Как провести анализ затрат и выгод для обучения сотрудников

E-learning

Хорошо организованные программы обучения сотрудников – это инвестиции. Но для многих организаций они достаточно сложны. С одной стороны, с обучением сотрудников связаны некоторые очевидные издержки. Чем больше времени новые сотрудники тратят на обучение, тем больше времени требуется, чтобы подготовить их к работе, и тем меньше гибкости у организации в управлении текучестью кадров.

С другой стороны, инвестируя в обучение сотрудников, организации не только улучшают возможности своих работников, но и повышают удовлетворенность работой, что может привести к повышению производительности.

Очевидно, что существует целый ряд факторов, и хотя многие из них трудно измерить, тщательная проработка целей вашей программы может помочь прояснить картину.

1. Почему вы запускаете программу обучения сотрудников?

Когда вы слышите слова «обучение сотрудников», возможно, думаете о конкретном сценарии, например, приеме на работу нового сотрудника. Однако обучение сотрудников может включать в себя множество различных ситуаций.

Знание ваших учебных целей – это первый шаг к определению затрат и выгод, лежащих в основе программы обучения. Эти цели могут включать:

• Содействие адаптации сотрудников. Многие организации не обеспечивают своих сотрудников надлежащей подготовкой. Даже опытным работникам приходится учиться при переходе в другой отдел или филиал организации. Курсы для начинающих будут очень полезны в этой ситуации.
• Улучшение реагирования в чрезвычайных ситуациях. Сценарии обучения дают сотрудникам более реалистичную среду, в которой они могут проверить теоретические знания на практике.
• Тренировка нового навыка. По мере того, как технологии и отрасли меняются, многим работникам требуется дополнительное обучение, чтобы не отставать. Поскольку эта поддержка имеет большую ценность для работников, многие рассматривают непрерывное обучение как стимул оставаться в компании.
• Развитие лидерских качеств. Большинство организаций добиваются большего успеха, продвигая сотрудников по карьерной лестнице внутри компании, а не нанимая сотрудников извне. Но в то время как некоторые люди могут казаться прирожденными лидерами, другие будут рады развивать свои лидерские качества с помощью специального обучения.

2. Как вы можете измерить результаты?

Как только вы определили учебные цели, пришло время обозначить результаты, которые надеетесь получить. Эти результаты будут отличаться в зависимости от учебной программы, и многие программы будут включать несколько из них, в том числе:

• Время для завершения обучения.Программа обучения, которая может быть сокращена с 1 месяца до 2 недель или с недели до нескольких дней, без ущерба для учебного материала или результатов обучения, может значительно сэкономить средства.
• Положительные результаты в сценариях чрезвычайных ситуаций. В кризисных ситуациях обучение имеет первостепенное значение. Чем больше учащихся подготовятся к чрезвычайным ситуациям, тем выше вероятность, что они смогут правильно среагировать в случае возникновения подобных событий в жизни.
• Количество квалифицированных сотрудников. Общее количество сотрудников, прошедших подготовку, может повлиять на ваши возможности и повысить гибкость вашей организации.
• Снижение количества ошибок, которые дорого обходятся организации. Плохо обученные сотрудники могут допускать производственные ошибки или их действия могут привести к жалобам клиентов.

3. Учитывайте также качественные результаты

Не все показатели успеха легко поддаются количественной оценке. Но это не значит, что они не приносят реальной отдачи от инвестиций.

Несколько других факторов, которые также следует учитывать:

• Повышает ли новая программа обучения удовлетворенность сотрудников? Обучение может повысить уверенность в себе, помогая сотрудникам чувствовать себя более подготовленными.
• Ваш персонал более продуктивен? Как более высокая удовлетворенность, так и лучшее управление могут привести к более эффективной рабочей среде, что быстро компенсирует затраты на обучение сотрудников.
• Улучшилась ли коммуникация между сотрудниками? Обучение дает возможность сотрудникам найти общий язык, а также повышает их квалификацию.

4. Учитывайте затраты на разработку и запуск программы обучения

Вычтите из выгод любые затраты, которые вы сможете определить. Опять же, некоторые из них может быть легче измерить и количественно оценить, чем другие.

