АСТ» — более 16 Мб) при аккредитации. При этом страница либо зависает, либо выдаёт информацию об ошибке;

вложенные документы не имеют необходимых печатей, подписей или плохо читаемы;

игнорирование полей, помеченных звёздочкой (то есть обязательных к заполнению).

Внимательность и оперативность — самые важные качества при подготовке к участию в государственных закупках и торгах в общем. Четкое выполнение всех инструкций способно помочь Вам затратить гораздо меньше времени и средств.

Более подробно о некоторых из этапов, которые необходимо пройти для начала участия в государственных торгах Вы можете в наших статьях рубрики «Вопрос-ответ».

Инструкция для начинающих: как откликаться на коммерческие тендеры на Workspace

Если про госзакупки каждый слышал хоть что-нибудь, пусть смутно и в общих чертах, то в случае с B2B-тендерами начинается темный лес. Как минимум потому, что не все слышали об их существовании. Не говоря уже о том, чтобы понимать, как с ними работать.

В Рунете есть несколько тендерных площадок. Но в основном это просто агрегаторы, которые автоматически собирают в одном месте коммерческие тендеры с разных сайтов, чтоб их удобнее было отсматривать. Но этого недостаточно. Именно поэтому мы создали Workspace.

Помимо агрегатора здесь есть все средства для коммуникации между заказчиком и исполнителем уже внутри сервиса. Можно переписываться, обмениваться файлами, смотреть отзывы и оценки в карточках агентств. В этом смысле наша площадка уникальна. И поэтому дальше мы будем писать именно про Workspace.

Итак, как откликаться на тендеры на Workspace и что делать, чтобы повысить свои шансы на победу? Отвечаем по порядку.

Что такое коммерческий тендер

Коммерческий тендер (он же B2B-тендер) – это интернет-торги в форме конкурса, запроса котировок, аукциона и так далее, организуемые коммерческими организациями. Конечно, этот вид сделок тоже регулируется законодательством РФ. Однако настолько строгих правил, как в случае с госзакупками, в организации B2B-тендеров нет.

Коммерческие тендеры регулируются в первую очередь ГК РФ и Федеральным законом «О защите конкуренции» 135-ФЗ. Говоря проще, вы в нужной вам форме предлагаете крупную задачу подрядчикам и сами устанавливаете условия торгов, время от времени на всякий случай сверяясь с Гражданским кодексом.

Говоря проще, заказчик в нужной ему форме предлагает крупную задачу подрядчикам и сам устанавливает условия торгов, время от времени на всякий случай сверяясь с Гражданским кодексом.

Запуская торги, заказчик сам устанавливает правила поведения. Каждый коммерческий тендер по виду закупок можно условно отнести к какой-то конкретной категории. Однако важно понимать, что здесь все намного свободнее. В первую очередь правила устанавливает сама организация, а законодательство в данном случае просто дает рекомендации и обозначает рамки – довольно свободные.

В чем ключевые особенности тендерной сделки

Для человека, который с этим еще ни разу не соприкасался, различия между обычным заказом на бирже и коммерческим тендером могут быть неочевидны. Но их хватает.

Гибкие условия. Суть коммерческой тендерной сделки – в конкурентной борьбе. То есть заказчик устанавливает примерные границы и дедлайн, а дальше подрядчики начинают соревноваться, формируя предложения. Таким образом убивают сразу двух зайцев: заказчик подбирает самое выгодное для себя предложение, а подрядчик не просто ориентируется на заданную цену и срок, а предлагает свой вариант, исходя из указанных рамок. Однако стоит помнить, что гибкие условия не равно свободные: здесь нет такого жесткого регламента, как с государственными тендерами, но именно поэтому всю документацию и дополнительную информацию, которая прилагается к проекту, нужно читать особенно внимательно. Это не типовая схема, а индивидуальные требования конкретного заказчика. Будьте аккуратны и бдительны.

Например, некоторые расписывают дополнительные вопросы, читайте внимательно и не пропускайте ни один

Работа на репутацию. Никто не любит каждый раз искать нового исполнителя на регулярную типовую задачу. Если вы хорошо зарекомендуете себя перед заказчиком, у вас есть большой шанс на то, что он заключит с вами официальный долгосрочный договор. И в следующий раз тоже обратится именно к вам. Но и это не все. Количество выигранных тендеров, рейтинг по нескольким показателям и отзывы от предыдущих заказчиков фиксируются в карточке вашего агентства. Чем лучше вы справляетесь с работой, тем выше у вас шанс на новые крутые заказы.

