Базовые подходы к управлению и их применение в известных компаниях

Стальская, А. С. Базовые подходы к управлению и их применение в известных компаниях / А. С. Стальская. — Текст : непосредственный // Вопросы экономики и управления. — 2016. — № 5 (7). — С. 173-175. — URL: https://moluch.ru/th/5/archive/44/1534/ (дата обращения: 06.03.2022).

Эффективное управление организацией неразрывно связано с пониманием ключевых понятий и представлений о подходах к управлению. Не зная сущность разнообразных подходов, менеджеру будет трудно управлять предприятием, чтобы оно было рентабельным и развивалось, особенно в условиях быстроменяющегося рынка или кризисных условиях.В рамках статьи будет рассмотрено три базовых подхода к управлению компанией, которые подразделяются на: системный, процессный и ситуационный. Актуальность данной темы заключается в том, что, использование правильного сочетания подходов к управлению может способствовать развитию предприятия и преодолению трудностей.

Рассмотрим системный подход, который является важной точкой в изучение управления. При данном подходе организацию можно представить как открытую систему, включающую в себя следующие элементы: люди, структуры, задачи, технологии, которые ориентированы на достижение поставленных целей и сохранение результата в условиях меняющейся внешней среды. С помощью применения системного подхода цели организации достигаются путем выбора и реализации управленческих решений, основанных на анализе факторов, влияющих на дальнейшую деятельность компании. Рассматриваемый подход способствует упорядочиванию управленческих задач, помогает их структурировать, определяет варианты и пути решения проблем и обращает внимание на факторы и условия, оказывающие воздействие на принимаемые решения.

При данном подходе организация рассматривается как единая система, включающая в себя следующие взаимосвязанные элементы: «вход», «процесс» и «выход». В процессе производственной деятельности предприятие приобретает необходимые ресурсы из внешней среды, преобразовывает их с помощью имеющихся трудовых и производственных возможностей и выдает товары или услуги во внешнюю среду.

При системном подходе сначала рассматривается параметр «выхода», который включает в себя выбор товара или услуги, подсчет затрат на их производство, изучение потенциальных покупателей, сроков и цены реализации продукции. При эффективном управлении данный анализ должен происходить своевременно с целью сохранения и развития организации. По итогу на «выходе» организация получит конкурентоспособный по оптимальной рыночной цене продукт, который будет пользоваться высоким спросом у покупателей.

На следующем этапе применения системного подхода рассматриваются параметры «входа». Происходит изучение состава и объема необходимых ресурсов (материальных, трудовых, финансовых, информационных), которые определяются после исследования организационно-технических возможностей предприятия и изменяющихся условий внешней среды.

Заключительным этапом являются параметры «процесса», в результате которого происходит преобразование ресурсов в готовые товары и услуги. Он включает в себя анализ применяемой производственной технологии, процесса управления, а также совершенствование производственного и управленческого процессов.

Системный подход используется при управлении любым предприятием, т. к. любая организация представляет собой целостную систему, где есть управляющий и управляемые, на «входе» имеет ресурсы (например, вложения собственников или инвесторов), а на «выходе» преобразует их в продукцию (товар или услуги), которые в свою очередь должны приносить прибыль — достигать целей тех, кто предоставляет ресурсы (дает средства на их приобретение).

Системный подход можно наиболее четко отследить на сфере ресторанов фастфуда, где в организации все поставлено на поток и она работает как четкая отлаженная система. Для примера рассмотрим системный подход на кейсе Макдональдс, который, несмотря на постоянную критику со стороны представителей здорового питания, остается самым успешным бизнес-кейсом и продолжает наращивать свое присутствие во всем мире, а очереди в эти рестораны не прекращаются и спустя 26 лет присутствия в России.

Ключевым фактором успеха «Макдональдс» можно назвать системный подход управления компанией, где четко прослеживается, что компания — это единая система, в основе которой заложен конвейерный метод производства (ресурсы на «входе» и продукт «на выходе»), что и сделало «Макдональдс» одним из самых успешных фирм в истории бизнеса, а также четкая иерархическая система в управлении компанией, которая позволяет удерживать лидирующие позиции на рынке.

Центральное ядро «Макдональдс» — конвейерная система производства продукции. В ней существуют инструкции, в которых все расписано в деталях. В них обозначено точное время и температура готовки для каждого продукта, дана полная раскладка компонентов каждого блюда, расписана неповторимая технология производства, которая делает «Макдональдс» похожим на сборочный конвейер. Также в ней расписаны действия и обязанности сотрудников. Данная процедура способствует производству качественной продукции и высокой производительности труда. Руководство компании так систематизировало процесс производства, что его может выполнить любой сотрудник не имеющий должного образования.

Еще одним базовым подходом к управлению является процессный метод, рассматривающий управление как непрерывную взаимосвязь управленческих функций: планирование, организация, мотивация, контроль и координация. Выполнение каждой из данных функций является важной и неотъемлемой частью успешной организации. Каждый управленческий принцип представляет собой процесс, потому что включает в себя серию непрерывных взаимосвязанных действий, направленных на работу по достижению поставленной цели.

Функция планирования представляет собой постановку целей и задач, выработку плана достижения желаемого результата и распределения имеющихся ресурсов. С помощью данной функции руководству удается направить деятельность сотрудников на достижение единой цели. На данном этапе важно объяснить сотрудникам, к какой цели стремится фирма, какой результат она может получить завтра, через год и в конечном итоге, таким образом формируя четкое понимание у персонала смысла осуществляемой ими деятельности и правильный климат компании.

Организация — это создание эффективно функционирующей рабочей структуры предприятия. С помощью данной функций сотрудники получают информацию о деятельности фирмы — основные правила и устав организации, оргструктуру предприятия, количество работников и на данном этапе происходит распределение обязанностей между сотрудниками организации.