• Стоимость разработки учебной программы. Любой онлайн-преподаватель скажет вам, что разработка программы обучения – одна из самых больших и очевидных затрат. Эта стоимость будет зависеть от сложности вашей программы, а также от способа предоставления.
• Учебные материалы. Требуются ли для обучения книги, учебные пособия, компьютеры или другие технологии? Хотя необходимо учесть множество затрат на необходимые ресурсы, как правило, все это можно примерно рассчитать в денежном эквиваленте.
• Время, затраченное сотрудником на обучение. Обучение сотрудников в большинстве организаций может занять от 1-2 дней до нескольких недель. В течение этого времени вы будете выплачивать заработную плату, не видя никакого увеличения прибыли вашей организации.
• Время, которое инструкторы или наставники тратят на обучение сотрудников. Следует учитывать не только время, которое тратят сотрудники на обучение, но и время, которое инструкторы проводят, обучая их. Это верно независимо от того, поручаете ли вы эту задачу менеджеру или нанимаете кого-то со стороны.
• Стоимость содержания. Не будем забывать о постоянном обучении и стоимости переаттестации. Хотя это обычно незначительные расходы по сравнению с другими, все же важно установить, будет ли часть этих расходов повторяться.

Заключение

Вы можете запустить свою учебную программу и получить результат, соответствующий вашим целям обучения, но это не значит, что вы должны останавливаться на этом. Очень немногие программы обучения разрабатываются сразу идеальными и не требуют доработок и еще меньше вероятность того, что они остаются таковыми с течением времени. Меняются организации, отрасли и ожидания. Но если вы обратите внимание на полученные результаты и усовершенствуете свою учебную программу, то ваше обучение станет только лучше.

В этом случае программы онлайн-обучения и смешанные классы могут оказаться особенно полезными. В то время как живые классы и индивидуальные занятия с наставником могут предоставить учащимся личную обратную связь, необходимую им для завершения курса, онлайн-модули могут сократить затраты времени на обучение, стандартизировать уроки и предоставить статистику данных о прогрессе учащихся.

Наилучшие результаты будут получены в результате сочетания этих двух видов обучения сотрудников. И если организации смогут использовать данные своих учебных программ для совершенствования рабочих процессов, то они также увидят, что их рентабельность инвестиций улучшится.

Учить по-новому: тренды корпоративного образования

Наталья Белобородова, первый заместитель генерального директора Академии Ростеха

Переподготовка персонала (reskilling)

Главным приоритетом для профессионалов в области обучения и развития во всем мире остается повышение квалификации и переподготовка персонала. При этом на первый план выходит именно reskilling (переподготовка). На это есть несколько причин:

Развитие дистанционного формата

Наиболее востребованным остается дистанционный формат обучения. В 2020 году под воздействием пандемии в два раза выросли показатели по количеству программ повышения квалификации, реализуемых в онлайн-формате, — до 33,5% (расчет по данным Минобрнауки). Основная задача сейчас — это повышать эффективность онлайн-программ обучения с помощью внедрения новых инструментов и регулярного мониторинга качества усвоения контента.

Также меняется подход к проектированию онлайн-программ из-за того, что поменялся образ жизни людей. Многие люди работают и учатся из дома, используя компьютеры или смартфоны. Стерлись границы личной и профессиональной жизни, многие чувствуют выгорание и усталость. Поэтому при планировании дистанционного обучения важно учитывать баланс активностей, правильно распределять время на образовательные блоки и практические задания. Онлайн-формат требует и качественно другого подхода к подготовке от спикеров. Необходимо развивать навыки публичных выступлений и коммуникаций в онлайн, тщательно планировать тайминг и структуру речи, ответственно подходить к визуальной составляющей. Ведущий онлайн-мероприятий — отдельная профессия, которую надо осваивать. Мы считаем онлайн-формат перспективным, и наша позиция подтверждается обратной связью клиентов: сотрудникам удобно встраивать дистанционное обучение в рабочий процесс, а интерактивный формат или выступление эксперта, умеющего работать с аудиторией онлайн, вовлекает не хуже, чем очная встреча.

В приоритете мягкие и цифровые навыки

Наиболее востребованными темами обучения остаются и будут оставаться мягкие навыки (soft skills) — умения, связанные с кросс-функциональным взаимодействием, управлением изменениями, работой в команде, стрессоустойчивостью и др. Бизнес по-прежнему ориентирован на привлечение и удержание работников с развитыми лидерскими, социальными и когнитивными навыками. Согласно исследованиям Гарвардского университета 2019 года, наличие мягких навыков определяет профессиональную успешность сотрудника на 85%, в то время как профессиональные навыки (hard skills) — лишь на 15%. При этом мягкие навыки освоить сложнее, чем профессиональные, ведь в процессе обучения человек должен изменить привычный, а значит, комфортный ему способ поведения.