Чем больше у вас оценок и выигранных тендеров, тем больше вы нравитесь будущим заказчикам

Четкий дедлайн. Окончательный выбор подрядчика осуществляется в заранее озвученную дату и ни днем раньше. То есть даже если кто-то пришел раньше вас и подал заявку на участие в тендере, вы все равно успеете, если вписываетесь в дедлайн. Сначала набираются участники, а потом проходит отбор. Это удобно, потому что торги в таком формате – борьба предложений, а не бег наперегонки. Побеждает тот, кто действительно подходит заказчику, а не первый попавшийся человек.

В нашем каталоге тендеров можно сгруппировать проекты по дедлайну, если щелкнуть на кнопку сверху

Взаимодействие формата B2B (business-to-business). Вы видите, кто организовывает тендер (частное или юридическое лицо). Вы можете посмотреть контакты, логотип и адрес, а также проверить, оставил ли заказчик корпоративный email. В общем, формат работы максимально официальный и прозрачный, что не может не радовать, когда речь идет о серьезных и крупных сделках. Но надо понимать, что и от вас потребуют такого же подхода: пока вы не зарегистрируетесь как агентство, вы не сможете ни посмотреть информацию об организаторе, ни откликнуться на тендер.

Открыв карточку тендера, вы легко можете посмотреть, кто организатор, если зарегистрируетесь как диджитал-агентство

Возможность анализировать конкурентов. В открытом тендере вы видите не только информацию по проекту, но и предложения других подрядчиков. Это дает шанс грамотно выстроить стратегию взаимодействия с клиентом, сформировать самое выгодное предложение и выиграть тендер.

Стоит понимать, что тендер – это чаще всего именно масштабная задача за хорошие деньги и на долгий срок. Если вы хотите шагнуть выше, обеспечить себя стабильной работой на ближайшее время и наладить контакты с крупными фирмами, у которых, как правило, соответствующие бюджеты, начинайте вникать прямо сейчас, как быть с этими самыми B2B-тендерами.

Как начать работать с коммерческими тендерами на Workspace

Первое, что нужно сделать, – зарегистрироваться. Разберемся, какие данные нужны.

Зарегистрируйте свое агентство на CMS Magazine

Когда вы кликаете на кнопку «Зарегистрироваться», у вас выходит экран с тремя кнопками – для заказчика, агентства или специалиста. Переходим по второй.

Выглядит это так

На данный момент регистрация исполнителей (и диджитал-агентств, и простых фрилансеров) проходит на платформе CMS Magazine. Если вы видите это, не переживайте и кликайте дальше.

Регистрация не мгновенная, занимает примерно двое суток, придется чуть-чуть подождать

Обратите внимание: у CMS Magazine, Workspace и «Рейтинга Рунета» общая база данных. Это значит, что после регистрации вы спокойно сможете публиковать кейсы и новости от имени своего агентства на «Рейтинге Рунета» на условиях премодерации.

Это значит, что после регистрации вы спокойно сможете публиковать кейсы на Рейтинге Рунета и новости на CMS Magazine от имени своего агентства на условиях премодерации.

Кликнув на кнопку регистрации в левом верхнем углу, вы попадаете в поле, где нужно отметить нужные вам категории, указав, чем именно вы занимаетесь.

Расставьте галочки везде, где нужно, и листайте вниз

Дальше нужно будет ввести базовую информацию: контактные данные, название, описание агентства.

Это будущая карточка вашего агентства в общей базе CMS Magazine и Workspace

После заполнения этого раздела нужно заполнить регистрационные данные: написать имя и фамилию, ввести email (он же будет выступать в качестве логина), придумать пароль.

Заполняете все нужные поля, отправляете и ждете, когда модераторы все просмотрят

Дальше дожидаетесь премодерации в течение 48 часов, и можно двигаться дальше.

Выберите тендер, исключив неэффективные варианты

Предположим, что модерация прошла и вы успешно зарегистрировались. Теперь надо выбрать тендер. Переходим в каталог и выбираем нужную категорию.