Мотивация стимулирует сотрудников на достижение поставленных целей и задач. Если сотрудники не будут мотивированы на результат и своевременно выполнять свои полномочия, то составленные планы организации не будут воплощены в жизнь. Задача данной функции заключается в том, чтобы сотрудники стремились к получению наилучшего результата в выполнении делегированных им обязанностей.

Контроль способствует оценке выполнения поставленных целей и задач и корректировки поведения организации при наличие отклонений от планируемых показателей.

Функция координации заключается в согласованности и единстве действий всех управленческих подразделений и сотрудников в целях эффективного воздействия на производство.

Рассмотрим процессный подход на примере Отдела выпуска карт Операционного департамента в Банке ВТБ 24 (ПАО).

Операционный департамент обеспечивает выполнение следующих задач:

– заведение в банковскую систему данных анкет на предоставление банковских карт

– выпуск банковских карт;

Выполнение данных задач связано с управленческими функциями. Данный отдел планирует число потенциальных клиентов, объем пластика для производства карт, ресурсы, необходимые для бесперебойного функционирования системы и т. д. Отдел организовывает процесс выпуска и доставки банковских карт, следуя плану, чтобы в дальнейшем банк смог достигать своих целей. Также все сотрудники замотивированы на выполнения своих обязанностей, чему способствует мотивация, которая побуждает работников к активной трудовой деятельности. Она заключается в ежеквартальном и ежегодном премировании сотрудников, исходя из показателей прибыли банка и объемов продаж, дополнительно присутствует нематериальная мотивация, которая заключается в непрерывном обучении сотрудников с целью повышения их квалификации. Руководитель отдела проверяет, чтобы каждый подчиненный выполнял фактическую работу организации в соответствии с делегированными им обязанностями и установленным планом, — тем самым руководитель контролирует действия своих подчинённых.

Последний базовый подход называется ситуационным. Он основан на предположении, что выбранный метод управления зависит от ситуации. Организация постоянно находится во взаимосвязи с непрерывно изменяющейся внешней средой, на которую необходимо вовремя реагировать и вводить актуальные корректировки управления всеми процессами. При данном подходе нельзя выявить единого способа управления организацией, так как существует большое разнообразие ситуаций, влияющих на деятельность предприятия. Поэтому наиболее эффективно выбирать метод управления, советующий сложившейся ситуации.

Ситуационный подход управления строится не на наборе конкретных действий, а на анализе факторов внешней и внутренней среды организации, на основе которых принимается оптимальное решение. Данный подход применяется при нестандартных и непредвиденных ситуациях.

Используя данный подход, руководитель применяет совокупность базовых принципов управления, используемых во всех предприятиях, и специфических приемов, способствующих эффективному существованию и росту организации. Руководитель должен постоянно анализировать меняющуюся ситуацию и определять ее влияние на деятельность организации.

Руководитель никогда не может предполагать, что какой-то конкретный метод или способ, как бы хорошо он ни работал, является точно правильным. В связи с чем очень часто приходится действовать исходя из ситуации и ситуационный метод управления применяется практически всегда на любом предприятии.

Ситуационный подход в наиболее проявленном виде можно рассмотреть на небольшом, но дорогом предприятии, например известном французском ресторане «Ла Тур д’Аржан». Деятельность данного ресторана не направлена на производство большого количества бургеров в день (как это представлено в «Макдональдс»), но в нем может быть приготовлено безупречное блюдо по просьбе посетителя. Руководство данного ресторана может прибегнуть к помощи машин для приготовления блюд и замены ингредиентов для ускорения работы персонала, но тогда придется заменить применяемые высококачественные продукты на менее полезные сухие смеси и замороженные ингредиенты, что противоречит цели, которая заключается в приготовление еды самого высокого качества. Так как все люди, посещающие ресторан, разные, то и их запросы могут отличаться. Поведение обслуживающего персонала и поваров в «Ла Тур д’Аржан», направленное на удовлетворение потребностей и запросов потребителей, зависит от характера и настроения посетителя. Таким образом, работа данного ресторана в приготовлении определенных блюд зависит от клиентов, то есть от ситуации, создаваемой их запросами.

Также, в ресторане «Ла Тур д’Аржан» используется системный подход, где «на входе» собственники ресторана предоставляют финансирование, которое вливается в ресторан и используется на закупку ресурсов (материальных, трудовых, рекламу и т. п.), по итогам предоставляется продукция, реализация которой приносит собственникам свои дивиденды. Процессный подход заключается в планировании деятельности ресторана (бизнес-планирование, планирование смен и т. п.), организации всех подразделении (поваров и официантов), контроле (качества производимой продукции, а также за использованием ресурсов), мотивации персонала и координации всех элементов предприятия.

Рассмотренные примеры подтверждают, что правильно выбранный подход к управлению может привести к успеху организации. На практике в управлении организациями, как правило, невозможно увидеть в чистом виде использование одного из подходов управления, а применяются одновременно все три подхода, так как компания — это живой организм, который для того, чтобы выжить, должен постоянно реагировать на внешнюю и внутреннюю среду. Их взаимное применение способствует развитию предприятия и получению прибыли.

1. Основы менеджмента // Библиотекарь.Ру // http://www.bibliotekar.ru/biznes-43/ (дата обращения: 28.10.2016)
2. Процессный подход к правлению // Библиотека успешного бизнесмена. URL: http://club-energy.ru/3_6.php (дата обращения: 28.10.2016)
3. Румянцева З.П. Общее управление организацией. — 1-е изд. — М: ИНФРА-М, 2007. — 304 с.
4. Теория организации (Дмитрий Олянич) // BookReader // URL: http://bookre.org/reader?file=598015&pg=2 (дата обращения: 28.10.2016)

Похожие статьи

Системный подход к выбору модели управления изменениями.

