Кому нужны тендеры и как не остаться в долгу

На вебинарах нам часто задают вопросы о тендерах. Мы промониторили просторы интернета и выяснили, что внятной информации там мало. Поэтому попросили нашего коммерческого директора — Анну Гусятникову — разложить всё по полочкам и рассказать, кто может участвовать в тендерах, где их найти, как выиграть и избежать махинаторов.

У рекламных агентств (РА), которые не участвуют в тендерах, мало шансов стать подрядчиком крупной компании. Стопки прайсов с услугами и расценками, куча предложений и отзывы клиентов — всего этого недостаточно, чтобы впечатлить заказчика с большим бюджетом.

Для поиска исполнителя такие рекламодатели проводят конкурс в формате закупок. Конкурентный отбор позволяет им выбрать выгодные условия, а нам — получить клиента, повысить лояльность и репутацию.

Зачем участвовать в тендерах

Обычно заказчики выбирают узкий круг тендерных площадок или платформ, через которые рассматривают подрядчиков. Для РА участие в таких конкурсах — это возможность:

• узнать, что компания с крупным бюджетом ищет исполнителя по нашим услугам;
• поучаствовать в крупной закупке желаемого заказчика и стать его подрядчиком;
• расширить поиск потенциальных рекламодателей дополнительно ко входящим заявкам и PR-активности.

Сбежали в Юздеск, чтобы ускорить работу поддержки

Как ускорить поддержку клиентов, чтобы они не изводились, сотрудники не выгорали, а уведомления приходили вовремя и только по делу.

Чтобы участвовать в конкурсе, РА проходит аккредитацию на тендерной площадке или платформе. Для заказчика это как минимум проверка потенциального исполнителя на бухгалтерию, документацию и вменяемость в целом. Он видит, что такому агентству можно доверять в плане работы с финансовой и юридической стороны.

Кто может участвовать в тендерах: условия и документы

Принять участие в тендере может любое агентство с полным пакетом учредительных документов: ИНН, уставом, КПП и другими.

У рекламодателей отличаются требования, поэтому список документации может включать минимальный пакет или быть более полным. На тендерах с узкой специализацией, скажем, по контекстной рекламе, 90% заказчиков требуют дополнительные документы:

• лицензию по работе с площадкой;
• сертификаты специалистов;
• бухгалтерскую отчётность — подтверждение по оборотам на самих площадках без НДС.

Чем сильнее у компании заказчика уклон по государственной работе, как, например, у Минздрава РФ, тем большее количество документов он требует. Коммерческая компания обычно запрашивает лишь бумаги для юридического и финансового отделов.

Важно: многие рекламодатели требуют, чтобы юрлицу исполнителя было не менее трёх лет. Такое условие нужно для прохождения проверки СБ (службы безопасности) заказчика.

Типы тендеров

В России существуют открытые и закрытые, конкурентные и неконкурентные, двухэтапные и специализированные типы закупок. Глобально я бы разделила их на 4 вида.

Государственные закупки

Самый распространённый и известный тип открытых тендеров, которые проводятся через сайт госзакупок. 90% условий его пунктов занимает юридическая и бухгалтерская документация, а также всё то, что связано с опытом работы вашей компании.

Подготовьтесь к тому, что список может быть огромным. Максимум тендерной документации, с которым я сталкивалась, — 782 страницы. Допускаю мысль о том, что это не предел.

Для участия в закупках нужно загрузить на сайт необходимые документы и подтвердить их подлинность электронной подписью. В 50% случаев рекламодатели запрашивают оригиналы, заверенные подписью и печатью бухгалтерии, а также скан-копии бумаг на электронном носителе. Собранный пакет документов отправляется в закрытых конвертах на имя конкретного контактного лица. Обычно это секретарь тендерного отдела.

Общаться с заказчиком через платформу можно не всегда. Однако результаты госзакупок всегда публикуются в открытом доступе: рекламодатель выкладывает протокол итогов, где указывает всех участников и их предложения.

Электронный редукцион

Редукцион — это торги со снижением цены в онлайне. Обычно они проходят по стандартному алгоритму.

1. Регистрируемся на тендер и проходим аккредитацию.
2. Отправляем документы, и система проверяет, подходит ли наше коммерческое предложение под имеющиеся запросы. Например, по бюджету.
3. По выставленному заказчиком параметру выбираем цену, за которую готовы работать. Это может быть бюджет, процент или размер комиссии — всё, что угодно рекламодателю, так как условия определяет именно он.
4. Заказчик назначает дату редукциона, когда все участники могут в онлайне обновлять свои цены по размеру комиссии. Также он ограничивает интервал сроков для изменения стоимости услуг.
5. Обычно до закрытия редукциона рекламодатель определяет и шаг действий: процент, долю или какую-то сумму.

Рассмотрим алгоритм электронного редукциона на примере. Мы зарегистрировались, прошли аккредитацию и выбрали тендер. Видим, что заказчик выставил в параметрах размер комиссии и выбираем свой предел — 100 тысяч рублей. Рекламодатель ограничивает интервал времени, когда можно менять стоимость услуг, на 2 часа. Всё это время мы и другие участники под номером 1, 2 и так далее (конкуренты не видят названия компаний друг друга) снижаем ставки на 1% — это шаг, установленный заказчиком.