Можно посмотреть все тендеры, а можно отсеять по нужным категориям

На Workspace можно отфильтровать тендеры по нескольким параметрам, а именно:

направление (SMM, разработка сайтов и так далее);

заказчик (компания, частное лицо, все);

тип тендера (публичный, приватный);

статус задачи (закончен ли прием заявок или идет, завершен ли проект).

Но даже если расставить нужные галочки, с непривычки все еще непонятно, за какие тендеры браться, а за какие лучше не стоит. Давайте разбираться, как выбрать хороший проект и не остаться в дураках.

Проверьте компанию, которая организует тендер. После регистрации агентства и отклика на тендер вы получаете доступ к контактной информации об организаторе проекта. Тщательно изучите ее: прогуглите компанию по названию или ИНН, поищите упоминания. Найдите официальный сайт фирмы-организатора и проверьте, работает ли он и есть ли на нем недавние обновления. Посмотрите в карточке тендера, есть ли у заказчика корпоративный email. Позвоните по контактным телефонам: точно ли это номер указанной фирмы или вообще чья-нибудь квартира?

Контактная информация появляется справа после того, как вы откликнулись на тендер

Обратите внимание на техническое задание. Оно должно быть внятным, обстоятельным и однозначным, с понятными KPI и желательно с примерами. Когда техзадание размытое и короткое, это обычно говорит о том, что заказчик сам не очень понимает, какой результат хочет получить. В итоге вашу работу могут развернуть на ровном месте из-за того, что вы не смогли прочесть чужие мысли и попасть в волну. Не надо резко постигать телепатию – лучше возьмите другое задание. Иначе придется по-джедайски заколдовывать клиента, уверяя его, что это именно те дроиды, разработку которых он заказывал.

Когда пытаешься постичь невнятное техзадание

Посмотрите на бюджет. Здесь важно проанализировать несколько нюансов. Во-первых, бюджет обязательно должен быть обозначен. Во-вторых, смотрите на указанные рамки: если диапазон между минимальной и максимальной суммой слишком большой, это тоже нехорошо, потому что непонятно, сколько вам в итоге заплатят. Спойлер: чаще всего платят отнюдь не по верхней планке. В-третьих, заказчик должен учитывать возможное увеличение бюджета. В своем коммерческом предложении при отклике на тендер вы говорите примерную сумму, еще не зная наверняка, какой объем работы вам предстоит и сколько будет правок. Если задача оказывается на деле гораздо сложнее, вы, как правило, начинаете просить больше денег. Но у заказчика, который не понимает таких нюансов, не всегда есть сумма в нужном размере. В итоге все останутся недовольны и разочаруются.

Если разбег бюджета почти в миллион, а техзадание похоже на загадку из причудливой сказки, не прикасайтесь к этому тендеру

Не хватайтесь за узкопрофильные незнакомые задачи. Есть такие случаи, когда надо сначала взять задачу, а потом уже начинать бояться и разбираться. Так вот. Это не тот случай. Если вы схватились за громадный и сложный проект и схожих успешных кейсов у вас и близко не было, будьте готовы к тому, что в конкурентной гонке рядом с опытными специалистами, заточенными конкретно под эту задачу, вы почти стопроцентно проиграете. Еще и потеряете кучу времени, пока будете пытаться понять, что от вас вообще хотят и как этого добиться.

Окей, вы успешно откликнулись на несколько тендеров и вдруг видите, что сверху начала вылезать заглушка, а отклики перестали отправляться. Это значит, что бесплатный демо-период закончился. Что делать?

Приобретите PRO-аккаунт для нужной категории или сразу для нескольких

Зарегистрировав агентство, вы получаете возможность откликнуться бесплатно на 5 тендеров из любой категории, чтобы свободно протестировать возможности площадки. Дальше нужно будет купить PRO-аккаунт, и вы сможете откликаться на тендеры без ограничений в течение оплаченного периода (1, 3 или 6 месяцев).

После оплаты нужно будет подождать один рабочий день, чтобы опция активировалась

Что происходит после активации PRO-аккаунта на Workspace?

Вы получаете возможность откликаться как на публичные тендеры, так и на те, на которых стоит пометка «только для PRO».

Рядом с названием вашего агентства появляется желтый значок «PRO», обозначающий особый статус.