системный подход, подход, сотрудник, внешняя среда, единая система, операционный департамент, эффективное управление, развитие предприятия, управление компанией, задача.

Системный подход к совершенствованию менеджмента.

Системный анализ, система управления, системный подход, инновационный подход, маркетинговый подход, развитие организации

Базовые подходы к управлению и их применение в известных. Эффективное управление организацией неразрывно связано с.

Развитие организаций с позиций системного подхода

Иными словами, менеджменту нужен целостный подход. Системный подход в организации может быть отнесен методологией к плану управления изменениями. Системный подход — это методология исследования объектов как систем.

Система управления устойчивым развитием градообразующих.

Ключевые слова:развитие, устойчивое развитие, управление, система управления, процесс управления, методы управления, градообразующее предприятие. Существует множество позиций и других подходов, отражающих разнообразное отношение к управлению.

Формирование системы управления в современных условиях.

стратегическое планирование, Ресурсная концепция, внешняя среда, стратегия, стратегическое управление, стратегический менеджмент, предприятие, Гарвардская группа, ресурсный подход. Системный подход к совершенствованию менеджмента.

Альтернативные подходы к выбору систем управления.

система управления эффективностью бизнеса, подходы к управлению эффективностью бизнеса.

Повышение эффективности системы управления предприятием на основе применения информационной системы оценки сценариев развития.

Модели формирования эффективной системы управления.

Научно-практические подходы к оценке эффективности систем. Оценка эффективности системы управления предприятием является важным элементом разработки проектных и плановых управленческих решений.

Проблемы и практика реализации процессного подхода.

Ключевые слова: процессный подход к управлению, управление персоналом, обучение и развитие персонала, кадровое администрирование.

Системный подход подразумевает собой взгляд на организацию, как на единый бизнес-процесс, где задачи, технологии, люди.

Научно-практические подходы к оценке эффективности систем.

Научно признаны есть несколько подходов, которые могут быть дифференцированно использованы в конкретных ситуациях. Один из них заключается в сравнении показателей, характеризующих эффективность системы управления эталонного предприятия.

Системный подход в управлении. Ситуационный подход к управлению

Современный менеджмент базируется на довольно широком спектре учений и подходов к управлению. Более чем за сотню лет предприниматели создали множество теорий, которые постоянно апробируются на практике. И это богатство альтернатив зачастую ставит руководителей в тупик: они не знают, какой подход к управлению необходимо использовать в различных ситуациях.

Базовые системы управления

Современными теоретиками и практиками выделяются три основные системы менеджмента: процессный подход, системный и ситуационный. Все остальные при ближайшем рассмотрении оказываются производными одной из названных методик.

В чем же разница? Подходы к процессу управления базируются на разном отношении к самой организации, ко времени и к моменту приложения управляющего воздействия и к давлению со стороны окружающей среды. Так, процессная система рассматривает менеджмент как бесконечную цепь взаимосвязанных управленческих функций. Системный вариант акцентирует внимание на том, что организация состоит из множества подразделений, так или иначе взаимодействующих между собой. А ситуационный подход к управлению концентрируется на сиюминутном принятии решений, исходя из происходящих на рынке событий.

Управление – это процесс

Процессный подход к управлению предложен представителями административной школы теории менеджмента. Он рассматривает функции менеджера как единую взаимосвязанную систему. Достижение целей фирмы, согласно этому учению, это последовательное решение мелких задач. Само по себе каждое такое решение не играет роли в деятельности фирмы, но, будучи звеном цепи, является неотъемным элементом достижения успеха.

Процессный подход к управлению обеспечивается выполнением четырех важнейших функций: планирования, организации, мотивации и контроля. Каждая из них также представляет собой систему. Поэтому успех организации рассматривается как сумма всех принятых управленческих решений на всех уровнях иерархической лестницы предприятия.

Кроме того, для объединения деятельности всех элементов фирмы необходимы так называемые связующие процессы. Или коммуникация.

Функции менеджмента

Первой функцией считается планирование. На этом этапе руководство занимается постановкой целей и задач и определяет направление деятельности подразделений компании. Можно говорить о том, что планирование позволяет выработать единую систему действий элементов организации по достижению поставленных целей.

Планирование является постоянной деятельностью руководителя. Дело в том, что и внешняя среда, и внутренние переменные постоянно вносят корректировки в выбранную стратегию. Поэтому менеджеру следует все время отслеживать соответствие текущей деятельности поставленным целям.

Функция организации предусматривает разработку организационной структуры предприятия, выработку алгоритма взаимодействия и передачи информации между различными подразделениями. Еще одной задачей организации является создание иерархии подчинения. Руководитель не только подбирает персонал для выполнения конкретных работ, но и делегирует ему часть ответственности и полномочий.

Но для успешной деятельности одного делегирования полномочий недостаточно. Необходимо найти подход к каждому сотруднику с тем, чтобы повысить производительность труда. Если раньше считалось, что достаточно всем сотрудникам пообещать материальное вознаграждение, то сейчас исследователи утверждают, что существует множество различных мотиваторов. И задача менеджера – подобрать правильный для каждого сотрудника.

Современная теория менеджмента выработала несколько подходов к управлению персоналом. Один из них предлагает руководителю определить истинные потребности сотрудников для того, чтобы найти достойное побуждающее воздействие.

Любая форс-мажорная ситуация может повлиять на следование запланированным курсом. Именно поэтому функция контроля рассматривается как непрерывная. Чем раньше будет выявлено отклонение, тем быстрее и с меньшими потерями можно будет восстановить деятельность компании. Наиболее распространенными считаются три вида контроля. Первый – разработка стандартов. Все планы компании тщательно разрабатываются, и устанавливаются точные сроки выполнения задач. Второй – измерение. Предполагается, что результат деятельности, полученный за определенный промежуток времени, сравнивается с ожидаемым (запланированным) итогом. И наконец, третий этап контроля – корректировка. В работу предприятия вносятся поправки согласно полученным новым данным об окружающей среде или о внутренних нарушениях.