Продолжительность конкурса зависит от двух факторов.

1. Фиксированный тип, когда заказчик сам выбирает время редукциона.
2. Торг до победного: при изменении ставки кем-то из участников время редукциона продлевается от 1 до 5 мин.

Второй метод более популярный, но не очень удобный. Некоторые участники снижают ставки на 1–2 шага и надолго затягивают торги. Особо хитрые изначально могут поставить минимальную цену или ставку, скажем, на 1 копейку, что приводит к их автоматической победе и закрытию редукциона.

Тендерные платформы

Такой способ выбора исполнителей подходит РА, которые зарегистрированы на одной с заказчиком платформе, прошли там аккредитацию и оплатили доступ к тендерам. Последнее условие такое же важное, как остальные: бесплатно вас к торгам никто не допустит.

Рекламодатель публикует на платформе тендерные задания и определяет участников. Узнать о торгах можно посредством:

• автоматической рассылки по всем компаниям, зарегистрированным на платформе;
• по выборке, когда заказчик отправляет приглашение представленным на площадке агентствам, исходя из специфики их деятельности;
• открытой публикации.

В закрытых тендерах могут участвовать только агентства, получившие приглашение. В самых же популярных — открытых — заявку оставляют все желающие.

Рассылка от клиента

Я не отношу этот метод к отдельному типу тендера, но такой способ выбора подрядчика тоже существует. Суть в том, что заказчик отправляет с рабочей почты письма в десяток агентств и уведомляет их о тендере.

Это просто рассылка заявки, поэтому по итогам торга рекламодатель может не предоставить вам никаких официальных документов: ни протоколов, ни заключений, ни итогов. В лучшем случае напишет, что вы не выиграли.

Площадки, на которых можно найти тендер

Количество площадок, позволяющих участвовать в тендерах, большое, а статья не резиновая. Поэтому остановимся на популярных и доступных всем:

• госзакупки;
• РосТендер;
• ГосТендер;
• Сбербанк-АСТ — платформа для онлайн-торгов на полугосударственной основе;
• ИС-Закупки;
• сайты популярных рейтингов компаний, при помощи которых можно организовывать тендеры.

Некоторые заказчики, например, компании по недвижимости, создают собственные тендерные платформы. Чтобы стать потенциальным подрядчиком, нам нужно пройти там аккредитацию и, если потребуется, оплатить доступ к закупкам. При этом внесённые деньги не гарантируют того, что мы пройдём проверку или подойдём заказчику по документации.

Такая система действует и на других площадках. Важно чётко понимать, что оплачивается лишь доступ к просмотру доступных тендеров, а не к участию в них.

На некоторых площадках можно настроить фильтр и выборку по бюджету, региону, тематикам. Они отлично подходят для агентств, которые работают с аналитикой, контекстной и таргетированной рекламой. Такие площадки предоставляют 1–2 тестовые попытки, а последующий доступ к тендерам продают. Подписка оформляется от 1 месяца до года. Чем длительнее период мы выбираем, тем большую скидку предоставляет сервис.

Главное — не остаться в долгу: на какие нюансы обратить внимание

Редко, но случается следующее: участник выигрывает тендер, а затем получает на руки форму договора с приложениями, подписать которые не готов. Поэтому важно обращать внимание на документацию и участвовать в закупках с опубликованным шаблоном договора заказчика — именно по нему в 9 из 10 случаев подписывается тендер. Так вы заранее сможете:

• оценить технические требования, которые необходимы в работе;
• ознакомиться с самим проектом договора;
• подготовиться с юридической и финансовой сторон.

В тендерной документации могут указываться санкции за плохую работу и нарушение сроков: штрафы, пени, отсутствие бюджета или комиссий. За перевыполненный план, наоборот, возможны дополнительные премии. Поощрения и наказания определяются заказчиками на своё усмотрение.

Около 99% клиентов работают по постоплате, то есть оплачивают работу только когда мы всё сделали, предоставили отчёты и закрывающие документы. Отсчёт времени для оплаты начинается со дня обмена оригиналами. Период может варьироваться от 1 месяца до 90 рабочих дней (это практически полгода).

Важно обращать внимание и на количество площадок или проектов — бюджет заказчика должен быть обозначен. Дело в том, что в техническом задании клиент может указать бюджет в миллион, но где-то в недрах договора вы прочитаете любопытные уточнения.

Например, деньги рассчитаны на целый календарный год. В таком случае бюджет делится на 12 месяцев и уже не так впечатляет. Или, скажем, прописаны какие-то подразделения компании, несколько составляющих бизнеса и 5 сайтов вместо одного. Если соотнести площадки и количество сайтов, то получится, что на каждый объект остаётся маленький бюджет. Это может оказаться нерентабельно в плане работы.