Когда заказчик организовывает новый тендер, система автоматически подбирает ему возможных исполнителей. И в этом общем списке ваша компания занимает позицию выше, чем агентства с обычным аккаунтом.

В личном кабинете заказчика ваш отклик тоже будет в топе.

Итак, вы опробовали площадку в демо-режиме, купили PRO-аккаунт и готовы вершить великие дела дальше. Это значит, что пора вникать в вопрос еще обстоятельнее и разобраться, на какие виды делятся тендеры, какие законы регулируют этот вид взаимоотношений и как грамотно сформировать коммерческое предложение.

Какие бывают тендеры и в чем их основные отличия

Тендеры есть самые разные. Они могут делиться:

по формату проведения (публичные и закрытые);

по количеству этапов (одноэтапные и многоэтапные);

по виду закупок (запрос котировок, аукцион, конкурс и так далее).

И вот на последнем пункте стоит остановиться подробнее и разобраться с каждым видом отдельно.

Аукцион. Суть аукционного тендера в том, что подрядчики соревнуются в цене, и тот, кто предложил самую низкую, выигрывает. Снижать сумму можно неоднократно, торги приветствуются. К аукциону всегда прилагается документация: не забудьте все прочесть и учесть. При желании можно отозвать заявку, если вы успеете это сделать раньше, чем закончатся сроки подачи.

Конкурс. Если вы попали на тендер в форме конкурса, нужно будет учесть сразу несколько критериев оценивания. Как правило, чтобы откликнуться на тендер, приходится заполнять сложную многоступенчатую форму и вводить много данных о своей компании. В случае с конкурсом недостаточно, например, приманить заказчика приятной ценой. Надо выиграть сразу по нескольким пунктам, и те, кто максимально соответствует всем обозначенным требованиям, выигрывают тендер.

Конкурентные переговоры. Это формат проведения торгов, при котором заказчик выбирает подрядчика, обсуждая выдвинутые предложения с каждым из участников тендера. Особенность этого вида торгов – короткий срок проведения и быстрый запуск работы. Обычно почти сразу же после определения победителя заключается договор, и вы должны быть готовы немедленно приступить к задаче. Если это в ваши планы не входит, лучше выберите другой вид тендерной сделки.

Конкурентные переговоры могут быть открытыми и закрытыми.

В открытых переговорах организатор общается со всеми, кто выдвинул привлекательное для него предложение, уточняя нюансы и задавая вопросы. Когда условия от каждого исполнителя обозначены, заказчик смотрит на картину в целом, анализируя все варианты. А потом заключает сделку с теми, кто больше всех понравился по цене и остальным критериям.

Закрытые переговоры предполагают наличие определенных фильтров уже на входе: предложения сразу отсеиваются, если цена не подходит. Оставшиеся варианты расставляются по приоритетности, и с тем подрядчиком, который выдвинул наилучшие с точки зрения заказчика условия, ведутся переговоры. Если после этого оказывается, что это предложение все-таки не подходит, организатор общается уже со следующим подрядчиком из списка, пока звезды не сойдутся идеально.

Закупка у единственного поставщика. Это неконкурентная форма сделки: заказчик просто приходит и предлагает контракт конкретно вам. Процедура простая, никаких особых нюансов, все напрямую и без долгого напряженного отбора. Как правило, к вам приходят те заказчики, для которых вы уже делали какие-то проекты, и просят о чем-то еще. Или у вас хорошая репутация, отличные отзывы и высокий рейтинг, поэтому организатор просто сразу выбирает вас, когда вы откликаетесь на задачу.

Что ты выберешь, Нео, запрос котировок или аукцион?

Запрос котировок. Это конкурентные торги закрытого типа, в которых заказчик сам высылает информацию об организуемом тендере конкретным исполнителям. После этого подрядчики формируют ценовые предложения для заказчика. Выигрывает сделку тот, кто предложил самую низкую стоимость услуги. Однако стоит помнить, что отменить или скорректировать отклик нельзя, если не считать случаев, когда заказчик поменял что-то в условиях в процессе торгов.

Такой тендер длится не более 20 дней. Предел начальной цены договора – 500 тысяч рублей, а максимальный годовой объем – 100 миллионов рублей.

