Управление тендерной документацией

Организация и проведение тендеров – процесс, требующий вовлеченности множества людей и документов. И чем больше размеры компании, тем процесс получается более растянут во времени. А обилие участников, документов и отсутствие централизованной системы выбора поставщика делают закупки долгим и трудозатратным мероприятием. В данном случае всегда есть место нестандартным ситуациям, так как каждый новый тендер уникален.

За основу в модуле «Управление тендерной документацией», мы приняли, что процесс проведения тендеров – это кейс. Организатор, участники тендера, совещания, набор необходимых документов – элементы кейса. В зависимости от поведения участников и наличия документов ситуация может развиваться по-разному и заранее невозможно определить единую схему решения кейса.

Поэтому решение будет полезно всем организациям, проводящим большое количество закупок на конкурсной основе.

Как это работает

Этап I. Оформление заявки

На первом этапе кейса формируется группа технических специалистов, которая разрабатывает закупочную и общую документацию и выносит ее на согласование. При этом в системе создается карточка «Заявки на закупку» (или досье кейса), в которую на начальном этапе вносится документация, например: общее описание закупки, проект договора, технический документ и т.д.

Согласование закупочной документации

Следующий шаг — согласование закупочной документации с ответственными лицами. Для это участник группы технических специалистов начинает бизнес-процесс согласования, нажав кнопку «отправить на согласование закупочную документацию». В открывшейся форме заполняются необходимые поля и выбираются согласующие.

Для дополнительного учета и контроля первичной финансовой документации возможно использовать систему корпоративного учета и отчетности.

Этап II. Проведение конкурсной процедуры

В начале данного этапа создается карточка «Конкурсной процедуры», в которую вносятся необходимые данные заинтересованных участников конкурса. По результатам проведения конкурса на финальном этапе один из участников будет отмечен, как выигравший тендер.

Раздел «Документы»

После создания карточки пользователи группы технических специалистов вносят в раздел «Документы» файлы, представленные участниками конкурса, которые будут также доступны экспертному жюри. Система поддерживает версионность документов, так что в процессе проведения конкурса документация может обновляться. Другие файлы (шаблоны оценки для каждого согласующего эксперта и т.д.) могут быть размещены техническими специалистами в соответствии с типом и видом «Общая документация». Файлы шаблонов впоследствии будут скачены экспертами из раздела «Документы», заполнены и вложены в процессе выполнения задачи согласования.

Для работы с большим объемом данных компания Citeck предлагает использовать платформу Alfresco в документообороте.

Процедура уторговывания

В некоторых случаях после проведения конкурса возможно дополнительно провести процедуру «уторговывания». Цель процедуры – получить новые предложения от существующих участников конкурса (цена и т.д.), разместить обновленную конкурсную документацию, а также обновленные шаблоны оценки для экспертов в раздел «Документы» и отправить на пересогласование. Этот процесс аналогичен предыдущему этапу. На всех стадиях этапа проведения конкурса, в разделе «Действия» (вкладка «Карточка») отображаются ссылки «Создать «Экспертное заключение», «Создать Решение», «Создать «Общее заключение», «Создать «Итоговый протокол закупки». При нажатии на них должны сформироваться документы по заданному шаблону, которые в процессе будут подписаны, отсканированы и загружены в раздел «Документы» в соответствии с типом «Общая документация».

Завершение закупки

После размещения в систему документа «Решение» и последнего итогового протокола статус закупки поменяется на «Закупка завершена» и тендер можно считать закрытым.

Подготовка тендерной документации под ключ

Российское законодательство не дает определение такому понятию как тендер. В целом, под тендером понимают возможность нескольких юридических лиц на конкурентной основе побороться за право предоставлять свои товары, услуги или работы не только государственным, но и частным предприятиям. Суть тендера заключается в том, что заказчик проводит конкурс на лучшее предложение, соответствующее заранее заявленным им требованиям и условиям заключения сделки.

Стоимость услуг

Виды тендеров в Российской Федерации

В соответствии с действующим законом, существует два основных вида, которые зависят от категории заказчика:

• государственные, когда заказчиками являются госорганы;
• коммерческие, когда в качестве основных заказчиков выступают компании различных форм собственности, проводящие закупки для своих нужд.

В зависимости от способа определения поставщиков (исполнителей), можно выделить тендеры:

• с единственным исполнителем;
• с двумя и более поставщиками (проводимые в виде конкурсов, аукционов, запросов предложений или котировок).