Напоследок, чек-лист с нюансами, соблюдение которых поможет избежать участия в ненужных закупках.

1. Внимательно ознакомьтесь со всеми документами заказчика, договором и его приложениями.
2. Оцените условия санкций и поощрений, на которых готовы работать.
3. Обратите внимание на количество проектов и площадок рекламодателя.
4. Соотнесите финансовые возможности своего агентства и комфортный период постоплаты.

В каких тендерах не стоит участвовать

А теперь давайте честно рассмотрим реалии рынка. Даже известные рекламодатели порой грешат «фиктивными» закупками и проводят тендеры, когда победитель уже определён.

Иногда имитация торгов и выбора кандидата необходима для того, чтобы продемонстрировать соблюдение законности и прикрыть себя от внимания правоохранительных органов. Или для бесплатного сбора актуальной информации среди акул бизнеса. В любом случае, вы не узнаете настоящих причин. Ведь, как прописано в документах, рекламодатель оставляет за собой право не озвучивать причины закрытия закупки.

Ниже — основные признаки тендерной махинации, которые уберегают нас от траты времени.

1. Тендеры со сроками выбора исполнителя до 2-х недель. Скорее всего, перед нами показательное выступление. Время играет ключевую роль в аукционах, так как именно оно регламентирует все действия: от срока подачи заявок до предоставлением обеспечения. Проверка новой компании не проходит за 2 дня, и подготовка расчётов отнимает время.
2. Отсутствие важной информации. Мы должны знать технические требования заказчика, количество площадок, бюджет, период размещения и другие нюансы. В противном случае мы напрасно потратим время, предлагая заказчику нечто абстрактное по необозначенным никем критериям.
3. Нет доступа к текущей статистике и накопленным данным, но требуется сразу работать строго по KPI. Даже профессионал не в силах угадать показатели рекламодателя. А подписываться под то, что может не иметь к заказчику отношения, как минимум странно. Ведь штрафы за невыполнение «чужих» показателей наложат в итоге на нас.

Ещё нас настораживают комментарии в духе «делайте всё сами, вы специалисты». Или отсутствие обратной связи и контактных лиц для уточнения деталей. Последний вариант допустим для электронного редукциона, но обычно даже в таких тендерах информация указывается корректно и полноценно.

Мой вам совет, коллеги: если заметили нечто подобное — не тратьте время и бегите.

Вы выиграете тендер, если.

Только если очень повезёт. Так как победителя выбирает заказчик, заранее предугадать результаты конкурса нельзя. Но повысить свои шансы среди конкурентов можно:

• заранее позаботиться о хорошей репутации агентства;
• подготовить всю необходимую документацию, в том числе и подтверждающую опыт работы в сфере рекламодателя;
• навести порядок в бухгалтерии;
• пройти аккредитацию на выбранной тендерной платформе;
• предложить заказчику выгодные условия сотрудничества.

Важно не только выиграть тендер, но и справиться с условиями договора. Иначе о сотрудничестве не может быть и речи.

Как участвовать в тендерах: правила для начинающих

Многие начинающие бизнесмены не имеют представления о том, как участвовать в тендерах. В связи с тем, что именно через тендеры реализуется немалая часть товаров и услуг в самых разных отраслях экономики, вопрос этот является актуальным и требует разъяснения. Что же необходимо знать новичкам об участии в тендерах, какого рода документация в этом случае понадобится, какие положительные и отрицательные моменты несёт подобная процедура.

Виды тендеров

Слово «тендер» в переводе на русский означает «предложение». Однако прежде чем приступить к перечислению существующих видов этих «предложений», необходимо уточнить некоторые детали. В законодательной базе нашей страны термин «тендер» отсутствует, вместо него употребляются термины «торги», «конкурс», «аукцион». Тем не менее слово прижилось в бизнес-кругах.

Тендер — это мероприятие, во время которого на правах свободной конкуренции производится отбор исполнителей с целью закупки товаров, услуг или работ.

Особенность всех видов такиендерных отборов заключается в том, что такие мероприятия способствуют заключению контракта на привлекательных для заказчика и исполнителя условиях.

Таблица: законодательная база, регламентирующая процедуру участия в тендерах госзакупках и электронных торгах

Наименование закона или кодекса	Характеристика
Гражданский кодекс РФ	ГК РФ в ст. 448 регламентирует организацию и порядок проведения всех видов торгов (за исключением тех, в которых участвуют органы государственной и муниципальной власти).
ФЗ № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»	Данный закон регулирует организацию и проведение тендеров, в которых заказчиком являются органы государственной и муниципальной власти.
ФЗ № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»	Регламентирует процедуру проведения тендеров для государственных корпораций и компаний, субъектов естественных монополий, государственных и муниципальных унитарных предприятий, автономных учреждений, хозяйственных и дочерних обществ, в уставном капитале которых доля участия РФ или субъекта РФ в совокупности превышает 50%.