Ситуация на рынке диктует условия

Ситуационный подход к управлению предполагает, что принятие решения должно базироваться на анализе текущего положения вещей на рынке. Только изучив конкретный для заданного момента набор условий, можно принять единственно верное решение. Теоретики этой школы не считают все остальные методики управления неверными или ошибочными. Наоборот, они пытаются интегрировать частичные подходы других учений. Наиболее перспективным в этом плане считается системный подход в управлении.

Управление предприятием на основе анализа рыночной ситуации предполагает наличие у руководителя ситуационного мышления – умения концентрироваться на конкретных задачах и поиске их решения. При этом менеджеру необходимо не навредить выполнению стратегических целей компании. Это и объединяет ситуационный и системный подходы к управлению предприятием.

Удивительным оказывается еще и тот факт, что теоретики менеджмента еще в 20-е годы XX века говорили о том, что ситуация управляет всем. А известный приверженец и создатель теории организаций Мэри Паркер Фоллет утверждала, что «различные ситуации требуют различных знаний».

Методология ситуационного управления

Специалисты в области ситуационного менеджмента рассматривают накопленный опыт и эффективность принятия решений другими управленцами в аналогичных условиях. Сама же методология представляет собой четырехшаговый процесс.

Во-первых, руководитель должен быть знаком с эффективными средствами управления. Ему необходимо разбираться в теории поведения подчиненных и потребителей, знать основы системного анализа, уметь выделять наиболее значимые факторы (как внутри фирмы, так и за ее пределами), контролировать ход выполнения поставленных задач.

Во-вторых, управляющему необходимо уметь прогнозировать развитие ситуации в зависимости от принятого решения и уметь рассматривать несколько альтернативных решений одновременно. Поскольку все современные подходы к управлению имеют положительные и отрицательные стороны, этот навык оказывается наиболее ценным для руководителя.

В-третьих, необходимо уметь правильно выделять причинно-следственные связи между событиями. Только адекватная оценка ситуации позволит принять верное управленческое решение. К сожалению, этот навык приходит только с опытом.

И, наконец, в-четвертых, этот подход к управлению требует умения увязывать между собой различные приемы воздействия на деятельность предприятия. Необходимо строить такую программу действий, которая давала бы минимальный отрицательный эффект (т. е. не повлекла бы за собой негативные изменения прочих факторов) в существующих обстоятельствах.

Переменные

Такой подход к управлению оказывается эффективным только в том случае, когда менеджер умеет правильно и оперативно определять и оценивать переменные сложившейся ситуации и степень их воздействия на предприятие. Если ситуация поддается анализу, то остается очень мало места для всевозможных домыслов и использования метода «проб и ошибок».

Именно поэтому теоретиками этой методики выделяются стаж и опыт руководителя как важнейшие элементы успеха фирмы. Только в последние годы проведенные исследования позволили выделить некоторые ситуационные переменные, существенно влияющие на принятие управленческого решения.

Тем не менее определить все переменные (и особенно степень их воздействия на ситуацию) невозможно. Все, начиная с темперамента и настроения каждого сотрудника фирмы и заканчивая геополитическими изменениями в мире, может в той или иной степени сказаться на правильности принятого решения. Опытные специалисты рассматривают две категории факторов:

1) имеющие прямое воздействие на компанию;

Системное управление

Все подходы к управлению организацией сосредотачиваются на каком-то одном аспекте деятельности. И в этом их недостаток. Ведь эффективность управления зависит от множества факторов. Развитие всех школ менеджмента позволило руководителям убедиться в целостности организационной системы, в важности взаимосвязей между отдельными подразделениями и в единстве предприятия и внешнего мира.

Именно поэтому теоретики системного управления стремятся интегрировать элементы различных подходов к менеджменту. Впервые о необходимости рассматривать менеджмент как единый непрерывный процесс заговорили в середине XX века. И с тех пор системный подход в управлении становится популярнее с каждым годом.

Концепция

Идея рассматривать организацию как систему пришла в менеджмент из точных наук. Для понимания основных идей этой школы необходимо определиться с тем, что такое система вообще.

Система – это нечто целое, состоящее из неравных, но взаимосвязанных элементов; каждый такой элемент вносит свой вклад в описание и свойства целого. Организации тоже являются системами, состоящими из людей (персонал), технологий, оборудования, финансов и т. д. Из-за взаимодействия людей и машин фирмы классифицируются как социотехнические системы. Подходы к управлению персоналом в этом случае должны вырабатываться каждой организацией самостоятельно, т. к. психологическая совместимость сотрудников имеет такое же значение, как и наличие дорогостоящего оборудования или современной технологии.

Виды систем

Теория различает два различных вида систем – открытые и закрытые. Закрытая жестко ограничена и практически независима от внешнего мира. Ярким примером такой системы является часовой механизм. Среди предприятий практически не встречается совершенно закрытых систем.

Чаще мы сталкиваемся с открытыми системами. Они характеризуются тем, что активно взаимодействуют с миром. Такие системы нуждаются в энергии, информации, материалах и ресурсах (как физических, так и финансовых и человеческих). Все это обнаруживается во внешней окружающей среде. Кроме того, открытые системы умеют адаптироваться к постоянно меняющимся условиям. Это обязательное условие продолжительной жизни открытой системы.