Запрос коммерческих предложений. Это публичные конкурентные торги, при проведении которых заказчик открывает условия задачи для неограниченного количества людей. Кто угодно может прислать свое коммерческое предложение в ответ на тендер, и потом уже заказчик выбирает самый выгодный для себя вариант. Тут нужно хорошо проработать оформление и позиционирование и все продумать, чтобы не ударить в грязь лицом перед конкурентами и выиграть контракт.

Вы выбрали подходящий вид тендерной сделки. Что делать дальше? Давайте разберемся в основных принципах коммуникации с организатором проекта.

Как общаться с заказчиком

Беседа с заказчиком – важный этап. Как лучше себя подать и что делать, чтобы выбрали именно вас?

Не оставляйте письма без ответа. Никому не нравится, когда их игнорируют, и это касается в том числе и бизнес-отношений. Вежливое и грамотное общение – залог того, что вам напишут второй, третий и пятнадцатый раз. Если вам не по вкусу предложенный проект или условия по нему, все равно отвечайте. Расскажите о вашей специализации, примерных ценах и преимуществах работы с вами. Объясните, что вы умеете и на какие задачи заточены. Даже если сегодня с конкретным тендером ничего не выгорит, есть неплохой шанс на то, что в следующий раз этот же организатор предложит вам дорогостоящий проект именно по вашему профилю. Сохраняйте полезные контакты и будьте приятны в общении. Это всегда полезно.

«Мне не подходит ваш тендер, идите к черту!»

Читайте документацию несколько раз и учитывайте все требования. Уже на уровне оформления многие пролетают из-за того, что делают на авось, не до конца дочитав техзадание или не вникнув в какой-то важный нюанс. Тщательно заполняйте анкеты, перепроверяйте перед отправкой, все ли нужные документы вы собрали, и будьте крайне внимательны. Если вы не понимаете до конца какое-то условие – спросите, адекватный заказчик будет только рад обстоятельному подходу к делу. Таким образом вы заработаете себе хорошую репутацию и не срежетесь на подлете.

Помните: не всегда надо быть самым великолепным, иногда достаточно просто идеально соблюсти техническое задание и сдать все в срок.

Прорабатывайте позиционирование в деталях. Это касается не только того, как вы подаете информацию о себе. В том числе это визуал и актуализация необходимых данных. Создайте грамотное и красиво оформленное коммерческое предложение. Если у вас в этом мало опыта – попросите специалиста. Посмотрите на свой сайт. Указана ли там вся необходимая информация? Есть ли контакты? Хорошо ли работает площадка? Если вам позвонят не на тот номер и не дозвонятся, организатор, скорее всего, выберет следующего по приоритетности подрядчика и забудет, как называется ваше агентство.

Выстраивайте тактику грамотно. Во-первых, ни в коем случае не торопитесь. Многие сразу отказываются от тендеров со сложными условиями, и именно поэтому к ним надо присмотреться. На таких задачах меньше конкуренции, и если вы возьметесь за нее, высока вероятность, что именно вы получите контракт. Если условия прямо очень кусаются, можно немного повысить цену и попробовать поучаствовать. Во-вторых, не бойтесь многоэтапных торгов. Если вас (и никого другого тоже) не выбрали на первом этапе, высока вероятность, что организатор не может выбрать между примерно одинаковыми предложениями и сомневается. Это отличный момент для того, чтоб снизить цену и в итоге выиграть хороший контракт.

Мы поняли, как общаться с заказчиком, пролистали миллион тендеров, но что-то ничего не нравится. Где еще можно найти интересные задачи?

Что такое агрегатор тендеров от Workspace

Так как мы изначально ведем речь именно о диджитал-тендерах, о них и продолжим. Помимо основного каталога для зарегистрированных пользователей на сайте Workspace есть бесплатный агрегатор крупных коммерческих и государственных тендеров, автоматически выгружающий проекты с самых разных сайтов. Тут можно найти задачи, связанные с информационными технологиями, рекламой и дизайном. И не надо ничего подбивать в Excel 🙂

Мы запустили этот сервис в 2019 году. На данный момент он обрабатывает около 300 источников, и их количество постепенно увеличивается.

Настройте параметры под себя и двигайтесь навстречу своему счастью

Всего здесь 6 категорий:

маркетинг, SMM, PR;

Каждая категория делится еще на множество подкатегорий, и в итоге заблудиться в проектах практически невозможно. В общем, раздолье.