Вид тендера зависит от следующих факторов:

• от цели проведения (тендеры на продажу и тендеры на закупку);
• от характера проводимой процедуры (конкурс, двухэтапный конкурс, аукцион, запрос предложений, запрос котировок, конкурентные переговоры);
• от формы проведения (открытые и закрытые тендеры);
• от категории заказчика (государственные и коммерческие тендеры, закупки с определёнными юридическими лицами);
• от вида используемой документации (конкурсы проводятся на бумаге и в электронной форме).

Таблица: специфика проведения основных видов тендеров

• конкурс одноэтапный и двухэтапный,
• аукцион,
• запрос предложений,
• запрос котировок,
• конкурентные переговоры

1. Конкурс. Проводится в том случае, когда подразумевается проведение сложных с технической или организационной точки зрения работ. Подразумевается, что в конкурсе примут участие исполнители с соответствующим случаю оборудованием и квалификацией. Если тендер проведён честно, его выигрывает та организация (или ИП), которая изъявит желание выполнить проект на высоком техническом уровне и по наиболее привлекательной для организатора цене.
2. Двухэтапный конкурс организуется в том случае, если заказчик не в состоянии сразу определиться с некоторыми условиями проекта. Сначала (на стадии отбора) он отбирает наиболее интересные для себя предложения, затем (на второй стадии) определяет, чьи условия ему кажутся наиболее подходящими.
3. Аукцион организуется в том случае, если для заказчика на первом плане стоит денежный фактор. Участники аукциона озвучивают свои условия, а побеждает тот из них, чьи условия или цена более приемлемы для организатора.
4. При запросе котировок заказчик анализирует первые поступившие от участников тендера предложения. Победу одерживает та сторона, в чью пользу он сделает выбор.
5. При запросе предложений заказчик анализирует поступившие предложения, оценивая не только финансовую составляющую, но и техническую.
6. Конкурентные переговоры. К переговорам вправе приступить все лица, отвечающие выдвинутым требованиям. Данный вид тендера считается наиболее прозрачным. На переговорах обсуждаются все нюансы проекта, рассматриваются возможности каждого исполнителя.

• договор связан с коммерческой или государственной тайной;
• круг участников мал в той сфере, в которой проводится тендер;
• затраты на проведение открытого тендера не оправданы.

1. Государственные тендеры. Организатором таких тендеров является орган государственной власти или государственное учреждение. Закон строго регламентирует порядок проведения конкурса — от разработки условий участия до отбора претендентов на роль исполнителя. Кроме того, все действия организатора в данном случае подотчётны: он не может по собственному желанию изменять установленные правила, расширять список приобретаемых материальных ценностей и услуг.
2. Закупки с определёнными юридическими лицами. К ним относятся государственные компании, корпорации, организации-монополисты, унитарные предприятия федерального и муниципального уровня, автономные учреждения и некоторые другие юрлица. В этом случае заказчик уже может самостоятельно устанавливать условия конкурса и определять форму его проведения (законом предусмотрены два варианта — аукцион и конкурс, но запрета на расширение списка в настоящее время не существует).
3. Коммерческие тендеры. Это закупки, которые проводятся коммерческими организациями по своим правилам, не противоречащим ГК РФ и 135-ФЗ, и с использованием собственных средств. Правила проведения тендера, требования к лицам, желающим в них участвовать, алгоритм определения победителя и другие тонкости тендера в данном случае определяет сам заказчик, без участия государства. Кроме того, организатор коммерческого тендера имеет право не размещать в единой информационной системе объявление о подготовке к проведению мероприятия.

Каждый из перечисленных тендеров организуется по своим правилам. Определяющим фактором при выборе способа, каким будет установлен исполнитель, является воля заказчика.

Победителями аукционов становятся компании, предлагающие наиболее низкую стоимость исполнения заказа

Выгода от участия в тендерах

Процедура участия в тендерах имеет свои особенности, каждый из видов такого конкурса — свои достоинства и недостатки.

Преимущества участия в таких мероприятиях следующие:

• подразумевается честная борьба между конкурентами, т. к. выбор исполнителя на конкурсной основе располагает к этому;
• вероятность заключить рентабельный контракт;
• возможность сделать имя организации более узнаваемым на рынке (следует учесть, что если организация участвует в интересных торгах, то её контактная информация останется у заказчика);
• расширение сферы влияния и сотрудничества;
• вероятность в дальнейшем получать госзаказы;
• прозрачность открытых тендеров;
• возможность принимать участие в мероприятии через электронные площадки.

Стоит помнить, что для развития бизнеса важна не только победа в тендере. Само участие в процедуре может послужить для конкурсантов стимулом к дальнейшему развитию.

Недостатки и подводные камни процедуры

У любого явления и процесса есть свои недостатки, это касается и участия в тендерах.

Так среди недостатков тендеров можно назвать следующие:

1. Сложность процедуры (чем серьёзнее запрос, тем меньше шансов выиграть). К сожалению, существуют примеры составления документации под организатора-фаворита.
2. Иногда участникам приходится значительно снижать стоимость своих услуг (например, при запросе цен). Победа в тендере достаётся тому, кто согласен пойти на значительные уступки в цене, т. е. вынужден отказаться от чистой прибыли по тендеру.
3. Существуют риски неисполнения заказа.
4. Сговор потенциальных поставщиков с целью демпинга, т. е. максимального снижения цены контракта.