Подсистема

Мы уже помним, что система состоит из элементов. Чаще всего каждая такая составляющая сама является системой. Для упрощения понимания их называют подсистемами. Разбиение организации на такие разделы очень важно, особенно когда необходимо выработать подходы к управлению качеством. Ведь сбой в работе какой-то подсистемы приведет к принятию ошибочных решений в самой системе. Поэтому неисправности в работе даже самой маленькой структуры могут сказаться на результате всей производственной деятельности.

Именно понимание того, что предприятие – сложная составная открытая система, позволяет объяснить, почему невозможно безусловно применить постулаты какой-то одной школы менеджмента для эффективного управления. Ведь каждая из них концентрировалась на какой-то одной подсистеме. Так, школа научного управления изучает технические подсистемы, а бихевиоризм занимается социальной стороной вопроса работы организации.

Современные исследователи утверждают, что успех фирмы определяется факторами внешней среды. Именно они предопределяют условия и возможности функционирования компании. И только изучив состояние дел во внешнем окружении, менеджер может выбрать наиболее рациональное и эффективное решение задачи.

Организация – открытая система

Организацию можно рассматривать как некий станок или комбайн. Подбирая и смешивая компоненты (информация о состоянии окружающей среды, технология, персонал, оборудование и т. д.), предприятие перерабатывает их в конечный продукт и выпускает на рынок. Собственно информация, люди, капитал и материалы называются входами организации. А произведенные товары и услуги получили название выхода организации.

Если процесс управления предприятием организован корректно, то в ходе переработки ресурсов образуется добавочная стоимость. В результате, помимо товаров на выходе организации, появляются прибыль, рост рынка, рост производства (вследствие наращивания объема продаж).

Вот так выглядят современные основные подходы к управлению. Повторимся еще раз: не существует единственно верного стиля управления, как не может быть единственного правильного решения менеджера. Темпы передачи информации и развития современной окружающей среды настолько велики, что руководителю остается только искать наименее «вредоносные» решения. Т. е. те, которые не повлекут за собой серьезных колебаний состояний внешней и внутренней среды предприятия.

Управление бизнес-процессами: от понимания до внедрения

Управление бизнес-процессами – модное веяние в среде российских компаний. Руководители без обдумывания подключают автоматизированные системы, не до конца разобравшись в их возможностях и необходимости в них. В итоге у большинства впустую тратятся деньги, а на плечи сотрудников ложатся дополнительные обязанности, которым они, мягко говоря, не очень рады.

Грамотное управление бизнес-процессами требует тщательной подготовки, а также четкой цели – для чего все это нужно. Правильно отработанный каждый этап потом вернется сторицей в виде высвобожденного времени у подчиненных, существенного роста прибыли и довольных клиентов. Нужно всего лишь внимательно ознакомиться с темой. Ниже мы постарались кратко и простым языком рассказать о всех тонкостях внедрения бизнес-процессов и их управлении.

Суть управления бизнес-процессами

Когда профессиональные консультанты рассказывают об управлении бизнес-процессами, они нередко злоупотребляют описаниями технической стороны. Естественно, важно знать, кто и какую роль будет играть в текущей бизнес-модели, а также понимать схематичное изображение процессов. Однако увлекаться подробностями имеет смысл, только если участники бизнеса уже согласились с предложенной концепцией BPM.

Если с таким подходом бизнесмены столкнулись впервые, он может показаться им чересчур сложным. А главная задача Business Process Management — не запутать, а наоборот, прояснить ситуацию, помочь компании увидеть возможные точки роста, чтобы выжать из них максимум.

Но перед этим необходимо познакомить людей из бизнеса с главными моментами процессного подхода. Для начала коротко расскажите, что представляют собой такие понятия, как BPM, BPMS и BPMN. А затем объясните, как они могут повысить продуктивность работы.

• BPM (Business Process Management) — это системный подход к управлению бизнес-процессами, главная идея которого организовать деятельность предприятия таким образом, чтобы связать цели организации и ожидания клиентов. Важно понимать, что BPM подразумевает под собой не только теорию, но и её практическое применение.
• Для реализации системного подхода используют BPMS (Business Process Management System), то есть специальное программное обеспечение, без которого претворить в жизнь необходимые бизнес-процессы будет сложно.
• BPMN (Business Process Management System) — это такой способ интерпретации бизнес-процессов, который помогает техническим специалистам донести главные идеи BPM до бизнесменов.

Естественно, технологии и прочие элементы являются лишь дополнительными элементами, которые позволяют бизнесу применить на практике концепцию процессного подхода.

Описание бизнес-процесса

Бизнес-процессом называется цикличная последовательность регламентированных по времени действий, цель которых создать нечто ценное или достичь определенного результата.

Это довольно формальное определение, которое может сбить с толку. Если говорить простым языком, то бизнес-процесс — это то, как в компании организован способ предоставления клиентам различных сервисов.

Не случайно акцент сделан именно на предоставлении сервиса. Если в представлении сотрудников предприятие — это набор различных сервисов, то в своей работе они всегда будут руководствоваться ожиданиями клиентов. Таким образом, в компании будет процветать клиентоориентированный подход, что является правильным с позиции BPM. И именно так управление бизнес-процессами компании представлено в стандарте ИСО 9001 и в BPM CBOK.

Действия, которые предпринимает организация для создания ценного для клиента продукта — это не только его производство и продвижение. Цепочка также включает в себя:

• Получение банковского займа;
• Возврат оборудования в магазин электротоваров;
• Найм сотрудников;
• Поставка сырья для производства;
• Сдача отчетных документов в ФНС.

Из приведенных примеров ясно, что под бизнес-процессом понимается не только внешнее взаимодействие с клиентом, но также и организация внутренней деятельности предприятия.