О чем нужно помнить, если хочешь выиграть тендер

Бонусная часть. Мы почти во всем разобрались, но не хватает полезных советов для тех, кто хочет всех победить и получать крутые проекты как можно чаще.

Заполняйте карточку агентства обстоятельно. Когда вы регистрируетесь в CMS Magazine, вы заполняете подробную форму (смотрим пункт про регистрацию). Там вы указываете номер лицензии, если он необходим, количество сотрудников, специализацию и кучу других важных официальных штук. И вот тут очень важно прописать все максимально подробно и однозначно. Чем больше внятной, корректной и актуальной информации вы укажете о себе, тем больше у вас шансов на то, что заказчик не пролистает ваш отклик. Подойдите к этому серьезно.

Назначьте для откликов на тендеры отдельного исполнителя. Все надо делать обстоятельно и нормально. Можно разрываться на сотню задач самостоятельно, но лучше научиться делегировать. Иначе и там, и тут будут проколы. Наймите человека, выставьте ему KPI, и пусть он отслеживает для вас вкусные сделки. Но ни в коем случае не ставьте в качестве KPI количество откликов, иначе он будет откликаться на все подряд – даже на то, что вашему агентству совершенно не подходит.

Разберитесь в ключевых различиях между разными видами тендерных сделок. Это вам пригодится для выстраивания грамотной тактики взаимодействия. Не везде надо сразу скручивать цену. Не везде нужно бежать вперед паровоза и сразу сливаться со сложной сделки. А иногда наоборот надо вовремя снизить стоимость, и тогда вы выиграете. Нюансов много, и их все стоит учитывать. Читайте условия и выстраивайте правильное поведение. Тогда все получится.

Читайте описание тендера как можно внимательнее. Об этом можно повторять миллион раз, но это действительно невероятно важно. Никаких откликов на автомате быть не должно: не тыкайте во все подряд тендеры, не вникая. В большинстве случаев к проекту прикручены критерии и требования, которым нужно соответствовать. Помните: у вас много конкурентов, и вы должны их обойти. А если вы будете просто откликаться и не думать, что вы вообще делаете, вы уйдете на нижнюю позицию, и тогда контракт возьмет кто-нибудь другой.

Читайте техзадание не менее внимательно. Это тоже кажется кэпством, но огромное количество народу срезается именно на такой ерунде. Не тот формат, не тот размер, не та лицензия, неполный пакет документов. В итоге вы можете быть высококвалифицированным, умным, умелым и вообще замечательным, но выиграет тот, кто читал вдумчиво.

Не бойтесь разговаривать с организатором. Разговаривать и выяснять детали в принципе полезно, и это касается любого взаимодействия между людьми. Учитесь вести переговоры, прояснять нюансы, переспрашивать непонятные вещи. Лучше лишний раз спросить, чем пятнадцать раз проиграть.

Помните о переторжке. В некоторых тендерах учитывается возможность улучшить отклик уже после того, как торги закончились. Вы можете поменять свое предложение после того, как уже проиграли, и все равно в итоге выиграть сделку. Это не обязательно произойдет, но такой шанс есть.

Обращайте внимание в первую очередь на те задачи, с которыми вы уже знакомы. Если вы хорошо делаете лендинги, откликайтесь на тендеры по лендингам, Если вам уже знакома какая-нибудь узкая тематика (например, вы делали сайт по ОВиК-системам), цельтесь в проекты по этой части. Во-первых, это поможет вам быстро сделать хорошее коммерческое предложение. Во-вторых, вы сможете прямо в отклик включить прошлые кейсы, показав, что вы действительно сможете справиться с этой задачей лучше, чем человек, который знаком с темой совсем поверхностно.

Это не гайд-пятиминутка, и все советы отсюда не применить на практике за день. Это небольшое пособие, к которому желательно возвращаться по мере необходимости. Поэтому не пытайтесь запомнить все за день: сохраните материал и пользуйтесь на здоровье. Большой удачи и выгодных сделок!

Источник https://gozakaz.ru/s-chego-nachat/

Источник https://tender-rus.ru/articles/kak-zarabotat-v-sisteme-goszakaza-44-fz-i-223fz/kak-nachat-uchastvovat-v-gos-zakaze

Источник https://workspace.ru/blog/how-to-participate-in-commercial-tenders/