Распространённые мифы о тендерах

В связи с тем, что проведение тендеров (и участие в подобных мероприятиях) становится всё более популярной процедурой для субъектов экономической сферы, растёт и количество информации об этой процедуре. Участники данной процедуры, осознанно или нет, порождают разного рода мифы о тендерных отборах, некоторые из которых получили широкое распространение.

Самые распространённые мифы о тендерах:

1. В России «всё продаётся», а значит, и при организации тендеров возможны махинации. Конечно, этот миф появился не на пустом месте. Однако в последнее время антимонопольная служба в этом направлении функционирует активнее, в связи с чем стало сложнее осуществлять противозаконные действия.
2. Не у кого искать защиты, если противозаконные действия всё же имели место. На самом деле ФАС может пересмотреть результаты тендера, если есть доказательства недобросовестности заказчика.
3. Предложения новичков не будут рассмотрены и приняты. Если исполнитель-новичок сможет предложить «аппетитные» для заказчика условия и вся документация будет в порядке, то он сможет составить реальную конкуренцию известным компаниям.
4. Заказчик нередко затягивает с оплатой контракта. Если это действительно произошло, исполнитель вправе обратиться в ФАС для разрешения спорной ситуации.

Условия и правила участия в тендерном отборе

Проводить тендеры могут не только государственные заказчики и коммерческие организации, но и владельцы прав на имущество. Принимать участие в подобных мероприятиях вправе как юридические, так и физические лица, имеющие возможность исполнить свои обязательства. Но как показывает жизнь, участниками тендерных отборов со стороны исполнителей становятся крупные компании.

Может ли принять участие физическое лицо

Как было отмечено выше, физическое лицо вправе участвовать в заинтересовавшем его тендере. Законодательство это не запрещает, предъявляя единые правила для всех исполнителей.

Помимо этого, законодательство РФ настаивает на соблюдении прав участников любого статуса при подведении результатов тендеров.

Однако реальность такова, что физические лица редко побеждают в подобных процедурах. К тому же организатор обладает правом ограничивать круг претендентов на участие в тендере. Исключением могут быть лишь малобюджетные закупки, не представляющие интереса для крупных компаний.

Согласно законодательству, физлицам доступны лишь те тендеры, которые имеют отношение:

• к разработке, наполнению сайтов и другим проектам в сети;
• к репетиторству и прочим образовательным услугам;
• к изготовлению сувениров и украшений ручной работы;
• к услугам нотариусов, переводчиков, фотографов;
• к ремонту (от техники до помещений);
• к поставке продукции собственного производства.

В связи с этим для физлиц возникают риски участия в тендерах, среди которых можно обозначить следующие:

• невозможность внесения обеспечения по контракту;
• отклонение заявки по причине необходимости лицензирования отдельных видов деятельности, что недоступно рядовому гражданину;
• недопущение к участию в закупках, связанных с проведением опасных работ.

Может ли принять участие индивидуальный предприниматель

Поставка товаров законодательством рассматривается как предпринимательская деятельность, поэтому лицо, имеющее статус ИП, может участвовать в тендерах.

Стоит назвать два главных условия участия ИП в тендерах:

Это уникальный список

• запрашиваемая документация должна соответствовать предъявляемым в этом случае требованиям;
• ИП должен подтвердить свою финансовую состоятельность.

Предпринимателю (как и остальным участникам процедуры) следует заранее подготовиться к мероприятию. Недостаточно просто объявить о своём намерении участвовать в тендере, т. к. в этом случае вряд ли есть возможность получить положительный ответ от заказчика.

Документы для участия

Для участия в тендере следует подготовить ряд документов. Однако те организации или ИП, что впервые планируют своё участие в подобном мероприятии, далеко не всегда имеют представление, какого рода бумаги надо собрать. Однако беспокоиться не о чем, т. к. все требования к предъявляемым документам указываются в тендерной (конкурсной) документации.

Тендерная документация разрабатывается организатором или тендерным комитетом. На содержание её влияет характер проводимого мероприятия.

Способы извещения о проведении мероприятия:

• если тендер открыт для всех желающих принять в нём участие, все документы от заказчика (вместе с извещением) размещаются в Единой информационной системе (ЕИС).
• в том случае, если организуется закрытая форма мероприятия, конкурсная документация рассылается заказчиком непосредственно потенциальным участникам.

Тендерная документация содержит следующие сведения:

• требования к объекту закупки;
• требования к конкурсантам;
• требования к заявкам и их обеспечению;
• критерии оценки заявок;
• сроки и порядок проведения тендера;
• проект контракта.