Давайте посмотрим, как устроены бизнес-процессы кредитного учреждения. Часть процессов — это работа непосредственно с клиентами. Сюда входит выдача кредитов, выпуск карт, возврат долгов. Другие же процессы остаются невидимыми для клиентов, поскольку направлены на сотрудников. Ведь последние также участвуют в жизни предприятия: их нужно принимать на работу, обучать, отправлять в отпуск и командировки, увольнять.

И поскольку работников у банковского учреждения очень много, данный процесс цикличен и подчиняется определенным правилам.

Компании, которым необходимо управление бизнес-процессами

Во-первых, есть важный момент, который нельзя упускать из виду — это жизненный цикл, на котором сейчас находится компания.

У маленькой организации (10-30 сотрудников) с упрощенными бизнес-процессами и расплывчатой целевой аудиторией есть одна сильная сторона. Как правило, такие компании очень легко приспосабливаются к изменениям и быстро реагируют на различные ситуации. Если в такой организации насаждать жесткие схемы и четкие нормативы, то можно лишить ее конкретного преимущества.

Однако когда компания растет, упомянутые выше достоинства становятся недостатками. Появляется ощущение, что деятельность ведется хаотично и нет слаженности, поскольку каждый из сотрудников движется в своем направлении. Контролировать работу такой организации уже непросто, поэтому пора задуматься о внедрении бизнес-процессов. На этом этапе задачей является создать такую систему управления бизнес-процессами, которая сможет объединить действия нескольких десятков сотрудников.

Еще один важный нюанс касается регламентации. Четко прописывать и документировать стоит лишь те процессы, которые полностью отлажены и многократно повторяются. Если же те или иные процессы все время меняются, то их нужно тестировать и выбирать наиболее эффективные.

И в-третьих, нужно учитывать специфику деятельности компании. Четкая регламентация бизнес-процессов возможна не на всех предприятиях. Сюда относятся компании, которые занимаются различными проектами, например, строительные компании или производства чего-либо на заказ. Как показывает практика, эффективно управлять ими через отлаживание бизнес-процессов невозможно. Проектная деятельность подразумевает под собой наличие планов, дедлайнов, четкого бюджета и других рамок, поэтому здесь нужны другие рычаги управления. Бизнес-процессы успешно внедряются в компаниях, которые функционируют на основе многократно повторяющегося алгоритма действий. Это ритейловые фирмы, серийные производства и т. д. Для них внедрение бизнес-процессов становится тем самым механизмом, который обеспечивает их бесперебойную работу.

Чтобы было понятно, в чем состоит разница, разберем, как деятельность предприятия соответствует двум параметрам — простоте и повторяемости. С этой точки зрения существует четыре главных вида деятельности:

• простая неповторяющаяся деятельность;
• простая и повторяющаяся в соответствии с определенным алгоритмом деятельность;
• сложная неповторяющаяся деятельность;
• сложная повторяющаяся деятельность.

Учитывая данную классификацию, мы можем сделать выводы, которые обычно игнорируются. Деятельность предприятий различается по своей сути. Поэтому в разных случаях эффективными оказываются разные инструменты управления. Если это не учитывать, а полагаться лишь на теорию процессного подхода, то оптимизация и управление бизнес-процессами не дадут нужного результата.

Чтобы не оказаться в ситуации, когда, действуя из лучших побуждений, получаешь не тот эффект, которого ожидал, следует понимать, какой элемент деятельности вы пытаетесь урегулировать или оптимизировать на данном этапе. Для этого необходимо знать точные определения всех составляющих деятельности:

• Задача — работа одного сотрудника, которую он выполняет за один раз в течение конкретного промежутка времени. Следующая задача будет подразумевать уже другие требования.
• Функция — это действия, которые один сотрудник выполняет многократно. Правила и нормы, на которые он ориентируется в своей деятельности, всегда одни и те же.
• Проект — деятельность нескольких исполнителей в течение длительного периода времени, выполняется однократно. Новый проект всегда подчиняется другим условиям и правилам.
• Процесс — это работа, выполнение которой подразумевает постоянное повторение четких алгоритмов действий; в процессе задействованы сразу несколько сотрудников.

Таким образом, если предприятие занимается проектной деятельностью, то пытаться внедрять в нее жесткие бизнес-процессы бессмысленно. Ведь процессный подход подразумевает управление тем, чего в компании такого типа нет. Точно также не стоит браться за оптимизацию системы управления проектами, если работа в организации построена на процессах. Вы рискуете понести затраты и еще больше усложнить ситуацию.

4 подхода в управлении бизнес-процессами

Существуют разные технологии управления основными бизнес-процессами, но все они подчинены одной цели — повысить качество продукта и как следствие, удовлетворить потребности своих клиентов. И не важно, что это за продукт — услуги юриста или косметическая продукция.

Поговорим о самых распространенных подходах к управлению бизнес-процессами.

Принятие стандартов управления бизнес-процессами

Стандартами являются зафиксированные документально нормативы, которые простым языком описывают определенный эталон.

Принятые руководством стандарты:

• гарантируют качественное выполнение работ;
• помогают новым сотрудникам быстрее адаптироваться;
• сокращают риски на производстве.

Именно на базе стандартов выстраиваются последующие бизнес-процессы.

Совершенствование бизнес-процессов

Под оптимизацией текущих бизнес-процессов понимается уменьшение расходов, снижение количества ошибок и сокращение цикла производства.

Оптимизировать бизнес-процессы можно двумя способами:

• Реинжиниринг — полная реконструкция системы, которая существует на предприятии сейчас.
• Кайдзен — постепенное и безостановочное улучшение всех инструментов управления. В этом случае цели управления бизнес-процессами ставится именно совершенствование текущей модели, без конкретных цифр. Это отличает кайдзен-подход от реинжиниринга.

Отличительной особенностью стиля кайдзен является то, что все сотрудники компании, начиная от рядовых и заканчивая топ-менеджерами, работают над улучшением бизнес-процессов.