В то же время современный мир требует от специалиста практически любой сферы и должности как минимум базовых цифровых навыков и знаний: компьютерной грамотности, умения работать с различными цифровыми устройствами, файлами, интернетом, онлайн-сервисами, приложениями, собирать, структурировать, хранить и защищать данные.

Обучение через опыт

Еще один устоявшийся тренд — практика как основной инструмент обучения. У многих современных образовательных учреждений в обучающие программы включены решения бизнес-кейсов, работа над проектами, практические задачи, симуляции и деловые игры. Например, «Прорыв» — программа подготовки кросс-функциональных команд. На российских предприятиях также активно развивается система наставничества, которая позволяет профессионально расти, приобретать новые навыки не только молодым профессионалам, но и опытным сотрудникам.

Бизнесу нужны специалисты с развитыми гибкими навыками и цифровыми компетенциями — именно такие люди могут быстро адаптироваться к изменениям, которые просто необходимы в современном мире. А это значит, что корпоративные университеты продолжат развивать эти направления.

Нужно ли инвестировать в обучение сотрудников

Повышение качества работы людей– главная задача HR-менеджеров любой организации. Если работник не справляется с возложенными на него обязанностями, в большинстве случаев меняют его самого, а не методы работы отдела кадров или обучения. К огромному сожалению, большинство компаний, от сравнительно небольших до действительно крупных мега-корпораций, не уделяют должного внимания проблемам обучения сотрудников. И в этом кроется главная проблема неэффективности работы большей части персонала компании.

Зачем вкладывать средства в обучение персонала

Чтобы руководители пришли к полностью осознанному мнению относительно повышения квалификации сотрудников компании, им необходимо предоставить веские доказательства эффективности введения тренинговой программы. Эта задача должна лечь на плечи HR-менеджера. Ему необходимо собрать потребности и задачи будущего тренинга и собрать предложения тренинговых центров, чтобы позднее предоставить их вышестоящему руководству, тем самым доказав им необходимость прохождения сотрудниками корпоративной программы обучения.

Чтобы программа обучения нашла свою опору, именно руководители должны понять, что сегодня необходимо инвестировать в сотрудников для развития компании. Поэтому введение корпоративных бизнес тренингов является не роскошью, а жизненной необходимостью. Здесь важно обратить внимание руководства на два аспекта обучения:

1. Прямой взаимосвязи квалификации персонала и качества выполняемой работы.
2. Привлечение и задействование в работе компании специалистов высочайшего уровня.

Однако руководство, как правило, игнорирует необходимость повышения квалификации сотрудников по множеству причин: нехватки опыта у обучающего персонала, экономия средств, провал предыдущего опыта введения бизнес тренингов и недоверие к самой программе. Заключительный фактор, по сути, и является решающим, так как окончательное решение принимают руководители, а они не готовы выделить необходимое количество средств, будучи неуверенными в их возврате.

Смотрите видео пример, как окупить вложения в тренинг

Почему стоит инвестировать в обучение персонала

Неэффективные компании не устраивают никаких тренингов для сотрудников, либо ограничиваются парой вводных уроков для персонала от руководства, которые больше похожи на «принудительную планерку». В других компаниях ситуация еще хуже – проводимое обучение совершенно бессистемное от сотрудников, лишенное порядка и, соответственно, не приносит никакого результата.

В первую очередь руководители задаются вопросом – для чего обучать персонал? Здесь можно выделить также два аспекта повышения квалификации сотрудников. Во-первых, обученный персонал способен выполнять работу быстрее и качественнее, а значит может существенно повысить доход компании. Во-вторых, один или два профессионала, прошедших обучение под специфику компании, вполне могут заменить собой пять и более сотрудников, чья квалификация существенно ниже, выполняя тот же объем работ. При этом руководству компании не придется выплачивать заработную плату большему количеству людей. Собрав статистику прошедших обучение сотрудников, HR-менеджеры смогут доказать руководству целесообразность введения тренингов для персонала компании и наглядно покажут повышение уровня прибыли компании.

Пол Шульц, разработавший теорию человеческого капитала, напрямую прослеживал связь между отдельным развитием личности, корпораций и нации в целом. Он считал, что обучение сотрудников напрямую зависит от возможности оценки его эффективности и результатов. Проводить оценку, пройденного обучения нужно не позднее, чем через три месяца после прохождения тренингов, когда их эффективность находится на пике. Однако большинство руководителей оценивало результаты проводимого обучения либо очень поздно, либо не делало этого вовсе, поэтому эффективность тренингов не была ничем доказана или подкреплена. Оценивать качество проведенного обучения должны руководители или HR-менеджеры, однако последние из-за недостатка полномочий они, порой, никак не могут собрать необходимую статистику. В лучшем случае руководство не знает о недостатке полномочий, в худшем – знают и намеренно не предоставляют их HR-менеджерам, чтобы не пришлось выделять лишние средства на организацию и проведение тренингов в компании. Некая «ширма на глаза», что у нас все хорошо, как-нибудь проживём.