В тендерной документации в обязательном порядке указывается адрес, по которому принимаются заявки потенциальных поставщиков

Для участия в тендере необходимо представить такие документы:

• заявку на участие в тендере (составляется в свободной или разработанной организатором форме);
• сведения о себе (участие в предыдущих проектах, финансовые и технологические возможности);
• предложение для участия в тендере;
• нотариально заверенную копию идентификационного номера налогоплательщика (ИНН);
• свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя или юридического лица;
• справку об отсутствии претензий со стороны ФНС;
• сведения о финансовом состоянии предприятия за последний отчётный период (квартал, полугодие, год);
• опись документов в пакете.

Свидетельство о постановке на учёт физического лица в налогов органе — один из документов, предъявляемых в составе тендерной документации

Как участвовать в тендерах начинающим конкурсантам: пошаговая инструкция

Процедура участия в тендере для новичков аналогична процедуре участия опытных исполнителей.

Инструкция включает в себя следующие шаги:

1. Поиск подходящего тендера.
2. Заказ электронной подписи.
3. Аккредитацию на торговой площадке.
4. Перевод денег на счёт.
5. Оформление заявки.
6. Подачу заявки.
7. Процедуру торгов (рассмотрение заявки, прохождение мероприятия, определение победителя).
8. Заключение контракта.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Поиск подходящего тендера

Многие субъекты экономической сферы интересуются, как и где можно подыскать подходящий тендер. В этом нет ничего сложного, однако следует чётко определить, какие именно тендеры вас интересуют.

Тендеры в зависимости от организатора размещаются следующим образом:

1. Государственные тендеры — в Единой информационной системе (ЕИС) (а до ввода её в эксплуатацию на официальном сайте РФ по размещению заказов). Абсолютно все госзакупки РФ размещаются на данном ресурсе, и искать их следует именно здесь.
2. Корпоративные закупки — также на сайте www.zakupki.gov.ru. Однако параллельно с размещением на официальном сайте такая информация может размещаться и на корпоративных ресурсах (сайтах) данных организаций.
3. Коммерческие тендеры — при помощи поисковых систем (т. к. в РФ насчитывается несколько тысяч различных коммерческих площадок, на которых размещается информация о тендерах и проводятся закупки, то вручную искать подходящий тендер очень сложно. Для этого и используются поисковые системы).

Таким образом, предусмотрены следующие варианты поиска тендера:

1. Ручной поиск. Этот способ подходит для некрупных субъектов бизнеса, редко участвующих в закупках. Как правило, они осуществляют поиск среди государственных заказчиков.
2. Поиск при помощи специальных программ или сервисов, которые могут работать на платной или бесплатной основе. Данный способ поиска практикуется многими исполнителями, т. к. считается достаточно быстрым и даёт возможность осуществлять поиск закупок как коммерческой, так и в государственной сфере.
3. Доверить поиск другому специалисту. Этим специалистом может стать сотрудник организации, но при условии, что он знает, как это делается. Сотрудника необходимо заранее ознакомить с существующими для этих целей сервисами и программами.
4. Воспользоваться помощью сторонней компании (аутсорсинговой). Однако немногие готовы предоставить данные о своей организации посторонним лицам.

Для оперативного поиска привлекательно тендера нужно следовать следующим рекомендациям:

• необходимо знать коды ОКПД, которые используют заказчики при размещении информации о проведении закупок товаров, работ или услуг, соответствующих сфере вашей деятельности;
• необходимо знать ключевые слова, которые могут использоваться заказчиками в описании предмета закупки;
• уметь пользоваться сохранёнными настройками поисковых фильтров, чтобы каждый раз не устанавливать параметры вручную;
• быть подписанным на RSS ленту результатов выдачи по настроенным поисковым параметрам (это правило касается сайта www.zakupki.gov.ru);
• своевременно выполнять поиск информации о новых закупках (минимум 1 раз в 2–3 дня);
• необходимо регулярно отслеживать изменения информации по выбранной закупке на сайте (т. к. в извещение о закупке могут быть внесены изменения, даны разъяснения или закупка может быть отменена);
• при регулярном участии в тендерах вы должны по возможности использовать платные поисковые системы и программные средства, т. к. это сэкономит время.

Оформление электронной подписи

Как показывает практика, многие государственные и коммерческие заказчики часть своих закупок осуществляют в электронной форме, для чего оформляется уникальная электронная цифровая подпись (ЭЦП). Данная подпись наделяет документ юридической силой.

ЭЦП — это информация в закодированном виде, которая записывается на специальный носитель. С помощью этой подписи идентифицируются участник тендера и отправленная им документация.

Для оформления ЭЦП понадобится:

• паспорт или уставные документы (соответственно — для ИП и организаций);
• свидетельства о регистрации и постановке на учёт, а также выписка из единого государственного реестра;
• полномочия лица, предъявляющего документы, включая разрешение на участие в торгах от имени компании-заявителя.

Электронная подпись оформляется на представителя организации. Подпись (вместе с сертификатом) предъявляется в течение нескольких дней в одном из удостоверяющих центров торговой площадки и действует 1 год. Как правило, на выбор площадки влияет фактор близости.

Для участия в тендерах посредством электронных площадок потенциальный исполнитель оформляет ЭЦП

Аккредитация на торговой площадке

После того как потенциальные конкурсанты сделали выбор в пользу той или иной торговой площадки, они должны пройти аккредитацию на ней.