Информационные технологии

Сегодня невозможно представить себе оптимизацию работы компании без использования различных инфотехнологий.

Благодаря компьютерным технологиям можно быстро и качественно собирать, обрабатывать и хранить данные, а также обеспечивать их защиту. Кроме того, инфотехнологии помогают упростить процесс выработки управленческих решений за счет его автоматизации.

Систематизация бизнес-процессов

Сферы деятельности любой компании можно отнести к тому или иному бизнес-процессу. Управление существующими процессами и является управлением организацией. Под процессом понимается алгоритм определенных действий, которые всегда ведут к одному результату.

Какие бывают типы бизнес-процессов?

• Управление. Все действия, связанные с администрированием, а также процессы, благодаря которым организация держится на плаву: рост, способность конкурировать, достижение результатов. Отличительными чертами этого типа деятельности являются планирование, учет, исправление ошибок и контроль управления бизнес-процессами.
• Производство. Деятельность, связанная с производством, считается главной, так как обеспечивает компанию продуктом, который приносит прибыль. В основе такой деятельности, как правило, лежит не более девяти основных процессов. Контролировать большее количество действий эффективным образом одному человеку невозможно. Чтобы понимать суть производственного бизнес-процесса, изучите схему жизненного цикла товара или услуги. В независимости от продукта алгоритм почти всегда один и тот же: он начинается с изучения потребностей целевой аудитории и заканчивается пост-продажным обслуживанием
• Обеспечение. Процесс, который дополняет производственную деятельность. Во всех организациях есть направления, поддерживающие работу организации, например, кадровое, техническое, финансовое обеспечение.

Чтобы осуществлять эффективное управление бизнес-процессами предприятия, за каждый вид деятельности должен отвечать конкретный менеджер. Он отвечает за результаты своей цепочки действий и решает, что необходимо предпринять, чтобы наилучшим образом удовлетворить потребности клиентов.

3 этапа управления бизнес-процессами

Разделение

На первом этапе важно понять, как обстоят дела со всеми процессами в вашей организации. Допустим, вы знаете, что это за процессы. Но как вы их разграничиваете? Где начало одной и окончание другой цепочки? Необходимо разобраться с этими вопросами, иначе в вашей работе будет много путаницы.

Кроме того, следует знать, кто отвечает за каждый из процессов в компании. Руководители этих направлений называются владельцами бизнес-процессов. В этом и состоит разница между функциональным и процессным подходами. Функции подразделений определяются как процессы, и в некоторых случаях после разделения границ они могут не соответствовать друг другу. Следовательно, поменяются и задачи, которыми занимается руководитель отдела.

Также принимается решение относительно того, кто, как и по каким алгоритмам будет работать над процессами.

Разработка бизнес-процессов

На этот этап уходит больше всего времени и сил. Все участники деятельности обучаются правилам и нормативам, которые необходимы для описания процессов. Далее составляется детальное описание. Оно должно быть настолько подробным, чтоб облегчить оптимизацию процессов, которые задействованы в операциях.

Затем определяются показатели процессов. И только после этого происходит внедрение, то есть совершенствование текущих процессов таким образом, чтобы они соответствовали задокументированным на бумаге. То есть прописывание процессов — это своего рода ориентир, который помогает их улучшать.

Но пока что мы лишь готовим базу для развития. Время для глобальных изменений еще не наступило.

Совершенствование процессов.

Теперь все готово к основным действиям. Чтобы реализовать задуманное, необходимо собрать команду, которая будет заниматься поисками возможностей для изменения текущей ситуации. Все идеи и задачи собираются в один проект, который координирует тот, у кого есть требуемые ресурсы, знания и полномочия.

Когда появятся первые результаты, следует их проанализировать, а через какое-то время сделать полный аудит бизнес-процессов. Этот цикл повторяется без остановки и задействует все или почти все направления деятельности предприятия.

Автоматизация управления бизнес-процессами

Различные технологии помогают автоматизировать бизнес-процессы. Речь идет о программном обеспечении, которое внедряется на предприятие, чтобы действия и задачи выполнялись быстрее.

Сегодня существует множество разных систем управления, начиная от стандартных CRM и заканчивая сложными по своему функционалу ERP программами, которые существенно упрощают реализацию всех бизнес-процессов в рамках той или иной компании.

Даже простейшие CRM-системы могут автоматизировать процессы и тем самым сделать их более эффективными и простыми в исполнении. Что под этим подразумевается?

1. Безостановочный сбор данных.
2. Быстрая генерация отчетов. Достаточно сделать один клик.
3. Обмен данными между отделами. Зависит от уровня взаимодействия.
4. Освобождение человеческих ресурсов, которые ранее требовались для работы с документами.
5. Коммуникация между отдельными сотрудниками упрощается за счет оперативной передачи сообщений и задач. Автоматизация взаимодействия с клиентами.
6. Рост результатов деятельности организации.

Наиболее популярной сейчас является CRM Энвибокс. И она, безусловно, заслуживает внимания. Эта система помогает быстро автоматизировать самые главные бизнес-процессы. Для этого нужно лишь зарегистрироваться и внести абонентскую плату за пользование CRM. Сумма зависит от того, сколько сотрудников будет работать в системе.

Нажатием всего нескольких кнопок можно получить данные о клиентах, быстро сгенерировать для них рассылку по электронной почте, получить информацию о совершенных сделках. Кроме того, Энвибокс позволяет составлять списки задач, планировать рабочий день, создавать различные «напоминалки» и загружать стандарты.

Этапы внедрения бизнес-процессов в компании

Запуск бизнес-процессов подразумевает под собой различные действия, благодаря которым совершенствуется или изменяется алгоритм работы в организации.