Посмотреть отзывы клиентов о бизнес-тренингах Московской Академии Продаж по ссылке

Как выбрать корпоративное обучение сотрудников

Руководству следует задаться вопросом – как эффективно провести обучение персонала в организации? Нужно выбрать объективную методику оценки вложенных в обучение инвестиций. Для этого идеальным вариантом станет ROI Филлипса. Хотя многие специалисты уверены в невозможности оценивания взаимосвязи вложенных средств в обучения и полученных результатов, Филлипс, тем не менее, смог предоставить разделенную на пять ступеней систему, отталкиваясь от которой можно оценить степень результативности проведенного обучения. Каждая ступень системы потребует от специалистов более глубокой оценки, однако она способна помочь найти ответ на релевантность обучения персонала.

Рассмотрим систему ROI подробнее. Как уже говорилось, она состоит из пяти ступеней или уровней:

• Ступень I – реакция сотрудников на тренинг. Здесь оценивается желание или нежелание персонала проходить обучение. Подобная статистика оказывает наибольшее влияние на применение полученных знаний в практической работе.
• Ступень II – определение готовых к повышению своей квалификации сотрудников. Этот уровень носит больше теоретический характер. Здесь коучеры и HR-менеджеры выбирают сотрудников, которые максимально эффективно способны использовать полученные на тренинге знания. Рассматриваются абсолютно все стороны сотрудника: его активность, подача полученных знаний и способность к обучению. Рассматриваются возможности и самого тренера, как он способен замотивировать персонал, как подает материал и степень его компетентности. Как правило данная ступень оценивается тестами во время процесса обучения и после его окончания.
• Ступень III – практическое применение полученных знаний. На этом уровне оценивается как эффективность тренинга, так и обращается внимание на незаметные с первого взгляда результаты. В первую очередь оценивают: повышение качества работы, уменьшение ошибок, продуктивность и результативность работы. Вторая часть оценивает увеличение творческого подхода к работе персонала, развитие лидерских качеств, повышение социального взаимодействия индивидуума и прочие личностные достижения сотрудника. Для того, чтобы оценить третью ступень программы используются тестирование, опросники и симуляторы. Эффективность должна оцениваться не позднее, чем через три месяца по завершению обучения.
• Ступень IV –эффективность обучения в эквиваленте получаемой прибыли. На этом уровне особое внимание уделяется не самим сотрудникам, а повышению их качества работы, снижение допущенных ими ошибок, которые способны добавить расходы компании и прочие результаты. Здесь статистику собирать намного проще, исходя из получаемых руководством результатов, и более подробно можно рассмотреть релевантность вложенных инвестиций в полученный результат.
• Ступень V – доказательство повышения показателей сотрудников на их рабочих местах.

Используя на практике систему ROI Филлипса, у HR-менеджеров появятся доказательства эффективности обучения персонала и, исходя из полученных результатов, можно будет корректировать работу отдела кадров, ответственных за набор новых сотрудников в компании и развитии действующих.

Смотреть бизнес-кейс о проведенной программе обучения, которая окупилась за 1 месяц по ссылке

Оценка результативности корпоративного обучения сотрудников

Как бы ни было тяжело оценивать результативность проведения обучения в компании, оценка необходима для улучшения работы сотрудников. Взаимосвязь тренингов и улучшения качества работы прослеживается даже невооруженным глазом, а при должном подходе к выбору персонала со стороны отдела кадров эффективность работы компании можно будет поднять на действительно новый уровень. Поэтому главной задачей HR-менеджеров будет доведение до руководства важности обучения персонала.

В компаниях, где регулярно устраиваются тренинги для сотрудников, эффективность работы несравнимо выше. Устраивать обучение для персонала в Москве, дело хоть и трудоемкое, но все же приносящее очевидные результаты.

Посмотрите виде отзывы наших клиентов, которым обучение персонала принесло миллионы прибыли

Источник https://antitreningi.ru/info/e-learning/analiz-zatrat/

Источник https://hh.ru/article/29933

Источник https://msksale.group/investirovat-v-obuchenie-sotrudnikov/