Для аккредитации делают следующее:

1. Заполняют специальную форму на сайте площадки, в т. ч. и заявление об открытии счёта.
2. Прикладывают требуемую документацию (список необходимых документов представлен ранее).
3. На компьютерах участников тендеров устанавливают специальное программное обеспечение и настраивают его на взаимодействие с определённой электронной площадкой.

Документы предъявляются по электронной почте. Если конкурсант выбрал иную форму участия, он подаёт документацию лично или отсылает по почте. В последнем случае он отмечает адрес, указанный в извещении о проведении мероприятия. Когда форма заполнена и отправлена, необходимо дождаться подтверждения. Как правило, подтверждение занимает около 5 дней. Далее необходимо выбрать интересующий тендер.

Перевод денег на счёт

Если потенциальный исполнитель сделал выбор в пользу одного из тендеров, он приступает к переводу средств со своего расчётного счёта любого банка на счёт электронной торговой площадки (ЭТП). Ранее для этого приходилось оформлять платёжное поручение.

С недавних пор исполнителю нет необходимости создавать платёжное поручение и отправлять денежную сумму на выбранную площадку. В момент открытия счёта это осуществит сам банк.

ЭТП задерживает у себя полученную сумму до конца торгов, а по их завершении возвращает залог всем участникам на те же счёта. Уточнение у банка, есть ли на счету клиента сумма для обеспечения тендера, является прерогативой электронной площадки. По окончании торгов площадка уведомляет банк о том, что деньги можно разблокировать. С этой минуты клиент может снова распоряжаться своими деньгами.

Подготовка заявки

Как уже отмечалось, предъявление требований к составу конкурсной документации является прерогативой заказчика. К тому же он представляет инструкцию по заполнению заявки. В случае отсутствия подобной инструкции, можно обратиться к нормам закона № 44-ФЗ.

Так или иначе заявка на участие в тендере должна содержать следующее:

• наименование организации, все известные и доступные адреса, а также контактные телефоны, сведения об учредителях;
• для ИП — паспортные данные;
• выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо их нотариальную копию не старше 6 месяцев;
• решение об избрании или приказ о назначении руководителя предприятия;
• если тендером занимается представитель — доверенность или её нотариальную копию;
• дополнительные документы, если у организатора есть особые требования (например, тендер предполагает наличие лицензии или членства в какой-нибудь саморегулируемой организации);
• копии учредительных документов;
• предложение участника тендера по цене, качеству, срокам и т. п.

В заявке на участие в торгах предоставляются данные об организации или ИП, а также предложение по цене, срокам и качеству

Заявка на электронный аукцион состоит из 2 частей:

• в первой части описывается предложение и указываются условия его выполнения;
• во второй — даётся та же информация, что и в обычной заявке.

Чтобы заявка была принята на рассмотрение, необходимо установить её обеспечение. Размер обеспечения составляет от 0,5 до 5% от общей суммы контракта. По своему усмотрению заказчик может затребовать дополнительный пакет документов. Стоит иметь в виду, что на выбор исполнителя может повлиять и корректное заполнение документов. Случается так, что основанием для отказа в участии в тендере являлись ошибки в оформлении.

Подача заявки

Заявка на участие в тендере подаётся в ограниченные сроки. Согласно законодательству, сроки подачи заявок могут значительно различаться в зависимости от суммы контракта. Если сумма контракта составляет более 3 миллионов рублей, участникам даётся 20 дней на подачу заявки с момента извещения о проведении торгов. Для меньшей суммы срок подачи документа сокращается до недели. Тендерная документация всегда содержит точные сроки подачи заявки. Если потенциальный исполнитель не укладывается в отведённые временные рамки, он не допускается к участию в мероприятии.

Потенциальные конкурсанты вправе подать только одну заявку в отношении каждого предмета закупок.

Вся документация вместе с заявкой нумеруется, прошивается, скрепляется подписью уполномоченного лица и печатью. Далее оформленная таким образом заявка запечатывается в конверт и направляется организатору. Адрес указан в документах о проведении тендера. При подаче заявки в электронном виде сама форма заявки и прилагаемые к ней документы отправляются с закрытым доступом (т. е. до начала проверки заявок их изучение невозможно).

Процедура торгов

После того как заявка была направлена организатору тендера, член конкурсной комиссии при получении конверта фиксирует на нём необходимую информацию.

Это может быть информация следующего рода:

• название и номер лота;
• данные о лице, подавшем заявку;
• адрес участника и название компании.

Кроме этого представителю исполнителя выдаётся расписка в получении документов. Если исполнитель подал заявку в электронной форме, оператор в течение часа присваивает заявке номер и направляет исполнителю пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получение заявки. Далее следует сама процедура торгов, когда участники подают свои предложения по цене или по технологическим параметрам. Победителем будет признано предложение с наименьшей ценой или наиболее приглянувшимся проектом в технологическом плане.