Систему бизнес-процессов важно не просто продумать, необходимо грамотно её запустить. Это не просто, особенно в тех случаях, когда предприятие уже много лет работает по одной и той же схеме.

Запуск бизнес-процессов — это целое мероприятие, которое состоит из следующих шагов:

1. Сотрудники знакомятся с новым алгоритмом работы.
2. Чтобы вовлечь работников в новый процесс, им объясняют, какие выгоды и возможности они получат в результате данных мероприятий.
3. Жизнеспособность нового алгоритма проверяется на конкретном сотруднике или целом подразделении.
4. По итогам тестирования бизнес-процессов проводится обучение персонала. Сотрудники знакомятся с новыми обязанностями и задачами.
5. После обучающих мероприятий начинается внедрение бизнес-процессов в текущую схему работы.
6. Следование новому алгоритму должно контролироваться. Вы должны быть уверены, что весь персонал работает в соответствии с новыми правилами.

Обязательно распределите, кто и за что отвечает. Каждый работник должен понимать, что успешное внедрение новых процессов отразится на доходах предприятия и на заработной плате сотрудников. Тогда каждый из них легко примет нововведения и будет относиться к ним более осознанно.

3 распространенные ошибки управления бизнес-процессами

Приверженцы моделирования и управления бизнес-процессами приводят множество доводов, убеждающих в том, как важно вкладывать ресурсы в это мероприятие. В частности, они рассказывают, что управление бизнес-процессами позволяет сильно сократить расходы, поскольку происходит автоматизация управления бизнес-процессами. Также поставленные задачи теперь выполняются гораздо быстрее.

Но есть и те, кто оспаривает данные утверждения. В качестве аргумента они приводят идею о том, что компании начинают зависеть от конкретной технологии и вынуждены тратить много средств и ресурсов на оптимизацию процессов. А если внедрение нового алгоритма выполнено неграмотно, то инвестиции не дадут предполагаемого результата.

По сути правы и те, и другие. Если изначально есть понимание того, как управление бизнес-процессами и внедряемые технологии усовершенствуют работу предприятия, и если процесс реализации проходит успешно, то в итоге организация сможет достичь поставленных целей, сократив при этом временные и финансовые ресурсы и избежав ошибок.

Можно выделить три ошибки, которые компании часто совершают, занимаясь разработкой и управлением бизнес-процессами. Эти ошибки могут стать для них роковыми:

Ошибка № 1. Компания делает вложения в технологии управления бизнес-процессами, не определив толком, что конкретно необходимо улучшить.

Как правило, большинство руководителей с энтузиазмом внедряют в компанию различные технологии. Всех привлекает инновационный характер изменений, возможность сократить расходы, упростить коммуникацию внутри компании и при взаимодействии с клиентами. Но мало кто из управленцев по-настоящему задумывается о том, как это все будет функционировать в реальности.

Бывает и такое, что компания приобретает высокотехнологичную CRM-систему и только потом задумывается, так уж ли она была нужна. Ведь даже внедрив инновации, нельзя быть уверенным, что они смогут решить существующие проблемы и выведут бизнес на новый уровень.

Для начала следует понять, что конкретно вы хотите получить от внедряемой технологии. Ответить на этот вопрос поможет схема текущих процессов. Глядя на нее, подумайте, какие звенья процесса нуждаются в усовершенствовании. Так вы определите, какие характеристики для вас наиболее важны при выборе технологии. И это существенно облегчит выбор.

Ошибка № 2. Перед тем как внедрить новые бизнес-процессы, компания не пыталась работать над старыми.

Когда у вас перед глазами будет карта текущих процессов, подумайте, можно ли улучшить то, что уже есть, до того, как вы начнете проводить изменения. Ошибкой будет пытаться заменить неэффективные процессы новыми ИТ-технологиями.

Процесс внедрения бизнес-процессов полезен организации тем, что позволяет по-новому взглянуть на текущую ситуацию, выявить «слабые звенья» и попытаться их усовершенствовать. Довольны ли вы теми результатами, которые есть сейчас? Если вас они не устраивают, то в чем может быть причина? Как дела обстоят на данный момент? От чего необходимо отказаться? Повторяется ли этот процесс? Что стоит автоматизировать, а что оставить как есть? Каким образом можно эффективно провести внедрение инноваций?

Есть техники, которые помогают сделать процесс внедрения более успешным. Метод «Шесть сигм» структурирует поиск путей изменения параметров бизнес-процессов. А концепция «бережливого производства» позволяет обнаружить неэффективные моменты. Также необходимо следить за тем, чтобы сотрудники, занимающиеся внедрением бизнес-процессов, уже на ранних этапах плотно взаимодействовали с техническим и операционным отделами. Так изменения будут происходить быстрее.

Ошибка № 3. Компании увлекаются управлениям бизнес-процессами и превращают его в ИТ-проект.

Конечно, в основе управления бизнес-процессами часто лежат ИТ-технологии. Однако если взваливать всю работу на плечи технического отдела, это может привести к провалу. ИТ-специалисты, безусловно, владеют знаниями из своей области, но вряд ли они столь же хорошо разбираются в бизнес-процессах.

По этой причине управление бизнес-процессами нельзя воспринимать как технологию. Важное значение имеет участие бизнес-пользователей в этом процессе.

Для успешного внедрения следует начать с понимания того, каких результатов вы хотите достичь благодаря управлению бизнес-процессами. Прежде чем осуществлять автоматизацию управления бизнес-процессами, попробуйте улучшить текущую ситуацию. Получите гарантии того, что результат, полученный посредством внедренных технологий, будет собственностью организации.

Источник https://moluch.ru/th/5/archive/44/1534/

Источник https://businessman.ru/new-sistemnyj-podxod-v-upravlenii.html

Источник https://envybox.io/blog/upravlenie-biznes-processami/