Какие документы нужны для участия в тендерах и как их подготовить

Грамотно оформленная и правильно поданная информация в заявке имеет большое влияние на окончательное решение тендерной комиссии. Готовиться к торгам приходится со всей скрупулезностью и внимательностью. Здесь важно заранее узнать, какие документы нужны для участия в тендерах, а также каковы правила их оформления.

Где узнать точный список?

Заявка на тендер представляет собой объемный пакет документов. Она включает в себя несколько блоков информации, необходимой для рассмотрения комиссией:

• о регистрации компании;
• о ее платежеспособности и надежности;
• о соответствии критериям заказчика;
• о подтверждении качества поставляемых товаров или услуг;
• о наличии залога.

Там же можно узнать о сроках подачи документов, увидеть образец заполнения заявки и образцы документов для тендера, необходимые в данном случае.

Как формируется заявка

Для участия в тендере участником заполняются и подаются:

• собственно заявка (заявление) на участие в тендере; и – если участник является субъектом малого или среднего бизнеса- предоставляется декларация СМП;
• полная информация о товаре – чаще всего это отдельная форма в виде коммерческого предложения;
• в отдельных случаях предоставляется форма, содержащая сведения о цепочке собственников (бенефициаров), форма об опыте выполнения работ или поставки товаров.

Все формы, которые входят в перечень тендерной документации, должны быть обязательно заполнены, иначе заявку просто отклонят.

В заключение заполняется опись документов, в которую включаются все документы и формы, которые будут предоставлены в составе заявки.

Заявление на участие в конкурсе должно быть написано на фирменном бланке и включать согласие предприятия с условиями конкурса, а также заверения об отсутствии задолженностей или других финансовых препятствий. Образец заявления можно найти в брифе.

Все документы необходимые для тендера, если они не отправляются в электронном виде, нумеруются, прошиваются и вместе с описью пакуются в конверт, оформленный специальным образом. Конверт будет вскрыт в день проведения тендера, и, если документы окажутся неверно оформленными или неполными, заявка будет отклонена. Детальнее можно узнать из статьи “Оформление конверта для тендера и дополнительной документации“.

Потому, перед тем, как отправлять заявку, лучше еще раз проанализировать тендерную документацию и сверить свой пакет с ее перечнем. Можно обратиться за помощью или разъяснениями непосредственно к организаторам торгов, если сроки обращения еще позволяют это сделать.

Документы о поставляемой продукции

Перечисляя, какие документы необходимы для участия в тендере, заказчик обязательно выдвигает требование предоставить свидетельства о качестве поставляемой продукции. Если предприятие занимается продуктами питания, не обойтись без справок от санитарных служб. Если промышленные товары – нужны сертификаты производителей, технические описания, инструкции использования и т.п.
Продукция компании должна соответствовать всем требованиям, выставленным заказчиком:

• технические, эксплуатационные, качественные характеристики;
• сроки, объемы и условия поставок;
• гарантии качества;
• стоимость продукции;
• организационные расходы и прочее.

На основании пожеланий заказчика участником предоставляется коммерческое предложение. Его оформление может указываться в техническом задании брифа.

В тендерной документации также описываются и определенные критерии, по которым будет оцениваться и сам потенциальный поставщик.

Об участнике

Описывая, какие документы необходимы для тендера, нельзя обойти учредительную документацию предприятия-участника:

• свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ;
• свидетельство о постановке на налоговый учет;
• устав предприятия;
• приказы о назначении на должности ответственных лиц компании (генерального директора, главного бухгалтера, первых замов);
• доверенности лиц, имеющих право подписывать договора и участвовать в процедурах на тендере.

Перечисленные документы являются основными, но не единственными. На разных торгах выставляются разные требования к сбору пакета документации, то есть список может быть значительно длиннее.

Документы, как правило, достаточно предоставлять в виде копий, заверенных печатью предприятия. Копию устава предприятия заверяют у нотариуса или в налоговом органе. Доверенности – оригиналы или нотариально подтвержденные.

Справка ЕГРЮЛ не должна быть выписана ранее, чем за 15 дней до подачи заявки на тендер (в некоторых случаях допускается срок в 30 дней).

О стабильности и платежеспособности предприятия

Предъявляя список, необходимых документов для тендера, организаторы обязательно включают бухгалтерскую документацию, необходимую для подтверждения надежности предприятия-участника:

• справка налогового органа о том, что организация не имеет долгов касательно бюджетных сборов (часто требуется документ, выписанный не ранее, чем за 3 дня до начала торгов);
• баланс по форме №1;
• отчет по форме №2 о полученных прибылях и понесенных убытках;
• справка об открытых расчетных счетах в кредитных учреждениях.

Отчеты по форме №1 и №2 должны иметь пометку налогового органа об их достоверности. Предоставляются в виде копий, заверенных печатью организации. Бухгалтерские документы обычно требуются за последние три отчетных периода.

Нередко предприятия-участники предоставляют справки (оригиналы) из банков, где находятся их расчетные счета о том, что кредитные организации не имеют финансовых претензий по просрочкам платежей, об отсутствии нарушений по возвратам кредитов, и т.д.

В случае, если сумма договора, выставленного на тендер, довольно высока и перекрывает значимую часть активов предприятия, необходимо предоставить документ, в котором подтверждается согласие учредителей на участие в конкурсе.

О финансовом обеспечении

Все торги и коммерческие аукционы не обходятся без финансового обеспечения будущей сделки. Потому участником предоставляются и необходимые документы для участия в тендере, которые подтверждают наличие залога. Как правило, сумма обеспечения равна пяти процентам от будущего контракта.

Популярной формой финансового обеспечения сегодня считается банковская гарантия. Она выписывается на сумму, которую требуют условия участия в тендере, и предоставляется в оригинале.

Залогом может служить и любое имущество, принадлежащее предприятию. Для обеспечения сделки организация предоставляет нотариально заверенные копии документации, свидетельствующей о владении компанией указанными материальными ценностями, стоимость которых не меньше требуемого тендером залога. Однако не все организаторы торгов допускают этот вид финансового обеспечения.

Если тендер проходит в виде электронных торгов, участник должен пополнить счет на торговой площадке на указанную сумму обеспечения. При подаче печатных документов в конверте может требоваться платежный документ, который подтверждает факт перечисления участником гарантийного взноса на счет организатора.

О соответствии требованиям к участнику

Организаторы торгов могут выставлять отдельные требования к предприятиям-участникам для подтверждения их квалификации. Например, опыт поставок. Разъяснения таких дополнительных пунктов в вопросе, какие документы нужны для тендера, не всегда четко прописаны. Тогда предприятие само решает, какие свидетельства могут наилучшим образом доказать его соответствие подобным требованиям.

Это могут быть следующие справки:

• копии контрактов с предыдущими или действующими заказчиками;
• рекомендательные письма от партнеров и клиентов;
• свидетельства об успешном участии в других тендерах;
• письмо-презентация компании от имени генерального директора об успешной работе на рынке конкретных товаров или услуг.

Обязательно предоставляются лицензии и разрешения на деятельность компании по оказанию услуг или поставке продукции. Вся остальная дополнительная информация и регалии призваны убедить комиссию отдать контракт именно этому участнику.

Источник https://otendere.com/pro-tendery/dokumenty-dlya-tendera/kakie-dokumenty-nuzhny-dlya-uchastiya.html

Источник

Источник