Каждый из этих видов тендеров отличается своими целями и правилами проведения. Способ определения исполнителя выбирает заказчик, учитывая объект, сумму закупки, компетенцию и репутацию компании, а также некоторые другие критерии.

Каким законодательством регулируется тендер

Порядок и условия проведения тендеров регулируются двумя законами федерального уровня №44-ФЗ и №223-ФЗ, которые имеют много общего, однако отличаются:

• заказчиками (различные организационно-правовые формы);
• способами закупок;
• требованиями к содержанию документов;
• сроками на размещение информации о закупке;
• способами описания действий при проведении закупки, регулирующимидействия заказчика и участника.

Условия и порядок проведения тендера

Для проведения тендера компания создаёт специальную комиссию, которая разрабатывает правила проведения и внутренние положения. Подготовка документов для тендера осуществляется членами этой комиссии, которая готовит бриф, рассылает его потенциальным участникам или публикует в СМИ.

После регистрации, компания приобретает статус участника и заполняет тендерную заявку, в которой сообщает необходимую информацию. По окончании регистрации поданных участниками тендерных предложений, определяется очерёдность предоставления работ при просмотре презентаций. Оценка предложений на основании установленных критериев проводится комиссией конфиденциально, т.е. без присутствия участников. Победителем признаётся участник, предложения которого соответствуют всем изложенным в брифе требованиям. Если такого участника определить не удалось, тендер признаётся несостоявшимся.

На основании составленного протокола, комиссия информирует о принятом решении всех участников и заключает с победителем договор на предоставление услуг или выполнение работ. После объявления результатов участникам, процедура заканчивается дебрифингом, когда комиссия возвращает предложения всем участникам.

Какие требования предъявляются к участникам тендера

Все участники тендера должны соответствовать общим требованиям. Компании-участники:

• должны быть правоспособными;
• не должны быть ликвидированными или признанными банкротами;
• не должны иметь задолженности перед государством или налоговых недоимок;
• не должны подвергаться административной ответственности, а их руководители не должны быть судимыми в сфере экономики или по другим отдельным статьям УК РФ;
• должны иметь права на результаты интеллектуальной деятельности в случаях, предусмотренных законом;
• не должны быть оффшорными;
• не должны иметь ограничений на участие в тендерах.

Кроме этого, между сторонами закупок должны отсутствовать конфликты. Правительство России может устанавливать дополнительные требования.

Какие документы необходимы для участия в тендере

Законодательством предусмотрен определённый перечень документов, который нужно подготовить для участия в тендере. Подготовка тендерной документации понадобится для участия в:

• открытом конкурсе;
• конкурсе с ограниченным участием;
• двухэтапном конкурсе;
• запросе котировок;
• запросе предложений.

Перечень документов может отличаться, но существуют общие требования, о которых может подробно проинформировать специалист по тендерной документации.

Для участия в тендере нужно подготовить список документов:

• нотариально заверенную копию свидетельства о гос. регистрации компании;
• копию документа из ФНС оприсвоении номера налогоплательщика и справку об отсутствии задолженности;
• копию первой страницы Устава компании;
• справку из банка о финансовой состоятельности претендента;
• годовой бухгалтерский баланс за прошлый год и на период подачи заявки об участии в тендере;
• банковскую гарантию об обеспечении заявки, которая может составлять до 5% от суммы предполагаемого контракта;
• свидетельство о регистрации дилера или официального представителя компании, котораяпредлагает товары не собственного производства;
• сертификаты и иные документы, подтверждающие качество товара;
• опись пакета документов с печатью компанию и подписью руководителя.

Тендерное сопровождение специалистом

Если ваша компания хотела бы не только принять участие в тендере, но и выиграть его, обратитесь за помощью к квалифицированным специалистам, которые:

• проведут анализ тендерной документации;
• займутся подготовкой тендерной документации и подачей заявки;
• могут предложить сопровождение тендера под ключ, благодаря которому вы получите полный спектр работ — от аккредитации до юридического сопровождения сделки.

Заказав у нас тендерное сопровождение, вы получаете гарантиютого, что услуга будет оказана качественно, в строгом соответствии с нормами законодательства. В результате у вашей компании появится реальный шанс в течение минимальных сроков выиграть тендер, что поможет ей с максимальной эффективностью продавать свои товары или продвигать услуги.

Источник https://www.citeck.ru/solutions/zakupki/

Источник https://del-pod.ru/podgotovka_tendernoj_dokumentacii.html

Источник