Победитель торгов определяется в процессе голосования членов тендерного комитета. Если набралось равное количество голосов, решающее значение будет иметь голос его председателя или организатора торгов. Далее всех участников процедуры информируют о её результатах и возвращают им уплаченный задаток или банковские гарантии (за исключением победителя).

Заключение контракта

Заключение контракта — это завершающий этап тендера, когда две стороны в лице заказчика и исполнителя подписывают соглашение на поставку товаров или выполнение работ (услуг). От вида тендера зависит, как будет заключаться контракт. Рассмотрим этот завершающий этап на примере аукциона как самого распространённого способа осуществления закупки.

Процедура заключения контракта в этом случае предполагает следующие шаги:

1. Публикацию заказчиком проекта контракта в течение пяти дней. Заполненный документ включает в себя как цену контракта, так и полную информацию о товаре.
2. Лицо, ставшее победителем аукциона, должно в течение пяти дней с даты получения проекта контракта либо подписать верно заполненный документ, либо, в случае наличия замечаний, отправить заказчику протокол разногласий.
3. В случае наличия прокола разногласий, заказчик в течение трёх рабочих дней обязан доработать проект контракта, и отправить исправленный документ на подпись победителю.
4. Затем, в течение трёх рабочих дней победитель должен подписать своей усиленной электронной подписью, опубликованный проект контракта, при этом предоставив обеспечение исполнения контракта, в соответствии с требованиями законодателя.
5. Заказчик, обязан также в течение трёх рабочих дней, после подписания победителем, ознакомиться с обеспечением исполнения контракта и подписать со своей стороны проект контракта.
6. Контракт считается заключённым с момента его официально опубликования в единой информационной системе.

Для заключения контракта с победителем тендера необходима официальная публикация документа на ЕИС

Специфика работы с порталом zakupki.gov.ru

Как уже отмечалось ранее, нужные тендеры можно найти на www.zakupki.gov.ru. С этой целью регистрируются на главной странице сайта. Стоит иметь в виду, что для создания личного кабинета на сайте требуется сертификат для работы на нём и специальное программное обеспечение.

Для получения сертификата на госзакупки необходимо подать сведения о своей фирме (организации, компании) в Федеральное казначейство.

Далее необходимо проверить, соответствует ли ваш компьютер тем требованиям, которые предъявляются для работы с вышеназванным сайтом.

Зарегистрированные могут выполнять следующие действия:

• вносить данные о подписанном контракте, об участниках заказа, сроках заявок, конкурсной документации, изменений и т. д.;
• формировать и размещать заказы различными способами;
• формировать протоколы, прикреплять документацию к карточке заказов, заключать сопутствующие договоры в онлайн-режиме;
• формировать и размещать планы и планы-графики;
• получать исчерпывающую информацию о контрагентах, которая позволит адекватно оценить их возможности;
• в разделе «Жалобы» смотреть информацию о недобросовестных компаниях;
• мониторить закупки;
• выбирать заказы, воспользовавшись поиском. Можно искать по предмету контракта, его цене, по организации, по месту поставки и даже по прикреплённым файлам. Есть возможность простого и расширенного поиска;
• настроить уведомления об интересующих заказах или другой информации, значительно сэкономив своё время на поиск.

Прежде чем создать аккаунт на сайте zakupki.gov.ru, необходимо получить специальный сертификат для работы на нём

На сайте есть возможность запустить как быстрый поиск тендеров, так и расширенный.

Быстрый поиск осуществляется следующим образом:

• вводится наименование заказа, заказчика, лота или номер извещения в поле ввода поискового запроса;
• нажимается кнопка «Найти»;
• далее выполняется поиск, и отображаются результаты в центральной части страницы;
• поиск выполняется по объединённому реестру заказов и закупок по введённому поисковому запросу (т. е. как по закупкам, проводимым в рамках 44-ФЗ, так и по закупкам, проводимым в рамках 223-ФЗ).

Быстрый поиск актуален лишь в том случае, если известно наименование заказа (лота, заказчика) или номер извещения. Для более подробного поиска лучше использовать расширенный поиск, т. е. перейти по соответствующей вкладке на сайте.

Расширенный поиск предполагает следующие действия:

• введение в поисковую строку запроса (здесь вводится полностью или часть номера извещения, наименование заказа или лота, полного наименования заказчика);
• дальнейшая настройка необходимых параметров поиска.

Тендеры давно уже пользуются популярностью у юридических и физических лиц не только за рубежом, но и в России. Участие в тендерах даёт возможность привлечь новых клиентов, при благоприятном стечении обстоятельств — заключить контракты с крупными компаниями, что, в свою очередь, сказывается на прибыли участников торгов. Тендер — это отбор в виде конкурса, организованный исходя из предпочтений заказчика. Участники подобной процедуры предоставляют свои предложения в соответствии с условиями, которые объявлены в правилах тендера. Заказчик делает выбор в пользу той компании или ИП, чьи условия показались ему наиболее выгодными.

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.

Источник https://www.cossa.ru/trends/237757/

Источник https://hiterbober.ru/businessmen/kak-uchastvovat-v-tenderah.html

Источник